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Digitalisierung

Rückblick und Ausblick: Trends & Chancen für 2021 1024 728 martin

Rückblick und Ausblick: Trends & Chancen für 2021

Der Jahreswechsel bzw. der Start ins neue Jahr bietet immer eine gute Gelegenheit zur Reflexion. 2020 war ohne Frage ein Jahr der Krise. Und trotz allem auch ein Jahr der Chancen und leitete Veränderungen ein, die vorher unmöglich erschienen. In unserem heutigen Beitrag teilen wir unsere Top-Trends für 2021.

Vor Kurzem titelte ein Artikel 2020 als Jahr der „Lessons Learned“, um 2021 voll durchzustarten. Tatsächlich blieb im letzten Jahr kaum ein Stein auf dem anderen. Dementsprechend heißt das Motto der Stunde einmal mehr, sich den Herausforderungen zu stellen. Digitalisierung und Resilienz zählten mit zu den Hauptthemen und Hausaufgaben für viele Betriebe. Und insgesamt startete eine weitreichende Transformation unserer Arbeitswelt mit Trends, die sich 2021 fortsetzen werden.

Trend 1: Veränderungen zulassen und als Chance sehen

Home-Office und Remote Work haben im vergangenen Jahr über Nacht Einzug in den Unternehmensalltag genommen. Zeitlich flexibel und quasi von überall arbeiten zu können, ist zum Gebot der Stunde geworden. Das führt zu vielen Verschiebungen – angefangen vom tatsächlichen Standort inklusive der Diskussion rund um die Notwendigkeit von „fixen“ Büroräumlichkeiten bis zu einem fundamentalen Umdenken der Work-Life-Balance mit neuen Wegen, wie und wann wir unseren Pflichten nachkommen.

Wer BOXit kennt, der weiß: Bei uns sind mobiles Arbeiten und Digitalisierung Kern und „Programm“ unseres Unternehmens und unserer Dienstleistungen – sowohl für Unternehmer (mehr dazu) als auch Steuerberater (mehr dazu).

Wir freuen uns darauf, zusammen mit Ihnen die Arbeitswelt ortsunabhängiger, flexibler und digitaler zu gestalten.

Trend 2: Agilität und Resilienz fördern

Agilität und Resilienz sind zwei weitere Begriffe, die seit 2020 immer wieder zu hören sind. Auch wir haben beide Themen in diversen Blogartikeln aufgegriffen. Mehr dazu -> Agile Transformation -> Resilienz

2021 wird diesen Trend fortsetzen und Unternehmen sich damit noch besser an neue Umstände anpassen und insgesamt widerstandsfähiger gegen Krisen werden. Denn wir sind der festen Überzeugung, dass es sich nicht nur in herausfordernden Zeiten lohnt, Ziele, Strategien, Prozesse und Arbeitsweisen zu analysieren und zu optimieren.

Wir bieten in unseren Business-Software-Lösungen auch Beratungspakete, die den digitalen Wandel begleiten. Interessiert?

Trend 3: Digitales Teamwork stärken

Die Lockdowns haben gezeigt, dass jene Unternehmen schneller auf die notwendigen Veränderungen reagieren konnten, bei denen die Führungsebene voll dahinter stand und an die Chancen glaubte. Mehr dazu -> Gestalter des Wandels: Effiziente Unternehmensführung im digitalen Zeitalter

Zugleich zeigte sich, dass Instrumente und neue Technologien die eine Seite der Medaille sind. Für den Erfolg aber vor allem auch ein Digital Mindset (mehr dazu) nötig ist, denn mit der Digitalisierung verändern sich nicht nur Geschäftsmodelle sondern auch die Unternehmenskultur. Daher gilt es das gesamte Team mit auf die Reise zu nehmen, besonders aber auch die Digital Creatives und die Visionäre im Unternehmen (mehr dazu).

Um den Überblick – gerade bei Remote Work – zu bewahren, empfehlen wir unser TOP-Feature: Workflowsteuerung. -> Hier gibt’s alle Infos zum agilen Projektmanagement

Digital ins 2021 | Opinion Piece 1024 466 martin

Digital ins 2021 | Opinion Piece

Vor einigen Tagen veröffentlichte der brutkasten einen Artikel bzw. eine Studie zur Digitalisierung der Industriellenvereinigung und beim Titel mussten wir schmunzeln „Nein, wer Zoom installiert hat, hat noch kein digitales Unternehmen“ (hier geht’s zum Bericht). BOXtastisch finden wir gleich die ersten beiden Haupterkenntnisse: 1) Viele Unternehmen haben 2020 begonnen, ihre Prozesse zu digitalisieren und ihre Aussage, dass die Digitalisierung in der Corona-Krise geholfen hat 2) Die digitalisierten Betriebe haben eine höhere Resilienz in herausfordernden Zeiten. 

Digitalisierung und Resilienz zählten mit zu den Hauptthemen und Hausaufgaben für viele Betriebe. Das startet zwar mit „digitaler“ Kommunikation im Home-Office inklusive Videokonferenzen, was mobiles Arbeiten erst ermöglicht, aber der Weg zu neuer Wertschöpfung über digitale Geschäftsmodelle und Prozesse ist länger.

Die Roadmap zur Digitalisierung

Sehr spannend fanden wir im brutkasten-Artikel die Darstellung der drei Stufen der digitalen Transformation:

  • Stufe 1: Digitalisierung
    Analoge, papier-basierte Prozesse werden durch Informations- und Telekommunikationstechnik digitalisiert.
  • Stufe 2: Optimierung
    Digitale Prozesse werden optimiert und automatisiert. Eine entscheidende Rolle spielt dabei die Nutzung von Daten zur Unterstützung von Entscheidungen.
  • Stufe 3: Digitale Geschäftsmodelle
    Innovative oder erweiterte Geschäftsmodelle mit positivem Einfluss auf Produktivität und Effizienz.
Digital Mindset

„Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt“. (Konfuzius)

Noch bevor man mit der ersten Stufe loslegen kann, braucht es zwei wichtige Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche digitale Transformation. Einerseits entsprechende digitale Grundkenntnisse – wir würden uns eine entsprechende Verankerung in der Bildung wünschen – und andererseits ein Digital Mindset.

Bei letzterem können wir kurzfristig(er) ansetzen. Vereinfacht ausgedrückt bezeichnet Digital Mindset eine Kombination aus Neugier und Verständnis für Zusammenhänge, denn Digitalisierung ist immer auch eine systemische Herausforderung. Neue Technologien, die Prozesse erleichtern, sind die eine Seite der Medaille. Die andere Seite ist der richtige Umgang mit diesen Tools, die Geschäftsmodelle verändern und damit auch die Kultur im Unternehmen. Diese Zusammenhänge zu verstehen und zu moderieren, ist Management-Aufgabe.

Digital Mindset beginnt immer in der Geschäftsführung und gelingt nur, wenn alle auf die Reise vorbereitet und mitgenommen werden.

BOXtastische Vorreiter

Wir freuen uns, dass wir in diesem herausfordernden Jahr viele Unternehmen und Steuerberatungskanzleien auf ihrer digitalen Reise begleiten durften. Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen!

Und alle anderen laden wir ein: Lassen Sie sich von ausgewählten Erfolgsgeschichten in unseren Referenzen (Steuerberater) und  Testimonials (Unternehmen) digital inspirieren ;-)!

Unser BOXtastisches Motto: Standardisieren und digitalisieren Sie Ihr Leben dort, wo es zu komplex wird, damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Ihr Wunsch: Digitalisieren. Wir freuen uns auf Sie!

Steuerberater: https://boxit.at/anfrage-termine/
Unternehmen: https://boxit.at/businessbox-pro-registrierung/

Digital glänzen im Home-Office | BOXtastische Tipps für virtuelle Meetings 1024 454 martin

Digital glänzen im Home-Office | BOXtastische Tipps für virtuelle Meetings

Home-Office und virtuelle Meetings prägen dieses Jahr. Ein Trend, den wir gerne mit ins 2021 nehmen möchten. Auch wenn persönliche Treffen wieder möglich werden, sparen Online-Termine wertvolle Ressourcen. Im heutigen Blog teilen wir ein paar nützliche Tipps und Tricks, damit Sie online bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern glänzen und das nicht nur in der Vorweihnachtszeit. Wobei mit etwas Kreativität gelingen sogar virtuelle Weihnachtsfeiern. Ho, ho, ho im Home-Office.

Tipp 1: Das passende Tool finden

Das letzte Jahr hat eine Vielzahl von Videokonferenz-Tools bekannt gemacht. Hier kommt unsere Übersicht (*) für jeden Anlass – vom One-on-One Gespräch mit dem Kollegen oder Kunden über Online-Team-Meetings bis zu virtuellen „Stammtischen“ mit Freunden.

  • Hopin: War vor der Coronakrise wahrscheinlich den wenigsten ein Begriff. Eines der Top-Tools für „fast“ reale Online Events, Konferenzen und/oder Messen, Workshops oder Roundtables. Der Veranstalter kann virtuelle Räume bespielen, die Besucher zwischen diesen wechseln und interaktiv mit den Vortragenden diskutieren. >> Hier geht’s zu einem kurzen Überblick (Link zum Video)

BOXit war gleich im März 2020 beim ersten Hopin-Event vom brutkasten dabei – coole Erfahrung! #zusammenstärker (>> Nachlesen/schauen)

  • Microsoft Teams: Eines der „Profi“-Tools und für viele die Nummer 1 fürs Home-Office. Möglichkeit einer einfachen Verwaltung von Teamprojekten und Integration mit der Microsoft-Office-Welt. >> Hier geht’s zu einem kurzen Überblick (Link zum Video)
  • Skype: Für bilaterale Gespräche mit Freunden, aber auch Gruppenschaltungen – kostenlos, funktioniert auf jedem Gerät, beliebt für private Zwecke. Weniger bekannt sind die Funktionen für den Geschäftsbereich. >> Hier geht’s zu einem kurzen Überblick „Skype for Business“ (Link zum Video)
  • Zoom: DAS Tool für virtuelle Meetings, Events oder Webinare für Mitarbeiter und Kunden: hochauflösende Videokonferenzen für bis zu tausend Teilnehmer, Umfragen, Whiteboard-Unterstützung, zahlreiche (Zusatz)Optionen. Hier geht’s zu einem kurzen Überblick (Link zum Video)

…daneben gibt es noch viele weitere Tools am Markt: Bluejeans, Cisco Webex Meetings & Teams, Clickmeeting, GotoMeeting, Lifesize, Starleaf, Uberconference, Viver, Webinar Jam oder Uvam(*). Einige davon sind immer oder für eine bestimmte Zeit kostenlos, andere bieten – je nach Funktionsumfang – auch kostenpflichtige Dienste an.
(*kein Anspruch auf Vollständigkeit; Aufzählung nach dem Alphabet)

BOXtastischer Tipp: Software-Lösung mit einem kostenlosen Test-Account ausprobieren und dann voll durchstarten. PS: Gilt auch für unsere businessBOX >> Gleich aktivieren!

Tipp 2: Das passende Umfeld schaffen

Nicht anders als bei einem persönlichen Meeting gilt auch für das Home-Office und virtuelle Meetings ein aufgeräumter Arbeitsplatz, wichtige Unterlagen griffbereit und ein entsprechendes Outfit – zumindest für den Sichtbereich 😉

  • Dezent gebrandeter oder neutraler Hintergrund und gutes Licht: Weder die Sonne noch ein künstliche Lichtquelle sollten blenden
  • Geräuschkulisse kontrollieren – gerade im Home-Office: Türe schließen, Mitbewohner vorab um Ruhe bitten
  • Rechtzeitig einwählen – auch für Online-Meetings im Home-Office gilt das Gebot der Höflichkeit
  • Langsam und deutlich sprechen, ausreden lassen, auf Mimik und Gesichtsausdruck achten und wenig bewegen, damit das Bild nicht verzerrt wirkt
  • Volle Konzentration auf das Meeting, auch virtuell – Ablenkungen und Störquellen ausblenden, Handy ausschalten oder auf lautlos stellen
Tipp 3: Ho, ho, ho im Home-Office

Vor kurzem veröffentlichten die OÖN einen Bericht über „Weihnachtsfeier goes digital“ (hier geht es zum Artikel). Gerne teilen wir die kreativen Tipps rund um einen schönen, feierlichen Jahresabschluss im und aus dem Home-Office.

  • Im Vorfeld „reales“ Geschenk per Post versenden, die während der „Online“-Feier gemeinsam ausgepackt bzw. „virtuell“ überreicht werden. Von Keksen bis zum Glühwein, sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Deko-Elemente wie Servietten, Tassen mit Firmen-Logos etc. verleihen der Feier einen „offiziellen“ Anstrich und vermitteln ein Team-Gefühl, auch auf Distanz.
  • Alles hat einen Anfang und ein Ende – eine fixe Startzeit und Dauer haben sich auch analog bewährt. Gerade bei virtuellen Meetings sind maximal zwei Stunden empfehlenswert.
  • Nicht ohne Programm – auch ein Moderator ist empfehlenswert. Gestaltungsideen: eine kleine Ansprache der Führungsetage zu Beginn, ein Rückblick und/oder ein Ausblick, Erfolge, Weihnachtsmusik bis zu Collagen von Fotos/Screenshots der Teilnehmer als Dankeschön danach/zur Erinnerung…
Tipp 4: Zeit schenken

Und zu guter Letzt: Das Wertvollste neben Gesundheit ist nach wie vor Zeit. Zeit für Gespräche, Zeit für Austausch, Zeit für Meetings. Und doch fehlt im Alltag oft Zeit. Umso wichtiger ist es, sich aufs Wesentliche konzentrieren zu können.

Unsere BOXtastischen Business-Software-Lösungen schenken Ihnen Zeit
>> Für Unternehmer >> Für Steuerberater

Digitalisierung in der Kanzlei | Vorbehalte und Erfolgsgeschichten 1024 683 martin

Digitalisierung in der Kanzlei | Vorbehalte und Erfolgsgeschichten

In der Branche umgehört, ist man sich einig: Um mittel- und langfristig erfolgreich zu bleiben, kommt kein Steuerberater am Thema „Digitalisierung“ vorbei. Dadurch verändern sich sowohl Berufsbild als auch die angebotenen Leistungen der Kanzleien. Wie bei jeder Veränderung gibt es Vorbehalte, am Ende überzeugen aber die Erfolgsgeschichten.

Muss das wirklich sein? 

Vor Kurzem schrieb BOXit-Partner Andreas Rektenwald, Managing Director unseres OCR-Belegerkennungstools Logisth.AI, einen Gastbeitrag für TaxTech (zum Artikel). Bei den Vorbehalten gegenüber Digitalisierung mussten wir schmunzeln – auch wir haben den einen oder anderen in unseren Gesprächen mit Kanzleien gehört.

Hier unsere Top 5:

  • „Das machen wir schon immer so.“
  • „Wir ersetzen keine Mitarbeiter durch Maschinen.“
  • „Da müssen wir ja alle Abläufe ändern…
  • …das wollen unsere Kunden nicht / das will unser Team nicht.“
  • „Never change a runnning system.“
Ja, es zahlt sich aus!

Am Ende des Tages geht es auch beim Steuerberater bzw. für den Kunden um Effizienz von Prozessen und im Umkehrschluss um verkaufte und bezahlte Leistungen. „Damit steigt der Druck auf die Branche, Mehrleistungen ohne höhere Preise anbieten zu können und mit diesen auch die Kundenbindung zu erhöhen“, bringt es Andreas Rektenwald auf den Punkt.

„Mit der Digitalisierung der Buchhaltung verschiebt sich der Fokus noch mehr auf die (tagesaktuelle) Beratung des Kunden. Eine Win-win Situation für beide Seiten“, (C. Amon, BOXit-Geschäftsführer)

Wunschliste ans Digitalisierungsprodukt

Folgende Faktoren sollten Kanzleien bei der Auswahl der Software berücksichtigen:

  • Integration mit der bisher verwendeten Buchhaltungssoftware
  • Keine doppelte Datenführung
  • Erkennungsgenauigkeit von vollständig richtig erkannten Belegen.
    Bei Logisth.AI liegt diese bei 94 Prozent.
  • Schnelles Verarbeiten, kein Unterbrechen von Prozessen
  • Intelligente Portale für Klienten, um Belege und Dokumente hochladen zu können bis zur Möglichkeit des Verbuchens
  • Tagesaktuelle Zahlen, quasi eine „live“-Buchhaltung

„Je einfacher ein Digitalisierungsprodukt in den bisherigen Arbeitsprozess integrierbar ist, desto erfolgreicher ist die Umsetzung“, (Andreas Rektenwald, Logisth.AI)

Erfolgsgeschichten von Kanzleien

Digitalisierungsexperte und Steuerberater Dr. Michael Stöckelmaier, MBA, von KOLL & PARTNER Steuerberatung, war maßgeblich an der Entwicklung von Logisth.AI beteiligt. Seit knapp zwei Jahren hat er die Software in seiner Kanzlei im Einsatz (weiterlesen: „BOXit im Gespräch / Digitalisierungsexperte).

Sein bisheriges Resümee, das er im Gastbeitrag von Andreas Rektenwald zieht, teilen wir gerne:

  • Es wurden keine Mitarbeiter entlassen, sondern das Team ist gewachsen. Geringere Fluktuation, höhere Motivation.
  • Klienten nutzen gerne die Portale, um Belege digital zu übermitteln und auf die Zahlen tagesaktuell zugreifen zu können.
  • Höherer Beratungsanteil in der Kanzlei und damit Anstieg des Umsatzes.
Agile Transformation | Erfolgsfaktoren für den Wandel 1024 466 martin

Agile Transformation | Erfolgsfaktoren für den Wandel

Fakt ist: Die Welt befindet sich in einem umfassenden Wandel. „Agile Transformation“ bezeichnet dabei den Prozess, sich dem schnell ändernden Markt anzupassen. Für Unternehmen stellt sich eigentlich nicht mehr die Frage, ob, sondern viel mehr, wann und wie sie sich dieser Herausforderung stellen. 

Gerade hielt die Expertin und Beraterin für Organisationsdesign Eva Ayberk eine spannende Keynote „Die Organisation der Zukunft: Agil, hybrid, virtuell?“ bei der Veranstaltung #OeKB ThinkTank: 100 % digital! Und auch die COMPUTERWOCHE widmete der agilen Transformation einen Beitrag. Gerne greifen wir Erfolgsfaktoren und Praxistips auf, wie der Wandel auf Unternehmensebene gelingen kann.

Tipp: Hier geht es zu Impulsen von BOXit-Geschäftsführer Christoph Amon, wie effiziente Unternehmensführung im digitalen Zeitalter gestaltet werden kann.

Agile Transformation: Anlass und Dringlichkeit

Eine Schlüsselaussage der Organisationsdesigner Eva Ayberk in ihrer Keynote war „dort zu beginnen, wo Sie stehen“. Bevor sich ein Unternehmen also mit dem Thema „Agilität“ auseinandersetzt, sollte eine Ist-Analyse gemacht werden. Folgende Fragen helfen dabei:

  • Was ist der Grund für die gewünschte Änderung? Was genau soll verändert werden?
  • Welcher Nutzen soll geschaffen werden? Welche Schwäche beseitigt werden?
  • Welche Möglichkeiten ergeben sich dadurch?
  • Welches Ziel wird verfolgt?
Interdisziplinäre Teams

Agile Transformation braucht immer auch ein interdisziplinäres Team, um erfolgreich zu sein. Also Mitarbeiter, die Verantwortung für eine oder mehrer Aufgaben übernehmen wollen und auch die Ressourcen und Fähigkeiten dafür zur Verfügung haben. Stichwort: Selbstorganisation und Selbstverantwortung.

Ziel und Vision

Damit das Team performen kann, braucht es ein greifbares Ziel und eine klare Vorstellung, wie es zu erreichen ist.

„Explizit statt implizit“ ist ein Motto, das in einer „virtuellen“ Zusammenarbeit nochmals wichtiger ist. (Christoph Amon, BOXit-Geschäftsführer)

Das Ziel braucht auch eine Dringlichkeit, um Zeit und Mühe aufzubringen und es zu erreichen. Sobald das Team das Ziel verstanden hat, sollte es autonom, flexibel und schnell bei der Zielerreichung reagieren können.

Transparenz bei den Ergebnissen

Die erste große Veränderung in Richtung eines agiles Unternehmen liegt im Festlegen des Nutzens, der erzielt werden soll und seiner Messbarkeit.

Im Zentrum stehen die Ergebnisse und wie diese transparent gemacht und überprüft werden können. Schon eine einfache Nutzenanalyse hilft, Ideen zu verbessern und die Teamarbeit zu schärfen.

Ressourcen und Unterstützung

Selbst gut geplante agile Transformationsprozess scheitern oft an Hindernissen wie fehlende Ressourcen, Linienhierarchien oder bisherigen Kommunikations- und Genehmigungsprozessen.

Egal, was das Hindernis ist, der Schlüssel zum Wandel liegt immer darin, Barrieren zu erkennen und möglichst rasch zu beseitigen. (Christoph Amon, BOXit-Geschäftsführer)

Prioritäten und Tempo

Bei der agilen Transformation eines Unternehmens geht es nicht darum, möglichst viele Veränderungsinitiativen parallel zu starten, speziell nicht mit denselben Ressourcen, sondern diese im Fluss zu halten.

Ein einfaches Instrument dafür sind Kanban-Prozesse. Dabei werden alle Arbeitsschritte und Workflows unkompliziert in ein übersichtliches Schema eingefügt, strukturiert und Schritt für Schritt abgearbeitet. So wird der Fluss (Flow) des Projekts sichergestellt und Fortschritte sind klar erkennbar. 

Alle Veränderungen richten sich an den Kapazitäten aus. Engpässe entscheiden über die Prioritäten. Dauern Veränderungen zu lange, ist die Zeit vielleicht noch nicht reif dafür.

Skalierung – Erfolge feiern!

Agile Transformation ist ein großes Vorhaben, das nicht von heute auf morgen stattfindet und Herausforderungen mit sich bringt.

Umso wichtiger ist es, Team- und Teilerfolge sichtbar zu machen und zu feiern. Auch Fehlschläge können wichtig sein, um daraus zu lernen, Stichwort: Fiuck-up-Nights von Amazon oder Google 😉

BOXtastischer Tipp: Die businessBOX //PRO bietet die Möglichkeit, entweder auf einen vordefinierten Standard KANBAN-Prozess zurückzugreifen oder diesen mit eigenen Schritten (bzw. „Spalten“)  und Checklisten zu individualisieren. Interessiert? Lesen Sie hier direkt weiter…

Digitalisierung: Zwischen Wunsch und Realität | Opinion Piece 1024 341 martin

Digitalisierung: Zwischen Wunsch und Realität | Opinion Piece

Vor einigen Tagen erschien das „World Digital Competitiveness Ranking“ der renommierten Schweizer Wirtschaftshochschule IMD. Österreich landete auf Rang 17 von insgesamt 63 untersuchten Industrie- und Schwellenländern. Wieso liegen Wunsch und Wirklichkeit bei der Digitalisierung nach wie vor auseinander?

Digital Team Österreich

Auch wenn derzeit andere Themen das Tagesgeschehen beherrschen, hat die Regierung vor zwei Jahren in ihrer Digitalisierungsstrategie für Österreich das Ziel ausgerufen, „digitaler Vorreiter“ zu werden.

Im Frühjahr, zum Höhepunkt des ersten Lockdowns, initiierte Bundesministerin Margarete Schramböck das Digital Team Österreich. Wunsch: Unternehmen die nötigen digitalen Werkzeuge für mobiles Arbeiten zur Verfügung zu stellen. BOXit war von Anfang an dabei – mit unserer businessBOX helfen wir von Gründern bis zu „traditionellen“ Unternehmen dabei, ihre Prozesse und Abläufe zu digitalisieren.

Frei nach dem Motto „Standardisieren und digitalisieren Sie Ihr Leben dort, wo es zu komplex wird, damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.“

Digital Mindset

Und hier sind wir auch beim eigentlichen Kern der Digitalisierung – diese beginnt nämlich im Kopf. Einerseits in der Bildung und andererseits im Digital Mindset.

Das Detailergebnis im „World Digital Competetiveness Ranking“ weist Österreich bei den MINT-Fächern auf Rang 24. Hier gilt es also die Weichen im Bildungs- und Wissenschaftssystem langfristig richtig zu stellen.

Wo wir kurzfristig(er) ansetzen können, ist das Mindset – als wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation. Vereinfacht ausgedrückt ist es eine Kombination aus Neugier und Verständnis für Zusammenhänge, denn Digitalisierung ist immer auch eine systemische Herausforderung. Neue Technologien, die Prozesse erleichtern, sind die eine Seite der Medaille. Die andere Seite ist der richtige Umgang mit diesen Tools, die Geschäftsmodelle verändern und damit auch die Kultur im Unternehmen. Diese Zusammenhänge zu verstehen und zu moderieren, ist Management-Aufgabe.

Digital Mindset beginnt damit immer in der Geschäftsführung und gelingt nur, wenn alle auf die Reise vorbereitet und mitgenommen werden.

BOXtastische Vorreiter

Neben unseren Software-Lösungen bieten wir daher unseren Kunden – Unternehmen und Steuerberatern – Pakete, um ihre Digitalisierung und die Transformationsprozesse von Anfang bis Ende zu begleiten. Das reicht vom Umzugsservices bis zum Digitalisierungs-Check.

Lassen Sie sich von ausgewählten Erfolgsgeschichten in unserem Blog | Testimonials digitalisieren ;-)!

Ihr Wunsch: Digitalisieren. Wir freuen uns auf Sie!

Steuerberater: https://boxit.at/anfrage-termine/
Unternehmen: https://boxit.at/businessbox-pro-registrierung/

ASTORIA bietet Beratung mit Weitblick | Gemeinsam mit BOXit 1024 576 martin

ASTORIA bietet Beratung mit Weitblick | Gemeinsam mit BOXit

Die modernen Büroräumlichkeiten im Wiener-Tor-Center in Krems/Donau spiegeln die Philosophie der Astoria Steuerberatung GmbH & Co KG, ihren Klienten Wirtschaftsberatung mit Weitblick zu bieten. BOXit im Gespräch mit zwei der Geschäftsführer und Partner – Mag. Herbert Schinerl und Andreas Weiß – über aktuelle Herausforderungen und die Zukunft der Branche. 

ASTORIA steht für „Wirtschaftsberatung mit Weitblick“. Wie gelingt es in herausfordernden Zeiten wie diesen den Überblick zu bewahren? Welche Themen „brennen“ derzeit bei Ihren Klienten?

Durch unsere Organisation in Teamstruktur stellen wir sicher, dass wir unsere Klienten optimal betreuen können. Jeder Kunde hat für jeden Bereich – Buchhaltung, Lohnverrechnung, sonstige Steuerberatung – einen fixen Ansprechpartner. Durch zusätzliche Branchenspezialisierungen ist gewährleistet, dass wir die Sprache des Kunden sowie seine Probleme verstehen und aktiv auf ihn zugehen können.

Historisch betrachten wir das Rechnungswesen als zentrales Tool und Entscheidungshilfe für Unternehmer.

Nichtsdestotrotz stellt die aktuelle Situation für alle eine große Herausforderung dar – weder für uns noch unsere Kunden ist abschätzbar, wie die weitere wirtschaftliche Entwicklung verlaufen wird. Daher geht es derzeit darum, die durch die Covid-Pandemie verursachte Krise bestmöglich zu bewältigen. Erschwerend kommen die anlassbezogene kurzfristige Gesetzgebung und die mit den Hilfsmaßnahmen verbundene Bürokratie hinzu. Ein aktuelles Rechnungswesen ist daher wichtiger denn je – womit wir wieder bei BOXit wären. Gemeinsam wollen wir die zeitliche Lücke zum aktuellen Buchungsstand reduzieren.

„Digitalisierung“ ist geradezu ein Modewort geworden. Welche Rolle spielt sie bei der ASTORIA?

Wir sind schon vorsichtig bei der Verwendung des Wortes „Digitalisierung“ – manche können es nicht mehr hören, viele verstehen es schlichtweg falsch.

Aus unserer Sicht ist Digitalisierung das Managen von Datenströmen – nicht nur in der Steuerberatungskanzlei, sondern startend bei der Wurzel, also in unserem Fall beim Kunden.

So betrachtet, ist „Digitalisierung“ die Zukunft, die aus Sicht der Astoria unvermeidbar ist. In nicht allzu ferner Zeit werden bisherige Papierdokumente – etwa Rechnungen – ausschließlich als Datensatz bestehen. Dann wird sich die Frage stellen, wer die Datenhoheit darüber besitzt bzw. wer das Know-how hat, damit effizient umgehen zu können.

Im obigen Verständnis ist Digitalisierung daher ein zentrales strategisches Ziel der Astoria für die nächsten Jahre.

Wie wichtig ist die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Kanzlei/Steuerberatung?

Eine gute Zusammenarbeit ist sehr wichtig. Die Kundenbeziehung steht an erster Stelle – Vertrauen ist dabei ganz zentral, dieses zu gewinnen und zu halten.

Neben der persönlichen Sympathie ist natürlich die Qualität unserer Leistungen ein wesentlicher Baustein für die Kundenzufriedenheit. Unsere Kunden dürfen darauf vertrauen, dass wir sie unterstützen, die gesetzlichen Verpflichtungen einzuhalten und ihre wirtschaftliche Situation zu verstehen.

Dafür ist erforderlich, dass wir die dafür benötigten Informationen zeitgerecht und vollständig erhalten. Diesen Prozess gilt es gerade jetzt, im Rahmen der „Digitalisierung“, weiter zu optimieren.

Auf der ASTORIA-Website liest man „Wir organisieren mit Ihnen Ihr Rechnungswesen so, dass Sie aus den Zahlen Ihrer Buchhaltung monatlich den Erfolg Ihres Unternehmens ablesen können.“ Wie gelingt das?

Jeder Klient hat seine Eigenheiten. Für manche ist das Belegsammeln eine wahre Freude, viele haben aber Albträume, wenn sie an Buchhaltung denken. Wir versuchen weitgehend auf alle Eigenheiten einzugehen und bieten verschiedenste Varianten der Zusammenarbeit an.

Die Bandbreite geht von Kunden, die zu uns ins Haus kommen bzw. über einen Internetzugang ihre Buchhaltung auf unserer Infrastruktur selbst eingeben bis hin zu jenen Fällen, wo wir einen ungeordneten Haufen von Belegen erhalten, die wir selbst entsprechend vorsortieren und verbuchen.

Das stärkste Argument gegenüber dem Kunden für eine vollständige und rechtzeitige Buchhaltung: Nicht nur der Erfolg, sondern auch etwaige Fehlentwicklungen werden ersichtlich. Und desto eher diese erkennbar sind, umso schneller kann darauf reagiert werden.

In allen Fällen versuchen wir natürlich den Prozess für beide Seiten so angenehm wie möglich zu gestalten – die „Digitalisierung“ wird die Abläufe hier in den nächsten Jahren noch weiter verändern.

Wie gestaltet sich der Austausch zwischen Ihren Klienten und der ASTORIA in der Praxis? Welche Erfolgsfaktoren und Voraussetzungen braucht es?

Der Austausch mit den Kunden findet über alle möglichen Kommunikationskanäle statt – e-mail, Telefon, Videokonferenz oder persönliche Gespräche – wobei sich trotz der technischen Möglichkeiten gezeigt hat: Viele Kunden bevorzugen das persönliche Gespräch. Das zeigt uns auch die starke Kundenverbundenheit. Wesentlich ist natürlich, dass eine entsprechende Besprechungsgrundlage vorhanden ist. Hier sind wir wieder bei der Qualität der Unterlagen bzw. des Rechnungswesens.

Zusätzlich geht es auch um die Darstellung und die Möglichkeiten der Präsentation. Unsere Kanzlei hat einen zentralen Kundenbereich mit ausreichenden Besprechungsräumen und modernster Technik. Unterschriften werden bei uns übrigens grundsätzlich digital über Signaturpads geleistet. Unmittelbar nach der Besprechung erhält der Kunde die besprochenen Unterlagen elektronisch übermittelt.

Ihr Blick in die Zukunft: Wie sieht der Alltag der Steuer- und Unternehmensberatung in fünf bis zehn Jahren aus? 

Sämtliche Datenprozesse zwischen Kunden, Behörden, sonstigen Institutionen und Steuerberatern werden standardisiert ablaufen. Dazu braucht es einerseits qualifizierte Mitarbeiter, die auf Basis dieser Datenströme entsprechende Auswertungen und Zahlungsvorgänge ableiten können – andererseits muss ein gewisses technisches Grundverständnis bestehen. Hier sind wir als Unternehmen in der entsprechenden Ausbildung der Mitarbeiter gefordert. 

Die Buchhaltung wird nicht mehr eineinhalb Monate später fertig gestellt werden, sondern tagfertig vorliegen.

Viele weitere Vorgänge werden standardisiert sein und eventuell von Online-Plattformen angeboten werden.

Gegenüber der klassischen Steuerberatung wird die Unternehmensberatung im Sinne einer begleitenden Betreuung des Kunden wesentlich an Bedeutung gewinnen.

Auf diese Entwicklungen wollen wir uns rechtzeitig vorbereiten.

Und nicht zu guter Letzt: Wie wurden Sie auf BOXit aufmerksam? Was schätzen Sie in der Anwendung?

Unter dem Leitbild „Wirtschaftsberatung mit Weitblick“ wollen wir unseren Kunden bestmögliche Lösungen basierend auf dem letzten Stand der Technik bieten. Wir verfolgen daher laufend alle Neuentwicklungen, betreiben einen regen Erfahrungsaustausch mit Berufskollegen und testen interessante Anwendungen. So kamen wir einerseits durch die Empfehlung eines Berufskollegen, andererseits durch ein persönliches Gespräch im Rahmen einer Digitalisierungsveranstaltung zu BOXit.

Wichtig für uns – in der Entscheidungsfindung für und jetzt in der Anwendung bzw. Zusammenarbeit mit BOXit – waren bzw. sind die einfache Handhabung und der strukturierte Datentransfer sowie die gute Schnittstelle zum vorhandenen Standardbuchungsprogramm. Ebenfalls zentral: Die Kundendaten verlassen nicht die Kanzlei und das Dashboard gibt den Klienten einen ersten guten Überblick. Auch die vertiefende Qualität der Auswertungen hat uns überzeugt.

Christoph Amon im Studio. Virtueller E-Day 2020 in der WKO.
E-Day 2020 | Gestalter des Wandels | Expertenvortrag 816 415 martin

E-Day 2020 | Gestalter des Wandels | Expertenvortrag

Erstmals organisierte die WKO ihr größtes Digitalisierungsevent – den E-Day 2020 – komplett virtuell. „Es geht weiter – muss weitergehen. Was jetzt gefragt ist, sind Gestalter des Wandels, leaders of change“, lautete eine der Schlüsselaussagen vom Wirtschaftsphilosophen und Vordenker Anders Indset. Passend dazu lieferte BOXit-Geschäftsführer Christoph Amon in seinem Expertenvortrag Impulse, wie effiziente Unternehmensführung im digitalen Zeitalter gestaltet werden kann.

Expertenvortrag: „Die fetten Jahre kommen“

Für alle, die nicht dabei sein konnten gibt es hier die Video-Aufzeichnung (YouTube) und die Folien zum BOXtastischen Vortrag am E-Day 2020:

  • Magisches Dreieck für Unternehmer: Organisation, Digitalisierung, Agilität
  • Rollen und Verantwortung beim Thema Organisation im Unternehmen
  • Meetings als Zeitfresser
  • Herausforderungen in ein- und mehrdimensionalen Unternehmen
  • Erfolgsrezept der Branchenführer
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E-Day 2020: Rückblick und Kernaussagen

Einige besonders knackige Kernaussagen aus der Keynote von Anders Indset mit dem Motto „Wollen wir die Gesellschaft verstehen, müssen wir die Wirtschaft neu Denken“ wollen wir ebenfalls festhalten:

  • „Wissen heißt nicht verstehen.“
  • „Daten suchen und speichern können Maschinen besser.“
  • „Traut euch […] Bullshit im Business zu lösen.“
  • „Bye bye Bla-bla-Land!“ für (zu) viele und (zu lange) Meetings
  • „Egal, wie die Probleme sind: Es gibt immer eine Lösung.“

Seine Empfehlung: Die Menschen sollten auf Zusammenarbeit setzen und auf den höchstmöglichen Input fokussieren – so bekomme man ein qualitativ hochwertiges Ergebnis.

Und wir teilen auch spannende Inputs und Gedanken von Zukunfts- und Trendforscher Tristan Horx (hier geht es zur Video-Aufzeichnung des Interviews):

  • Digitalisierung als solche habe schon immer für Auseinandersetzungen zwischen den Generationen gesorgt.
  • Digitalisierung kann analoge Beziehungen verstärken, indem sie mehr Zeit dafür gibt.
  • Homeoffice und Teleworking: Tätigkeiten, die man zu Hause besser macht, sollten von dort aus erledigt werden. Das Büro werde zunehmend zum Ort des sozialen Austausches.
  • „Work-Life-Blending“ = den Rhythmus seines Arbeitens auf Basis von Absprachen und innerhalb gewisser Spielräume selbständig zu wählen.
  • Die 40-Stunden-Arbeitswoche komme aus dem Industriezeitalter, sie wird sich in absehbarer Zeit ändern.

PS: Für alle, die nicht dabei sein konnten, gibt es jeweils die Links zu den Unterlagen und Vorträgen direkt im Programm vom E-Day 2020.

So geht es weiter! | BOXtastische Tipps für den Herbst 1024 731 martin

So geht es weiter! | BOXtastische Tipps für den Herbst

Fest steht: Die Corona-Krise vergeht nicht so schnell wie der Sommer. Und es bleibt noch länger herausfordernd für die meisten Unternehmen. Um die Kräfte zwischendurch zu mobilisieren, haben wir ein paar BOXtastische Tipps für den Herbst zusammengestellt.

Krisenfeste Basis

Die letzten Monate haben gezeigt: Unternehmen aber vor allem jede(r) einzelne Unternehmer(in) braucht unter anderem Resilienz. Also die Fähigkeit, auf wechselnde Lebenssituationen flexibel reagieren zu können und trotz Belastung psychisch gesund zu bleiben.

Hier geht es zu einigen Tipps, wie Sie Ihre Widerstandsfähigkeit stärken können.

Innovativer Spirit

Resiliente Menschen gehen nicht nur mit herausfordernden Situationen lösungsorientierter und gelassener um, sondern sehen auch Chancen, wo andere nur Krisen sehen. So können neue Wege und alternative Lösungs- und Gestaltungsmöglichkeiten entstehen. Spannend zu lesen war im Magazin für JungunternehmerInnen (Juli 2020) die Bilanz des Zukunftsforschers Harry Gatterer zur Post-Corona-Ökonomie

„…und plötzlich wird möglich, was zuvor kaum jemand für möglich hielt“.

Digitalisieren

Die Corona-Krise war für viele Bereiche der größte Digitalisierungs-Turbo, den Österreich je erlebt hat. Und digitale Lösungen und Tools bleiben auch in Zukunft zweifelsfrei wettbewerbsentscheidend. Genau hier setzen auch unsere Produkte für Unternehmer und Steuerberater/Buchhalter an.

Digitalisieren mit BOXit = Zeit sparen. Kosten senken.

Smart vernetzen

Was sich ebenfalls gezeigt hat: Vernetzen ist ein wesentlicher Punkt in der unternehmerischen Praxis. Unsere BOXtastischen Lösungen beinhalten damit auch verschiedene Portale, um die Schnittstellen zwischen Unternehmer und Steuerberater zu optimieren. Für eine noch bessere und punktgenaue Beratung, die gerade in Krisenzeiten überlebenswichtig sein kann. Stichwort: Liquiditätsplanung (mehr dazu).

In diesem Sinn: Gehen Sie mit uns auf eine digitale Reise!

Digitalisierungsoffensive der ACC Steuerberatung | Gemeinsam mit BOXit 1024 576 martin

Digitalisierungsoffensive der ACC Steuerberatung | Gemeinsam mit BOXit

Gleich beim Betreten der ACC Steuerberatung GmbH & Co KG in Vöcklabruck spürt man: Hier wird eine innovative Arbeitswelt gelebt und Digitalisierung groß geschrieben. Im Gespräch mit BOXit teilt Steuer- und Unternehmensberater Mag. Mario Adam, Partner der ACC, seine Visionen für die Branche und gibt Einblicke in die digitale Zusammenarbeit mit den Mandanten.

Das Motto der ACC Steuerberatungskanzlei lautet „Mit Konsequenz zum Erfolg“. Wie wichtig ist für Sie dieser Anspruch beim Thema Digitalisierung der Buchhaltung?

Sehr wichtig! Auch bei der Digitalisierung des Rechnungswesens gelangt man nur mit Konsequenz zum Erfolg. Das Rechnungswesen zu digitalisieren und somit auch zu automatisieren, bedeutet für alle Beteiligten das Verlassen der Komfortzone. Nur wenn man eingefahrene Strukturen und Organisationen aufbricht, kann das Projekt Digitalisierung gelingen. Wenn man sich der Herausforderung stellt, wird man mit Zeit- und Komfortgewinn belohnt werden.

Wann und wie wurden Sie erstmals auf BOXit aufmerksam? Was waren für Sie zentrale Beweggründe für eine Zusammenarbeit? Wo sehen Sie Vorteile?

Der erste Kontakt hat sich durch meinen Kanzleipartner Mag. Alexander Einschwanger auf einer Tagung ergeben. Nach mehreren gescheiterten Anläufen mit Systemen der Mitbewerber sind wir trotzdem neugierig geblieben und haben einen Termin  mit BOXit vereinbart. Schon die erste Demo hat uns überzeugt. Wir haben dann sehr schnell gemerkt, dass sich die Ansichten und Visionen von ACC und BOXit decken und starteten eine hoffentlich lange und sehr erfolgreiche Zusammenarbeit.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Ein straff organisiertes Rechnungswesen ist die Grundlage für jegliche unternehmerische Entscheidung. Wenn der Klient dann noch einen virtuellen Zugriff auf sein Unternehmen hat und sogar sämtliche Belege jederzeit und von überall aus einsehen kann, ist das schlicht modern, zeitsparend und professionell. Wenn man als Steuerberater seinen Mandanten diesen Nutzen bieten kann, ist die Klientenbindung natürlich enorm.

Ein virtueller Zugriff, zeit- und ortsunabhängig, auf Unternehmensdaten und -zahlen, spart enorm viel Zeit.

Wie gestaltet sich der Austausch und die Schnittstelle zwischen Ihren Klienten und ACC in der Praxis?

Wir haben gemerkt, dass bei unseren Mandanten durch das Dashboard die Lust nach mehr geweckt wurde. Der Aha-Effekt war ausnahmslos riesig, als wir unseren Mandanten die Möglichkeit des virtuellen Zugriffs auf deren Unternehmen präsentierten. Dass wir jedoch von einem Tag auf den anderen bei manchen Mandanten eine Digitalisierungsoffensive ausgelöst haben, hat aber selbst unsere kühnsten Erwartungen übertroffen.

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Was schätzen Ihre Kunden an dem Logisth.AI-Portal bzw. Dashboard? Welche Funktionen sind für Unternehmen besonders wichtig? Gibt es dafür Voraussetzungen, die ein Unternehmen haben sollte?

Unsere Mandanten schätzen die Einfachheit am neuen Dashboard. Sie benötigen weder eine Lizenz der Rechnungswesen-Software, noch ist eine umfangreiche Einschulung von Nöten. Als besonders nehmen unsere Mandanten die Möglichkeit war, dass sie nicht nur wie gewohnt Auswertungen erhalten, sondern diese im Grunde interaktiv sind und den Zugriff bis auf den Beleg ermöglichen. Ein riesiger Vorteil dabei ist, dass die Mandanten keineswegs Buchhaltungskenntnisse dafür benötigen. Im Unternehmen müssen daher grundsätzlich keine Voraussetzungen geschaffen werden. Wenn die Mandanten umfangreicher damit arbeiten möchten und auch die Belege digital zur Verfügung stellen wollen, bedarf es allerdings der Bereitschaft, die Abläufe im Unternehmen einer Prüfung zu unterziehen.

Wenn Sie BOXit anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie wichtigsten Gründe? 

Wir sind der Meinung, dass Steuerberatungskanzleien, die mittelfristig erfolgreich sein möchten, nicht am Thema Digitalisierung vorbeikommen. Es wird sich das Berufsbild und die angebotenen Leistungen massiv verändern. Jene Zeiten, in der Belege manuell in ein System eingegeben wurden, sind definitiv vorbei. Diese freiwerdenden Ressourcen schaffen Möglichkeiten für neue Geschäftsfelder.

Berufsbild und Leistungen der Steuerberater werden sich massiv verändern.

Wenn Sie einen Blick in die Zukunft wagen, wie sieht der Alltag der Buchhaltung und Steuerberatung in 5-10 Jahren aus? 

Wie gesagt, wird es keine manuelle Belegverarbeitung mehr geben. Betriebswirtschaftliche Beratung wird deutlich an Wichtigkeit gewinnen. Aber auch derzeit noch eher unübliche Leistungen, wie Fakturierung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr und derartige Dinge werden in den täglichen Kanzleialltag Einzug halten.

Welche Auswirkungen zeigt die Corona-Krise auf die Branche? Welche aktuellen Herausforderungen und Problemstellungen gibt es? 

Die Corona-Krise wirkt als Digitalisierungsbeschleuniger und erhöht den Druck auf jene, die das Thema Digitalisierung bisher unterschätzt oder nicht wichtig genommen haben. Durch unseren hohen Grad an Digitalisierung war der Umstieg ins Home-Office völlig problemlos, auch bei jenen Teilen der Belegschaft, die nicht schon ohnehin teilweise im Home-Office arbeiten. Das Gleiche gilt für virtuelle Klientenbesprechungen.

Die Branche wird daher flexibler werden müssen und bisher ungewohnte Arten der Zusammenarbeit mit dem Mandanten werden Einzug in den Kanzleialltag halten. Wäre die Krise erst in ein bis zwei Jahren aufgetreten, hätte BOXit auch im Rechnungswesen dazu geführt, dass ein völlig reibungsloser Ablauf gesichert gewesen wäre, weil praktisch sämtliche Belege im Portal zur Verfügung gestanden wären. Die Mandanten hätten daher gar nicht wahrgenommen, ob die Kanzlei besetzt ist, oder die SachbearbeiterInnen von zu Hause aus arbeiten.

Abgesehen von den direkten Auswirkungen der Krise liegt die aktuelle Herausforderung darin, dass die Unternehmen bereit sein müssen, die Komfortzone zu verlassen und die Organisation zu überdenken. Besteht diese Bereitschaft, steht der Digitalisierung nichts im Wege!