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Digitalisierung

KI und Mensch – ein gutes Team? 1024 553 martin

KI und Mensch – ein gutes Team?

Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Arbeitswelt – das ist längst kein Geheimnis mehr bzw. bereits Realität. Ein Stück weit offen sind die Auswirkungen auf die „menschlichen“ Tätigkeitsbereiche: Welche Veränderungen löst KI aus? Welche Aufgaben fallen weg? Welche entstehen neu? Sind Mensch und KI ein gutes Team für die Zukunft? Diese Fragen stellte auch ein sozialpartnerschaftliches Forschungsprojekt in Deutschland(*) mit dem Ziel einen wichtigen Beitrag zu einer breiten, gesellschaftlich notwendigen Debatte rund um KI beizutragen. Extrem wertvoll, wie wir finden.

Status Quo und Ausblick

Bereits jetzt zeichnet sich ab, dass automatisierte und repetitive Tätigkeiten in Zukunft durch KI ersetzt werden. Das reduziert Ineffizienzen und spart Kosten. Mitarbeiter können viel stärker ihre persönlichen Fähigkeiten wie Kreativität, Beziehungsfähigkeit und Visionskraft entwickeln. Damit steigt die Wettbewerbsfähigkeit, gerade auch bei mittelständischen Unternehmen.

KI im Unternehmen bedeutet für BOXit vor allem auch Frei-Zeit zu schaffen. Die „Maschine“ kann zeitintensive Routinearbeiten übernehmen, sodass sich der Mensch auf kreative Problemlösungen konzentrieren kann. (Christoph Amon, Geschäftsführer)

Zugleich verändert KI Prozesse und Geschäftsmodelle grundlegend. Und das kann auch Bedenken, Sorgen und Widerstand auslösen. Stichwort: Angst vor Arbeitsplatzverlust. Letztlich gilt es Rahmenbedingungen zu definieren, wie wir gemeinsam diese neue Arbeitswelt miteinander gestalten können – seitens der Politik, Gesellschaft, Wirtschaft, Bildung und Unternehmen. Genau hier setzt die (*)Broschüre „Künstliche Intelligenz: Ein sozialpartnerschaftliches Forschungsprojekt untersucht die neue Arbeitswelt“ an (hier geht’s zum kostenfreien pdf-Download der Broschüre). Diese entstand aus einer Kooperation von IBM und ver.di mit Unterstützung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales und Research Center for Education and the Labour Market der Universität Maastricht. 

Schlüsselerkenntnisse und Knackpunkte

Nachfolgend wollen wir drei Schlüsselerkenntnisse aus der Broschüre „Künstliche Intelligenz“ aufgreifen, die auch für BOXit ganz zentral sind:

  • Mensch und KI ergänzen einander. KI ist quasi wie eine Assistenz, die Routineaufgaben übernimmt und bei komplexeren Aufgaben unterstützen kann. Dadurch gewinnt der Mensch mehr Zeit für kreative, strategische und kundenbezogene Beratung. (mehr dazu: Digitalisierungs-Symposium der KSW)
  • Unternehmensinterne Akzeptanz der Rolle von KI. Und zwar von Führungs- und Fachkräften. Hier gilt es Veränderungen transparent zu kommunizieren, durch Einschulung und Training entsprechend zu begleiten und auch generell die Rollen und Aufgaben klar zu kommunizieren. Dadurch entsteht Vertrauen und Akzeptanz neuer Technologien. (mehr dazu: Digital Mindset)
  • Ausbildung und Qualifizierung bei KI-Skills. Hier geht es darum, erstmals entsprechende Ausbildungen zu schaffen und in der Folge um Weiterbildung in einem Bereich, der sich fast täglich weiterentwickelt. (mehr dazu: Skills and lifelong learning)
KI in der Praxis

Nun genug der Theorie. Bei BOXit leben wir bereits „mit“ KI.

Zwei BOXtastische Beispiele aus der Praxis – für Unternehmen und Steuerberater.

  • Im Playbook „Stay in the Game. Wettbewerbsfähigkeit durch Künstliche Intelligenz“  (kostenloses pdf-Download) listet Art of Life eine Reihe von konkreten Anwendungsbeispielen, wie Unternehmen mit KI ihre Abläufe und Prozesse optimieren und Herausforderungen meistern können. Unsere businessBOX lieferte darin ein konkretes Anwendungsbeispiel für den Bereich „Finanzmanagement und Liquiditätsplanung“. Weiterlesen…
  • Für Steuerberater bieten wir mit Logisth.AI eine absolute Effizienzmaschine in Sachen Belegerkennung – mit bis zu 100 Belegen in 10 Minuten vom Scanvorgang bis zur fertigen Verbuchung im BMD-Buchhaltungsprogramm. Dabei verwendet die Software Künstliche Intelligenz, um Belege zu sortieren, zu trennen, auszulesen und die Ergebnisse farblich zu markieren. Jeder Beleg wird analysiert und Logisth.AI damit mit jedem Scan noch besser und effizienter. Weiterlesen….

Alle unsere BOXtastischen all-in-one Business-Software Lösungen haben folgendes Ziel:

Zeit sparen. Kosten senken.

Die Liebe zum Werkzeugkoffer | Geschenk zum Valentinstag 1024 683 martin

Die Liebe zum Werkzeugkoffer | Geschenk zum Valentinstag

Am Sonntag ist Valentinstag. Und was gibt es Schöneres als seinen Liebsten Zeit zu schenken? Für einen selbst und sein Kerngeschäft.

Daher teilen wir heute einen BOXtastischen Last Minute Tipp zum Fest der Liebe: Unsere Business-Software-Lösungen für Unternehmer und Steuerberater.

Und was hat das Ganze nun mit einem Werkzeugkoffer zu tun? Das erklärt BOXit-Geschäftsführer Walter Hochreiner höchstpersönlich:

Haben Sie sich schon mal die Frage gestellt, warum man einen Schraubenzieher verwendet, um eine Schraube ins Holz zu drehen?

Die wenig überraschende Antwort: Wir verwenden Werkzeuge, weil wir Zeit und Energie sparen wollen. Am besten haben wir gleich einen ganzen Werkzeugkoffer, damit wir alle „Baustellen“ (gleichzeitig) und in vernünftiger Zeit stemmen können.

Umso erstaunlicher für uns immer wieder zu erleben, dass Firmen ohne jeglichen Werkzeugkoffer betrieben bzw. gegründet werden. Excel und Word sind definitiv keine (ausreichenden) Tools, um Kundendaten zu speichern oder Rechnungen und Angebote zu schreiben. Häufig sind die Datensätze wenig oder schlecht miteinander vernetzt, werden auf unterschiedlichen Systemen gespeichert oder gar ständig neu manuell eingetragen. Das führt eher zu einem Verkomplizieren als zu einer Vereinfachung der Arbeitswelt.

Und genau hier setzt die businessBOX an, indem sie die verschiedensten Unternehmensdaten in einem zentralen System verschränkt. Das ermöglicht eine einfache Auswertung, Analyse und Abrufen aller Daten in Echtzeit, was wiederum eine enorme Entscheidungshilfe sein kann und laufende Optimierungen vereinfacht.

Sparen Sie sich und Ihren Lieben „Nerven“ und schenken Sie sich eine digitale Lösung, die Prozesse bestmöglich abbildet.

Zeit für das Kerngeschäft. Zeit für das Wesentliche. Zeit für die Liebe.

Für EPUs | KMUs | Gründer
> businessBOX für mobiles Arbeiten / Home-Office (mehr dazu)
>> 12 Monate nutzen, nur 9 bezahlen! (mehr dazu)
>>> DOit. STARTit. Gründerrabatte &-checklisten (mehr dazu)

Für Steuerberater | Buchhalter | Konzerne
> Digitale Buchhaltung (mehr dazu)
>> Effizientestes OCR-Tool am Markt (mehr dazu)
>>> Covid-19 Fixkostenrechner auf Knopfdruck (mehr dazu)

Neues Jahr, gute Vorsätze: Digitalisierung? JA! 1024 576 martin

Neues Jahr, gute Vorsätze: Digitalisierung? JA!

Und schon ist das erste Monat von 2021 vorbei. Auch wenn der Jänner noch nicht die erhofften Erleichterungen in der Corona-Pandemie gebracht hat, wünschen wir Ihnen neben Gesundheit vor allem eine Portion Optimismus, Zuversicht und Kraft, Ihre Vorsätze fürs neue Jahr anzupacken. Steht dabei auch Digitalisierung auf Ihrer Liste? Noch nicht? Hier kommen drei überzeugende Gründe, warum das ein Ziel für Sie sein sollte: 

Um sich und Ihr Team bei Routineaufgaben zu entlasten.
Um sich voll auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren zu können.
Um den Unternehmenserfolg zu maximieren.

Frei nach dem Motto: Standardisieren und digitalisieren Sie Ihr Leben dort, wo es zu komplex wird, damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Ist aller Anfang bei der Digitalisierung schwer?

Unsere ehrliche Antwort: JA – aber es lohnt sich! Digitalisierung sollte 2021 zu den Vorsätzen für alle zählen, die den Weg noch nicht eingeschlagen haben. Denn es ist bereits eine weitreichende Transformation der ganzen Arbeitswelt im Gange. Auch vor der Unternehmenskultur macht der „Wind of Change“ keinen Halt.

Es gibt viele gute Zitate und Sprichwörter, die uns vor Augen führen, dass Veränderung zwar das Ende für Altes, Gewohntes bedeutet, aber viel wichtiger: Um Platz zu machen für etwas Neues. Ein paar davon haben wir hier herausgesucht. Zur Inspiration. Zum Mut machen.

Man entdeckt keine neuen Erdteile, ohne den Mut zu haben, alte Küsten aus den Augen zu verlieren. (André Gide)
Wenn der Wind der Veränderung weht, bauen die einen Mauern und die anderen Windmühlen. (Chinesisches Sprichwort)
Auch eine schwere Tür hat nur einen kleinen Schlüssel nötig. -Charles Dickens

Die Karte zu einer BOXtastischen Reise

Aber was bedeutet das nun konkret? Und vor allem wie kann man „Digitalisierung“ anpacken? Auch dazu gibt es viele Modelle, Studien und Literatur. Hier kommt unsere ganz persönliche BOXtastische Roadmap für die Transformation:

Status Quo >>> Visualisieren der Ziel >>> Teams an Bord holen >>> Das richtige Mindset >>> Auf die richtige Technologie setzen >>> Durchstarten!

Status Quo: Analysieren der Ausgangslage. Bestende Strukturen kritisch hinterfragen. (Mehr dazu: Agile Transformation – Erfolgsfaktoren).

Visualisieren & Kommunizieren der Ziele: Wo soll die Reise hingehen? Welcher Erfolg steht am Ende? (Erfolgsgeschichten von BOXit-Kunden: Unternehmer und Steuerberater)

Partner und Mitgestalter finden: Teamwork statt Einzelkampf. Stakeholder an Bord holen. (Mehr dazu: Gestalter des Wandels)

Hürden und Herausforderungen: Sich mit Scheitern vertraut machen – und wir reden hier nicht vom ganzen Prozess. Aber Neues auszuprobieren, passiert selten fehlerfrei. Und oft sind es genau die „Fehler“, die einen voran katapultieren.

Bei der Technologie aufs richtige Pferd setzen. Und ja, spätestens hier kommen wir ins Spiel, wobei wir unsere Services schon ab Schritt 1 anbieten. Wer uns kennt, der weiß: Mobiles Arbeiten und Digitalisierung sind Kern und „Programm“ unseres Unternehmens und unserer Dienstleistungen – sowohl für Unternehmer (mehr dazu) als auch Steuerberater (mehr dazu).

Und jetzt nicht mehr länger warten, sondern durchstarten! Wir freuen uns darauf, zusammen mit Ihnen die Arbeitswelt digitaler zu gestalten und Ihre Erfolg zu maximieren!

Wege entstehen dadurch, dass man sie geht. (Franz Kafka)

Skills & Lifelong learning | Art of Life 1024 576 martin

Skills & Lifelong learning | Art of Life

Vor Kurzem lud Werner Sattlegger, Founder of Art of Life, zu einem Talk „How to close the skill gap“ mit dem KI Experten Peter Goldsborough. Prädikat: Wertvoll. Für alle, die den Talk verpasst haben, hier ein paar der Schlüsselaussagen, die wir mitnehmen wollen.

Welche Skills braucht die Zukunft?

Fakt ist, die Welt verändert sich rasend schnell. Das, was man aktuell weiß und kann, ist nur die eine Seite der Medaille. Noch viel wichtiger ist das, was man zukünftig weiß. Zentral dabei: die Freude am Lernen (Stichwort: lifelong learning).

Die wichtigste Zukunftsversicherung ist die Fähigkeit, rasch und eigenverantwortlich neue Skills zu lernen. (Peter Goldsborough)

Folgende drei Fähigkeiten kristallisieren sich dabei sowohl beim Art of Life Talk unisono mit dem aktuellen Report des World Economic Forum als entscheidend heraus:

  • Die Fähigkeit, analytisch Probleme lösen zu können.
  • Eigenständig komplexe Sachverhalte zu durchdringen.
  • Kreativ Neues entstehen zu lassen.

Kurz zu Peter Goldsborough: Er schaffte seinen Weg direkt vom Gym in Villach als KI Experte zu den besten Unternehmen im Silicon Valley, ohne Uni-Abschluss. Wie? Mit seiner Leidenschaft fürs Lernen von Kindheitsbeinen an und durch seine Leistung. Denn im Silicon Valley zählt kein Titel, sondern was man kann und beiträgt. (hier geht’s zur Website von Peter Goldsborough)

Aus Fehlern lernen dürfen

Lernen ist dabei viel mehr als Wissenstransfer. Klassische Bildungsangebote, wie sie uns heute noch immer in Österreich begleiten, greifen oft viel zu kurz und engen mitunter ein.

Vielerorts ist in Österreich leider der akademische Titel noch immer wichtiger als die Freude am Lernen. (Werner Sattlegger)

Beim (lebenslangen) Lernen geht es darum, in angstfreien „Räumen“ Neues wagen und dabei scheitern zu dürfen, aus den Fehlern und praktischen Erfahrungen zu lernen. Quer zu denken, alternative Ideen zulassen und auch Risiken einzugehen. Dabei geht es um eine Kombination aus

  • emotionalen und sozialen Erfahrungen
  • persönlichem, praktischen Reinspüren und Erleben
  • interdisziplinärer Zusammenarbeit
  • Mut, Offenheit und einer guten Portion Disziplin
  • und alles zusammen basierend auf seinen Interessen und Leidenschaften.

Und hier kommt Art of Life und seine Mission ins Spiel: Brücken zwischen Mensch und Technik zu bauen – mit Learning Journeys, die technische Entwicklungen mit Verhaltensänderung verbinden. Mit dem Ziel, die Entwicklung von Führungskräften und Unternehmen im digitalen Wandel zu beschleunigen (hier geht’s direkt zur Website von Art of Life.)

Lust darauf, sich weiterzubilden und zu entwickeln? Es lohnt sich!
  • Zusammenfassung von „How to close the skill gap“ von Art of Life (Link zum Beitrag)
  • Art of Life Talk mit Peter Goldsborough als Nachschau (Link)
  • Report vom World Economic Forum: The future of jobs (pdf-Download)
  • Whitepaper vom World Economic Forum: How to close the skill gap (pdf-Download)
Rückblick und Ausblick: Trends & Chancen für 2021 1024 728 martin

Rückblick und Ausblick: Trends & Chancen für 2021

Der Jahreswechsel bzw. der Start ins neue Jahr bietet immer eine gute Gelegenheit zur Reflexion. 2020 war ohne Frage ein Jahr der Krise. Und trotz allem auch ein Jahr der Chancen und leitete Veränderungen ein, die vorher unmöglich erschienen. In unserem heutigen Beitrag teilen wir unsere Top-Trends für 2021.

Vor Kurzem titelte ein Artikel 2020 als Jahr der „Lessons Learned“, um 2021 voll durchzustarten. Tatsächlich blieb im letzten Jahr kaum ein Stein auf dem anderen. Dementsprechend heißt das Motto der Stunde einmal mehr, sich den Herausforderungen zu stellen. Digitalisierung und Resilienz zählten mit zu den Hauptthemen und Hausaufgaben für viele Betriebe. Und insgesamt startete eine weitreichende Transformation unserer Arbeitswelt mit Trends, die sich 2021 fortsetzen werden.

Trend 1: Veränderungen zulassen und als Chance sehen

Home-Office und Remote Work haben im vergangenen Jahr über Nacht Einzug in den Unternehmensalltag genommen. Zeitlich flexibel und quasi von überall arbeiten zu können, ist zum Gebot der Stunde geworden. Das führt zu vielen Verschiebungen – angefangen vom tatsächlichen Standort inklusive der Diskussion rund um die Notwendigkeit von „fixen“ Büroräumlichkeiten bis zu einem fundamentalen Umdenken der Work-Life-Balance mit neuen Wegen, wie und wann wir unseren Pflichten nachkommen.

Wer BOXit kennt, der weiß: Bei uns sind mobiles Arbeiten und Digitalisierung Kern und „Programm“ unseres Unternehmens und unserer Dienstleistungen – sowohl für Unternehmer (mehr dazu) als auch Steuerberater (mehr dazu).

Wir freuen uns darauf, zusammen mit Ihnen die Arbeitswelt ortsunabhängiger, flexibler und digitaler zu gestalten.

Trend 2: Agilität und Resilienz fördern

Agilität und Resilienz sind zwei weitere Begriffe, die seit 2020 immer wieder zu hören sind. Auch wir haben beide Themen in diversen Blogartikeln aufgegriffen. Mehr dazu -> Agile Transformation -> Resilienz

2021 wird diesen Trend fortsetzen und Unternehmen sich damit noch besser an neue Umstände anpassen und insgesamt widerstandsfähiger gegen Krisen werden. Denn wir sind der festen Überzeugung, dass es sich nicht nur in herausfordernden Zeiten lohnt, Ziele, Strategien, Prozesse und Arbeitsweisen zu analysieren und zu optimieren.

Wir bieten in unseren Business-Software-Lösungen auch Beratungspakete, die den digitalen Wandel begleiten. Interessiert?

Trend 3: Digitales Teamwork stärken

Die Lockdowns haben gezeigt, dass jene Unternehmen schneller auf die notwendigen Veränderungen reagieren konnten, bei denen die Führungsebene voll dahinter stand und an die Chancen glaubte. Mehr dazu -> Gestalter des Wandels: Effiziente Unternehmensführung im digitalen Zeitalter

Zugleich zeigte sich, dass Instrumente und neue Technologien die eine Seite der Medaille sind. Für den Erfolg aber vor allem auch ein Digital Mindset (mehr dazu) nötig ist, denn mit der Digitalisierung verändern sich nicht nur Geschäftsmodelle sondern auch die Unternehmenskultur. Daher gilt es das gesamte Team mit auf die Reise zu nehmen, besonders aber auch die Digital Creatives und die Visionäre im Unternehmen (mehr dazu).

Um den Überblick – gerade bei Remote Work – zu bewahren, empfehlen wir unser TOP-Feature: Workflowsteuerung. -> Hier gibt’s alle Infos zum agilen Projektmanagement

Digital ins 2021 | Opinion Piece 1024 466 martin

Digital ins 2021 | Opinion Piece

Vor einigen Tagen veröffentlichte der brutkasten einen Artikel bzw. eine Studie zur Digitalisierung der Industriellenvereinigung und beim Titel mussten wir schmunzeln „Nein, wer Zoom installiert hat, hat noch kein digitales Unternehmen“ (hier geht’s zum Bericht). BOXtastisch finden wir gleich die ersten beiden Haupterkenntnisse: 1) Viele Unternehmen haben 2020 begonnen, ihre Prozesse zu digitalisieren und ihre Aussage, dass die Digitalisierung in der Corona-Krise geholfen hat 2) Die digitalisierten Betriebe haben eine höhere Resilienz in herausfordernden Zeiten. 

Digitalisierung und Resilienz zählten mit zu den Hauptthemen und Hausaufgaben für viele Betriebe. Das startet zwar mit „digitaler“ Kommunikation im Home-Office inklusive Videokonferenzen, was mobiles Arbeiten erst ermöglicht, aber der Weg zu neuer Wertschöpfung über digitale Geschäftsmodelle und Prozesse ist länger.

Die Roadmap zur Digitalisierung

Sehr spannend fanden wir im brutkasten-Artikel die Darstellung der drei Stufen der digitalen Transformation:

  • Stufe 1: Digitalisierung
    Analoge, papier-basierte Prozesse werden durch Informations- und Telekommunikationstechnik digitalisiert.
  • Stufe 2: Optimierung
    Digitale Prozesse werden optimiert und automatisiert. Eine entscheidende Rolle spielt dabei die Nutzung von Daten zur Unterstützung von Entscheidungen.
  • Stufe 3: Digitale Geschäftsmodelle
    Innovative oder erweiterte Geschäftsmodelle mit positivem Einfluss auf Produktivität und Effizienz.
Digital Mindset

„Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt“. (Konfuzius)

Noch bevor man mit der ersten Stufe loslegen kann, braucht es zwei wichtige Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche digitale Transformation. Einerseits entsprechende digitale Grundkenntnisse – wir würden uns eine entsprechende Verankerung in der Bildung wünschen – und andererseits ein Digital Mindset.

Bei letzterem können wir kurzfristig(er) ansetzen. Vereinfacht ausgedrückt bezeichnet Digital Mindset eine Kombination aus Neugier und Verständnis für Zusammenhänge, denn Digitalisierung ist immer auch eine systemische Herausforderung. Neue Technologien, die Prozesse erleichtern, sind die eine Seite der Medaille. Die andere Seite ist der richtige Umgang mit diesen Tools, die Geschäftsmodelle verändern und damit auch die Kultur im Unternehmen. Diese Zusammenhänge zu verstehen und zu moderieren, ist Management-Aufgabe.

Digital Mindset beginnt immer in der Geschäftsführung und gelingt nur, wenn alle auf die Reise vorbereitet und mitgenommen werden.

BOXtastische Vorreiter

Wir freuen uns, dass wir in diesem herausfordernden Jahr viele Unternehmen und Steuerberatungskanzleien auf ihrer digitalen Reise begleiten durften. Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen!

Und alle anderen laden wir ein: Lassen Sie sich von ausgewählten Erfolgsgeschichten in unseren Referenzen (Steuerberater) und  Testimonials (Unternehmen) digital inspirieren ;-)!

Unser BOXtastisches Motto: Standardisieren und digitalisieren Sie Ihr Leben dort, wo es zu komplex wird, damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Ihr Wunsch: Digitalisieren. Wir freuen uns auf Sie!

Steuerberater: https://boxit.at/anfrage-termine/
Unternehmen: https://boxit.at/businessbox-pro-registrierung/

Digital glänzen im Home-Office | BOXtastische Tipps für virtuelle Meetings 1024 454 martin

Digital glänzen im Home-Office | BOXtastische Tipps für virtuelle Meetings

Home-Office und virtuelle Meetings prägen dieses Jahr. Ein Trend, den wir gerne mit ins 2021 nehmen möchten. Auch wenn persönliche Treffen wieder möglich werden, sparen Online-Termine wertvolle Ressourcen. Im heutigen Blog teilen wir ein paar nützliche Tipps und Tricks, damit Sie online bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern glänzen und das nicht nur in der Vorweihnachtszeit. Wobei mit etwas Kreativität gelingen sogar virtuelle Weihnachtsfeiern. Ho, ho, ho im Home-Office.

Tipp 1: Das passende Tool finden

Das letzte Jahr hat eine Vielzahl von Videokonferenz-Tools bekannt gemacht. Hier kommt unsere Übersicht (*) für jeden Anlass – vom One-on-One Gespräch mit dem Kollegen oder Kunden über Online-Team-Meetings bis zu virtuellen „Stammtischen“ mit Freunden.

  • Hopin: War vor der Coronakrise wahrscheinlich den wenigsten ein Begriff. Eines der Top-Tools für „fast“ reale Online Events, Konferenzen und/oder Messen, Workshops oder Roundtables. Der Veranstalter kann virtuelle Räume bespielen, die Besucher zwischen diesen wechseln und interaktiv mit den Vortragenden diskutieren. >> Hier geht’s zu einem kurzen Überblick (Link zum Video)

BOXit war gleich im März 2020 beim ersten Hopin-Event vom brutkasten dabei – coole Erfahrung! #zusammenstärker (>> Nachlesen/schauen)

  • Microsoft Teams: Eines der „Profi“-Tools und für viele die Nummer 1 fürs Home-Office. Möglichkeit einer einfachen Verwaltung von Teamprojekten und Integration mit der Microsoft-Office-Welt. >> Hier geht’s zu einem kurzen Überblick (Link zum Video)
  • Skype: Für bilaterale Gespräche mit Freunden, aber auch Gruppenschaltungen – kostenlos, funktioniert auf jedem Gerät, beliebt für private Zwecke. Weniger bekannt sind die Funktionen für den Geschäftsbereich. >> Hier geht’s zu einem kurzen Überblick „Skype for Business“ (Link zum Video)
  • Zoom: DAS Tool für virtuelle Meetings, Events oder Webinare für Mitarbeiter und Kunden: hochauflösende Videokonferenzen für bis zu tausend Teilnehmer, Umfragen, Whiteboard-Unterstützung, zahlreiche (Zusatz)Optionen. Hier geht’s zu einem kurzen Überblick (Link zum Video)

…daneben gibt es noch viele weitere Tools am Markt: Bluejeans, Cisco Webex Meetings & Teams, Clickmeeting, GotoMeeting, Lifesize, Starleaf, Uberconference, Viver, Webinar Jam oder Uvam(*). Einige davon sind immer oder für eine bestimmte Zeit kostenlos, andere bieten – je nach Funktionsumfang – auch kostenpflichtige Dienste an.
(*kein Anspruch auf Vollständigkeit; Aufzählung nach dem Alphabet)

BOXtastischer Tipp: Software-Lösung mit einem kostenlosen Test-Account ausprobieren und dann voll durchstarten. PS: Gilt auch für unsere businessBOX >> Gleich aktivieren!

Tipp 2: Das passende Umfeld schaffen

Nicht anders als bei einem persönlichen Meeting gilt auch für das Home-Office und virtuelle Meetings ein aufgeräumter Arbeitsplatz, wichtige Unterlagen griffbereit und ein entsprechendes Outfit – zumindest für den Sichtbereich 😉

  • Dezent gebrandeter oder neutraler Hintergrund und gutes Licht: Weder die Sonne noch ein künstliche Lichtquelle sollten blenden
  • Geräuschkulisse kontrollieren – gerade im Home-Office: Türe schließen, Mitbewohner vorab um Ruhe bitten
  • Rechtzeitig einwählen – auch für Online-Meetings im Home-Office gilt das Gebot der Höflichkeit
  • Langsam und deutlich sprechen, ausreden lassen, auf Mimik und Gesichtsausdruck achten und wenig bewegen, damit das Bild nicht verzerrt wirkt
  • Volle Konzentration auf das Meeting, auch virtuell – Ablenkungen und Störquellen ausblenden, Handy ausschalten oder auf lautlos stellen
Tipp 3: Ho, ho, ho im Home-Office

Vor kurzem veröffentlichten die OÖN einen Bericht über „Weihnachtsfeier goes digital“ (hier geht es zum Artikel). Gerne teilen wir die kreativen Tipps rund um einen schönen, feierlichen Jahresabschluss im und aus dem Home-Office.

  • Im Vorfeld „reales“ Geschenk per Post versenden, die während der „Online“-Feier gemeinsam ausgepackt bzw. „virtuell“ überreicht werden. Von Keksen bis zum Glühwein, sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Deko-Elemente wie Servietten, Tassen mit Firmen-Logos etc. verleihen der Feier einen „offiziellen“ Anstrich und vermitteln ein Team-Gefühl, auch auf Distanz.
  • Alles hat einen Anfang und ein Ende – eine fixe Startzeit und Dauer haben sich auch analog bewährt. Gerade bei virtuellen Meetings sind maximal zwei Stunden empfehlenswert.
  • Nicht ohne Programm – auch ein Moderator ist empfehlenswert. Gestaltungsideen: eine kleine Ansprache der Führungsetage zu Beginn, ein Rückblick und/oder ein Ausblick, Erfolge, Weihnachtsmusik bis zu Collagen von Fotos/Screenshots der Teilnehmer als Dankeschön danach/zur Erinnerung…
Tipp 4: Zeit schenken

Und zu guter Letzt: Das Wertvollste neben Gesundheit ist nach wie vor Zeit. Zeit für Gespräche, Zeit für Austausch, Zeit für Meetings. Und doch fehlt im Alltag oft Zeit. Umso wichtiger ist es, sich aufs Wesentliche konzentrieren zu können.

Unsere BOXtastischen Business-Software-Lösungen schenken Ihnen Zeit
>> Für Unternehmer >> Für Steuerberater

Digitalisierung in der Kanzlei | Vorbehalte und Erfolgsgeschichten 1024 683 martin

Digitalisierung in der Kanzlei | Vorbehalte und Erfolgsgeschichten

In der Branche umgehört, ist man sich einig: Um mittel- und langfristig erfolgreich zu bleiben, kommt kein Steuerberater am Thema „Digitalisierung“ vorbei. Dadurch verändern sich sowohl Berufsbild als auch die angebotenen Leistungen der Kanzleien. Wie bei jeder Veränderung gibt es Vorbehalte, am Ende überzeugen aber die Erfolgsgeschichten.

Muss das wirklich sein? 

Vor Kurzem schrieb BOXit-Partner Andreas Rektenwald, Managing Director unseres OCR-Belegerkennungstools Logisth.AI, einen Gastbeitrag für TaxTech (zum Artikel). Bei den Vorbehalten gegenüber Digitalisierung mussten wir schmunzeln – auch wir haben den einen oder anderen in unseren Gesprächen mit Kanzleien gehört.

Hier unsere Top 5:

  • „Das machen wir schon immer so.“
  • „Wir ersetzen keine Mitarbeiter durch Maschinen.“
  • „Da müssen wir ja alle Abläufe ändern…
  • …das wollen unsere Kunden nicht / das will unser Team nicht.“
  • „Never change a runnning system.“
Ja, es zahlt sich aus!

Am Ende des Tages geht es auch beim Steuerberater bzw. für den Kunden um Effizienz von Prozessen und im Umkehrschluss um verkaufte und bezahlte Leistungen. „Damit steigt der Druck auf die Branche, Mehrleistungen ohne höhere Preise anbieten zu können und mit diesen auch die Kundenbindung zu erhöhen“, bringt es Andreas Rektenwald auf den Punkt.

„Mit der Digitalisierung der Buchhaltung verschiebt sich der Fokus noch mehr auf die (tagesaktuelle) Beratung des Kunden. Eine Win-win Situation für beide Seiten“, (C. Amon, BOXit-Geschäftsführer)

Wunschliste ans Digitalisierungsprodukt

Folgende Faktoren sollten Kanzleien bei der Auswahl der Software berücksichtigen:

  • Integration mit der bisher verwendeten Buchhaltungssoftware
  • Keine doppelte Datenführung
  • Erkennungsgenauigkeit von vollständig richtig erkannten Belegen.
    Bei Logisth.AI liegt diese bei 94 Prozent.
  • Schnelles Verarbeiten, kein Unterbrechen von Prozessen
  • Intelligente Portale für Klienten, um Belege und Dokumente hochladen zu können bis zur Möglichkeit des Verbuchens
  • Tagesaktuelle Zahlen, quasi eine „live“-Buchhaltung

„Je einfacher ein Digitalisierungsprodukt in den bisherigen Arbeitsprozess integrierbar ist, desto erfolgreicher ist die Umsetzung“, (Andreas Rektenwald, Logisth.AI)

Erfolgsgeschichten von Kanzleien

Digitalisierungsexperte und Steuerberater Dr. Michael Stöckelmaier, MBA, von KOLL & PARTNER Steuerberatung, war maßgeblich an der Entwicklung von Logisth.AI beteiligt. Seit knapp zwei Jahren hat er die Software in seiner Kanzlei im Einsatz (weiterlesen: „BOXit im Gespräch / Digitalisierungsexperte).

Sein bisheriges Resümee, das er im Gastbeitrag von Andreas Rektenwald zieht, teilen wir gerne:

  • Es wurden keine Mitarbeiter entlassen, sondern das Team ist gewachsen. Geringere Fluktuation, höhere Motivation.
  • Klienten nutzen gerne die Portale, um Belege digital zu übermitteln und auf die Zahlen tagesaktuell zugreifen zu können.
  • Höherer Beratungsanteil in der Kanzlei und damit Anstieg des Umsatzes.
Agile Transformation | Erfolgsfaktoren für den Wandel 1024 466 martin

Agile Transformation | Erfolgsfaktoren für den Wandel

Fakt ist: Die Welt befindet sich in einem umfassenden Wandel. „Agile Transformation“ bezeichnet dabei den Prozess, sich dem schnell ändernden Markt anzupassen. Für Unternehmen stellt sich eigentlich nicht mehr die Frage, ob, sondern viel mehr, wann und wie sie sich dieser Herausforderung stellen. 

Gerade hielt die Expertin und Beraterin für Organisationsdesign Eva Ayberk eine spannende Keynote „Die Organisation der Zukunft: Agil, hybrid, virtuell?“ bei der Veranstaltung #OeKB ThinkTank: 100 % digital! Und auch die COMPUTERWOCHE widmete der agilen Transformation einen Beitrag. Gerne greifen wir Erfolgsfaktoren und Praxistips auf, wie der Wandel auf Unternehmensebene gelingen kann.

Tipp: Hier geht es zu Impulsen von BOXit-Geschäftsführer Christoph Amon, wie effiziente Unternehmensführung im digitalen Zeitalter gestaltet werden kann.

Agile Transformation: Anlass und Dringlichkeit

Eine Schlüsselaussage der Organisationsdesigner Eva Ayberk in ihrer Keynote war „dort zu beginnen, wo Sie stehen“. Bevor sich ein Unternehmen also mit dem Thema „Agilität“ auseinandersetzt, sollte eine Ist-Analyse gemacht werden. Folgende Fragen helfen dabei:

  • Was ist der Grund für die gewünschte Änderung? Was genau soll verändert werden?
  • Welcher Nutzen soll geschaffen werden? Welche Schwäche beseitigt werden?
  • Welche Möglichkeiten ergeben sich dadurch?
  • Welches Ziel wird verfolgt?
Interdisziplinäre Teams

Agile Transformation braucht immer auch ein interdisziplinäres Team, um erfolgreich zu sein. Also Mitarbeiter, die Verantwortung für eine oder mehrer Aufgaben übernehmen wollen und auch die Ressourcen und Fähigkeiten dafür zur Verfügung haben. Stichwort: Selbstorganisation und Selbstverantwortung.

Ziel und Vision

Damit das Team performen kann, braucht es ein greifbares Ziel und eine klare Vorstellung, wie es zu erreichen ist.

„Explizit statt implizit“ ist ein Motto, das in einer „virtuellen“ Zusammenarbeit nochmals wichtiger ist. (Christoph Amon, BOXit-Geschäftsführer)

Das Ziel braucht auch eine Dringlichkeit, um Zeit und Mühe aufzubringen und es zu erreichen. Sobald das Team das Ziel verstanden hat, sollte es autonom, flexibel und schnell bei der Zielerreichung reagieren können.

Transparenz bei den Ergebnissen

Die erste große Veränderung in Richtung eines agiles Unternehmen liegt im Festlegen des Nutzens, der erzielt werden soll und seiner Messbarkeit.

Im Zentrum stehen die Ergebnisse und wie diese transparent gemacht und überprüft werden können. Schon eine einfache Nutzenanalyse hilft, Ideen zu verbessern und die Teamarbeit zu schärfen.

Ressourcen und Unterstützung

Selbst gut geplante agile Transformationsprozess scheitern oft an Hindernissen wie fehlende Ressourcen, Linienhierarchien oder bisherigen Kommunikations- und Genehmigungsprozessen.

Egal, was das Hindernis ist, der Schlüssel zum Wandel liegt immer darin, Barrieren zu erkennen und möglichst rasch zu beseitigen. (Christoph Amon, BOXit-Geschäftsführer)

Prioritäten und Tempo

Bei der agilen Transformation eines Unternehmens geht es nicht darum, möglichst viele Veränderungsinitiativen parallel zu starten, speziell nicht mit denselben Ressourcen, sondern diese im Fluss zu halten.

Ein einfaches Instrument dafür sind Kanban-Prozesse. Dabei werden alle Arbeitsschritte und Workflows unkompliziert in ein übersichtliches Schema eingefügt, strukturiert und Schritt für Schritt abgearbeitet. So wird der Fluss (Flow) des Projekts sichergestellt und Fortschritte sind klar erkennbar. 

Alle Veränderungen richten sich an den Kapazitäten aus. Engpässe entscheiden über die Prioritäten. Dauern Veränderungen zu lange, ist die Zeit vielleicht noch nicht reif dafür.

Skalierung – Erfolge feiern!

Agile Transformation ist ein großes Vorhaben, das nicht von heute auf morgen stattfindet und Herausforderungen mit sich bringt.

Umso wichtiger ist es, Team- und Teilerfolge sichtbar zu machen und zu feiern. Auch Fehlschläge können wichtig sein, um daraus zu lernen, Stichwort: Fiuck-up-Nights von Amazon oder Google 😉

BOXtastischer Tipp: Die businessBOX //PRO bietet die Möglichkeit, entweder auf einen vordefinierten Standard KANBAN-Prozess zurückzugreifen oder diesen mit eigenen Schritten (bzw. „Spalten“)  und Checklisten zu individualisieren. Interessiert? Lesen Sie hier direkt weiter…

Digitalisierung: Zwischen Wunsch und Realität | Opinion Piece 1024 341 martin

Digitalisierung: Zwischen Wunsch und Realität | Opinion Piece

Vor einigen Tagen erschien das „World Digital Competitiveness Ranking“ der renommierten Schweizer Wirtschaftshochschule IMD. Österreich landete auf Rang 17 von insgesamt 63 untersuchten Industrie- und Schwellenländern. Wieso liegen Wunsch und Wirklichkeit bei der Digitalisierung nach wie vor auseinander?

Digital Team Österreich

Auch wenn derzeit andere Themen das Tagesgeschehen beherrschen, hat die Regierung vor zwei Jahren in ihrer Digitalisierungsstrategie für Österreich das Ziel ausgerufen, „digitaler Vorreiter“ zu werden.

Im Frühjahr, zum Höhepunkt des ersten Lockdowns, initiierte Bundesministerin Margarete Schramböck das Digital Team Österreich. Wunsch: Unternehmen die nötigen digitalen Werkzeuge für mobiles Arbeiten zur Verfügung zu stellen. BOXit war von Anfang an dabei – mit unserer businessBOX helfen wir von Gründern bis zu „traditionellen“ Unternehmen dabei, ihre Prozesse und Abläufe zu digitalisieren.

Frei nach dem Motto „Standardisieren und digitalisieren Sie Ihr Leben dort, wo es zu komplex wird, damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.“

Digital Mindset

Und hier sind wir auch beim eigentlichen Kern der Digitalisierung – diese beginnt nämlich im Kopf. Einerseits in der Bildung und andererseits im Digital Mindset.

Das Detailergebnis im „World Digital Competetiveness Ranking“ weist Österreich bei den MINT-Fächern auf Rang 24. Hier gilt es also die Weichen im Bildungs- und Wissenschaftssystem langfristig richtig zu stellen.

Wo wir kurzfristig(er) ansetzen können, ist das Mindset – als wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation. Vereinfacht ausgedrückt ist es eine Kombination aus Neugier und Verständnis für Zusammenhänge, denn Digitalisierung ist immer auch eine systemische Herausforderung. Neue Technologien, die Prozesse erleichtern, sind die eine Seite der Medaille. Die andere Seite ist der richtige Umgang mit diesen Tools, die Geschäftsmodelle verändern und damit auch die Kultur im Unternehmen. Diese Zusammenhänge zu verstehen und zu moderieren, ist Management-Aufgabe.

Digital Mindset beginnt damit immer in der Geschäftsführung und gelingt nur, wenn alle auf die Reise vorbereitet und mitgenommen werden.

BOXtastische Vorreiter

Neben unseren Software-Lösungen bieten wir daher unseren Kunden – Unternehmen und Steuerberatern – Pakete, um ihre Digitalisierung und die Transformationsprozesse von Anfang bis Ende zu begleiten. Das reicht vom Umzugsservices bis zum Digitalisierungs-Check.

Lassen Sie sich von ausgewählten Erfolgsgeschichten in unserem Blog | Testimonials digitalisieren ;-)!

Ihr Wunsch: Digitalisieren. Wir freuen uns auf Sie!

Steuerberater: https://boxit.at/anfrage-termine/
Unternehmen: https://boxit.at/businessbox-pro-registrierung/