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Digitalisierung

ASTORIA bietet Beratung mit Weitblick | Gemeinsam mit BOXit 1024 576 martin

ASTORIA bietet Beratung mit Weitblick | Gemeinsam mit BOXit

Die modernen Büroräumlichkeiten im Wiener-Tor-Center in Krems/Donau spiegeln die Philosophie der Astoria Steuerberatung GmbH & Co KG, ihren Klienten Wirtschaftsberatung mit Weitblick zu bieten. BOXit im Gespräch mit zwei der Geschäftsführer und Partner – Mag. Herbert Schinerl und Andreas Weiß – über aktuelle Herausforderungen und die Zukunft der Branche. 

ASTORIA steht für „Wirtschaftsberatung mit Weitblick“. Wie gelingt es in herausfordernden Zeiten wie diesen den Überblick zu bewahren? Welche Themen „brennen“ derzeit bei Ihren Klienten?

Durch unsere Organisation in Teamstruktur stellen wir sicher, dass wir unsere Klienten optimal betreuen können. Jeder Kunde hat für jeden Bereich – Buchhaltung, Lohnverrechnung, sonstige Steuerberatung – einen fixen Ansprechpartner. Durch zusätzliche Branchenspezialisierungen ist gewährleistet, dass wir die Sprache des Kunden sowie seine Probleme verstehen und aktiv auf ihn zugehen können.

Historisch betrachten wir das Rechnungswesen als zentrales Tool und Entscheidungshilfe für Unternehmer.

Nichtsdestotrotz stellt die aktuelle Situation für alle eine große Herausforderung dar – weder für uns noch unsere Kunden ist abschätzbar, wie die weitere wirtschaftliche Entwicklung verlaufen wird. Daher geht es derzeit darum, die durch die Covid-Pandemie verursachte Krise bestmöglich zu bewältigen. Erschwerend kommen die anlassbezogene kurzfristige Gesetzgebung und die mit den Hilfsmaßnahmen verbundene Bürokratie hinzu. Ein aktuelles Rechnungswesen ist daher wichtiger denn je – womit wir wieder bei BOXit wären. Gemeinsam wollen wir die zeitliche Lücke zum aktuellen Buchungsstand reduzieren.

„Digitalisierung“ ist geradezu ein Modewort geworden. Welche Rolle spielt sie bei der ASTORIA?

Wir sind schon vorsichtig bei der Verwendung des Wortes „Digitalisierung“ – manche können es nicht mehr hören, viele verstehen es schlichtweg falsch.

Aus unserer Sicht ist Digitalisierung das Managen von Datenströmen – nicht nur in der Steuerberatungskanzlei, sondern startend bei der Wurzel, also in unserem Fall beim Kunden.

So betrachtet, ist „Digitalisierung“ die Zukunft, die aus Sicht der Astoria unvermeidbar ist. In nicht allzu ferner Zeit werden bisherige Papierdokumente – etwa Rechnungen – ausschließlich als Datensatz bestehen. Dann wird sich die Frage stellen, wer die Datenhoheit darüber besitzt bzw. wer das Know-how hat, damit effizient umgehen zu können.

Im obigen Verständnis ist Digitalisierung daher ein zentrales strategisches Ziel der Astoria für die nächsten Jahre.

Wie wichtig ist die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Kanzlei/Steuerberatung?

Eine gute Zusammenarbeit ist sehr wichtig. Die Kundenbeziehung steht an erster Stelle – Vertrauen ist dabei ganz zentral, dieses zu gewinnen und zu halten.

Neben der persönlichen Sympathie ist natürlich die Qualität unserer Leistungen ein wesentlicher Baustein für die Kundenzufriedenheit. Unsere Kunden dürfen darauf vertrauen, dass wir sie unterstützen, die gesetzlichen Verpflichtungen einzuhalten und ihre wirtschaftliche Situation zu verstehen.

Dafür ist erforderlich, dass wir die dafür benötigten Informationen zeitgerecht und vollständig erhalten. Diesen Prozess gilt es gerade jetzt, im Rahmen der „Digitalisierung“, weiter zu optimieren.

Auf der ASTORIA-Website liest man „Wir organisieren mit Ihnen Ihr Rechnungswesen so, dass Sie aus den Zahlen Ihrer Buchhaltung monatlich den Erfolg Ihres Unternehmens ablesen können.“ Wie gelingt das?

Jeder Klient hat seine Eigenheiten. Für manche ist das Belegsammeln eine wahre Freude, viele haben aber Albträume, wenn sie an Buchhaltung denken. Wir versuchen weitgehend auf alle Eigenheiten einzugehen und bieten verschiedenste Varianten der Zusammenarbeit an.

Die Bandbreite geht von Kunden, die zu uns ins Haus kommen bzw. über einen Internetzugang ihre Buchhaltung auf unserer Infrastruktur selbst eingeben bis hin zu jenen Fällen, wo wir einen ungeordneten Haufen von Belegen erhalten, die wir selbst entsprechend vorsortieren und verbuchen.

Das stärkste Argument gegenüber dem Kunden für eine vollständige und rechtzeitige Buchhaltung: Nicht nur der Erfolg, sondern auch etwaige Fehlentwicklungen werden ersichtlich. Und desto eher diese erkennbar sind, umso schneller kann darauf reagiert werden.

In allen Fällen versuchen wir natürlich den Prozess für beide Seiten so angenehm wie möglich zu gestalten – die „Digitalisierung“ wird die Abläufe hier in den nächsten Jahren noch weiter verändern.

Wie gestaltet sich der Austausch zwischen Ihren Klienten und der ASTORIA in der Praxis? Welche Erfolgsfaktoren und Voraussetzungen braucht es?

Der Austausch mit den Kunden findet über alle möglichen Kommunikationskanäle statt – e-mail, Telefon, Videokonferenz oder persönliche Gespräche – wobei sich trotz der technischen Möglichkeiten gezeigt hat: Viele Kunden bevorzugen das persönliche Gespräch. Das zeigt uns auch die starke Kundenverbundenheit. Wesentlich ist natürlich, dass eine entsprechende Besprechungsgrundlage vorhanden ist. Hier sind wir wieder bei der Qualität der Unterlagen bzw. des Rechnungswesens.

Zusätzlich geht es auch um die Darstellung und die Möglichkeiten der Präsentation. Unsere Kanzlei hat einen zentralen Kundenbereich mit ausreichenden Besprechungsräumen und modernster Technik. Unterschriften werden bei uns übrigens grundsätzlich digital über Signaturpads geleistet. Unmittelbar nach der Besprechung erhält der Kunde die besprochenen Unterlagen elektronisch übermittelt.

Ihr Blick in die Zukunft: Wie sieht der Alltag der Steuer- und Unternehmensberatung in fünf bis zehn Jahren aus? 

Sämtliche Datenprozesse zwischen Kunden, Behörden, sonstigen Institutionen und Steuerberatern werden standardisiert ablaufen. Dazu braucht es einerseits qualifizierte Mitarbeiter, die auf Basis dieser Datenströme entsprechende Auswertungen und Zahlungsvorgänge ableiten können – andererseits muss ein gewisses technisches Grundverständnis bestehen. Hier sind wir als Unternehmen in der entsprechenden Ausbildung der Mitarbeiter gefordert. 

Die Buchhaltung wird nicht mehr eineinhalb Monate später fertig gestellt werden, sondern tagfertig vorliegen.

Viele weitere Vorgänge werden standardisiert sein und eventuell von Online-Plattformen angeboten werden.

Gegenüber der klassischen Steuerberatung wird die Unternehmensberatung im Sinne einer begleitenden Betreuung des Kunden wesentlich an Bedeutung gewinnen.

Auf diese Entwicklungen wollen wir uns rechtzeitig vorbereiten.

Und nicht zu guter Letzt: Wie wurden Sie auf BOXit aufmerksam? Was schätzen Sie in der Anwendung?

Unter dem Leitbild „Wirtschaftsberatung mit Weitblick“ wollen wir unseren Kunden bestmögliche Lösungen basierend auf dem letzten Stand der Technik bieten. Wir verfolgen daher laufend alle Neuentwicklungen, betreiben einen regen Erfahrungsaustausch mit Berufskollegen und testen interessante Anwendungen. So kamen wir einerseits durch die Empfehlung eines Berufskollegen, andererseits durch ein persönliches Gespräch im Rahmen einer Digitalisierungsveranstaltung zu BOXit.

Wichtig für uns – in der Entscheidungsfindung für und jetzt in der Anwendung bzw. Zusammenarbeit mit BOXit – waren bzw. sind die einfache Handhabung und der strukturierte Datentransfer sowie die gute Schnittstelle zum vorhandenen Standardbuchungsprogramm. Ebenfalls zentral: Die Kundendaten verlassen nicht die Kanzlei und das Dashboard gibt den Klienten einen ersten guten Überblick. Auch die vertiefende Qualität der Auswertungen hat uns überzeugt.

Christoph Amon im Studio. Virtueller E-Day 2020 in der WKO.
E-Day 2020 | Gestalter des Wandels | Expertenvortrag 816 415 martin

E-Day 2020 | Gestalter des Wandels | Expertenvortrag

Erstmals organisierte die WKO ihr größtes Digitalisierungsevent – den E-Day 2020 – komplett virtuell. „Es geht weiter – muss weitergehen. Was jetzt gefragt ist, sind Gestalter des Wandels, leaders of change“, lautete eine der Schlüsselaussagen vom Wirtschaftsphilosophen und Vordenker Anders Indset. Passend dazu lieferte BOXit-Geschäftsführer Christoph Amon in seinem Expertenvortrag Impulse, wie effiziente Unternehmensführung im digitalen Zeitalter gestaltet werden kann.

Expertenvortrag: „Die fetten Jahre kommen“

Für alle, die nicht dabei sein konnten gibt es hier die Video-Aufzeichnung (YouTube) und die Folien zum BOXtastischen Vortrag am E-Day 2020:

  • Magisches Dreieck für Unternehmer: Organisation, Digitalisierung, Agilität
  • Rollen und Verantwortung beim Thema Organisation im Unternehmen
  • Meetings als Zeitfresser
  • Herausforderungen in ein- und mehrdimensionalen Unternehmen
  • Erfolgsrezept der Branchenführer
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E-Day 2020: Rückblick und Kernaussagen

Einige besonders knackige Kernaussagen aus der Keynote von Anders Indset mit dem Motto „Wollen wir die Gesellschaft verstehen, müssen wir die Wirtschaft neu Denken“ wollen wir ebenfalls festhalten:

  • „Wissen heißt nicht verstehen.“
  • „Daten suchen und speichern können Maschinen besser.“
  • „Traut euch […] Bullshit im Business zu lösen.“
  • „Bye bye Bla-bla-Land!“ für (zu) viele und (zu lange) Meetings
  • „Egal, wie die Probleme sind: Es gibt immer eine Lösung.“

Seine Empfehlung: Die Menschen sollten auf Zusammenarbeit setzen und auf den höchstmöglichen Input fokussieren – so bekomme man ein qualitativ hochwertiges Ergebnis.

Und wir teilen auch spannende Inputs und Gedanken von Zukunfts- und Trendforscher Tristan Horx (hier geht es zur Video-Aufzeichnung des Interviews):

  • Digitalisierung als solche habe schon immer für Auseinandersetzungen zwischen den Generationen gesorgt.
  • Digitalisierung kann analoge Beziehungen verstärken, indem sie mehr Zeit dafür gibt.
  • Homeoffice und Teleworking: Tätigkeiten, die man zu Hause besser macht, sollten von dort aus erledigt werden. Das Büro werde zunehmend zum Ort des sozialen Austausches.
  • „Work-Life-Blending“ = den Rhythmus seines Arbeitens auf Basis von Absprachen und innerhalb gewisser Spielräume selbständig zu wählen.
  • Die 40-Stunden-Arbeitswoche komme aus dem Industriezeitalter, sie wird sich in absehbarer Zeit ändern.

PS: Für alle, die nicht dabei sein konnten, gibt es jeweils die Links zu den Unterlagen und Vorträgen direkt im Programm vom E-Day 2020.

So geht es weiter! | BOXtastische Tipps für den Herbst 1024 731 martin

So geht es weiter! | BOXtastische Tipps für den Herbst

Fest steht: Die Corona-Krise vergeht nicht so schnell wie der Sommer. Und es bleibt noch länger herausfordernd für die meisten Unternehmen. Um die Kräfte zwischendurch zu mobilisieren, haben wir ein paar BOXtastische Tipps für den Herbst zusammengestellt.

Krisenfeste Basis

Die letzten Monate haben gezeigt: Unternehmen aber vor allem jede(r) einzelne Unternehmer(in) braucht unter anderem Resilienz. Also die Fähigkeit, auf wechselnde Lebenssituationen flexibel reagieren zu können und trotz Belastung psychisch gesund zu bleiben.

Hier geht es zu einigen Tipps, wie Sie Ihre Widerstandsfähigkeit stärken können.

Innovativer Spirit

Resiliente Menschen gehen nicht nur mit herausfordernden Situationen lösungsorientierter und gelassener um, sondern sehen auch Chancen, wo andere nur Krisen sehen. So können neue Wege und alternative Lösungs- und Gestaltungsmöglichkeiten entstehen. Spannend zu lesen war im Magazin für JungunternehmerInnen (Juli 2020) die Bilanz des Zukunftsforschers Harry Gatterer zur Post-Corona-Ökonomie

„…und plötzlich wird möglich, was zuvor kaum jemand für möglich hielt“.

Digitalisieren

Die Corona-Krise war für viele Bereiche der größte Digitalisierungs-Turbo, den Österreich je erlebt hat. Und digitale Lösungen und Tools bleiben auch in Zukunft zweifelsfrei wettbewerbsentscheidend. Genau hier setzen auch unsere Produkte für Unternehmer und Steuerberater/Buchhalter an.

Digitalisieren mit BOXit = Zeit sparen. Kosten senken.

Smart vernetzen

Was sich ebenfalls gezeigt hat: Vernetzen ist ein wesentlicher Punkt in der unternehmerischen Praxis. Unsere BOXtastischen Lösungen beinhalten damit auch verschiedene Portale, um die Schnittstellen zwischen Unternehmer und Steuerberater zu optimieren. Für eine noch bessere und punktgenaue Beratung, die gerade in Krisenzeiten überlebenswichtig sein kann. Stichwort: Liquiditätsplanung (mehr dazu).

In diesem Sinn: Gehen Sie mit uns auf eine digitale Reise!

Digitalisierungsoffensive der ACC Steuerberatung | Gemeinsam mit BOXit 1024 576 martin

Digitalisierungsoffensive der ACC Steuerberatung | Gemeinsam mit BOXit

Gleich beim Betreten der ACC Steuerberatung GmbH & Co KG in Vöcklabruck spürt man: Hier wird eine innovative Arbeitswelt gelebt und Digitalisierung groß geschrieben. Im Gespräch mit BOXit teilt Steuer- und Unternehmensberater Mag. Mario Adam, Partner der ACC, seine Visionen für die Branche und gibt Einblicke in die digitale Zusammenarbeit mit den Mandanten.

Das Motto der ACC Steuerberatungskanzlei lautet „Mit Konsequenz zum Erfolg“. Wie wichtig ist für Sie dieser Anspruch beim Thema Digitalisierung der Buchhaltung?

Sehr wichtig! Auch bei der Digitalisierung des Rechnungswesens gelangt man nur mit Konsequenz zum Erfolg. Das Rechnungswesen zu digitalisieren und somit auch zu automatisieren, bedeutet für alle Beteiligten das Verlassen der Komfortzone. Nur wenn man eingefahrene Strukturen und Organisationen aufbricht, kann das Projekt Digitalisierung gelingen. Wenn man sich der Herausforderung stellt, wird man mit Zeit- und Komfortgewinn belohnt werden.

Wann und wie wurden Sie erstmals auf BOXit aufmerksam? Was waren für Sie zentrale Beweggründe für eine Zusammenarbeit? Wo sehen Sie Vorteile?

Der erste Kontakt hat sich durch meinen Kanzleipartner Mag. Alexander Einschwanger auf einer Tagung ergeben. Nach mehreren gescheiterten Anläufen mit Systemen der Mitbewerber sind wir trotzdem neugierig geblieben und haben einen Termin  mit BOXit vereinbart. Schon die erste Demo hat uns überzeugt. Wir haben dann sehr schnell gemerkt, dass sich die Ansichten und Visionen von ACC und BOXit decken und starteten eine hoffentlich lange und sehr erfolgreiche Zusammenarbeit.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Ein straff organisiertes Rechnungswesen ist die Grundlage für jegliche unternehmerische Entscheidung. Wenn der Klient dann noch einen virtuellen Zugriff auf sein Unternehmen hat und sogar sämtliche Belege jederzeit und von überall aus einsehen kann, ist das schlicht modern, zeitsparend und professionell. Wenn man als Steuerberater seinen Mandanten diesen Nutzen bieten kann, ist die Klientenbindung natürlich enorm.

Ein virtueller Zugriff, zeit- und ortsunabhängig, auf Unternehmensdaten und -zahlen, spart enorm viel Zeit.

Wie gestaltet sich der Austausch und die Schnittstelle zwischen Ihren Klienten und ACC in der Praxis?

Wir haben gemerkt, dass bei unseren Mandanten durch das Dashboard die Lust nach mehr geweckt wurde. Der Aha-Effekt war ausnahmslos riesig, als wir unseren Mandanten die Möglichkeit des virtuellen Zugriffs auf deren Unternehmen präsentierten. Dass wir jedoch von einem Tag auf den anderen bei manchen Mandanten eine Digitalisierungsoffensive ausgelöst haben, hat aber selbst unsere kühnsten Erwartungen übertroffen.

Unser Tipp: Klicken Sie hier, um ein Beratungsgespräch mit BOXit zu vereinbaren – es lohnt sich!

Was schätzen Ihre Kunden an dem Logisth.AI-Portal bzw. Dashboard? Welche Funktionen sind für Unternehmen besonders wichtig? Gibt es dafür Voraussetzungen, die ein Unternehmen haben sollte?

Unsere Mandanten schätzen die Einfachheit am neuen Dashboard. Sie benötigen weder eine Lizenz der Rechnungswesen-Software, noch ist eine umfangreiche Einschulung von Nöten. Als besonders nehmen unsere Mandanten die Möglichkeit war, dass sie nicht nur wie gewohnt Auswertungen erhalten, sondern diese im Grunde interaktiv sind und den Zugriff bis auf den Beleg ermöglichen. Ein riesiger Vorteil dabei ist, dass die Mandanten keineswegs Buchhaltungskenntnisse dafür benötigen. Im Unternehmen müssen daher grundsätzlich keine Voraussetzungen geschaffen werden. Wenn die Mandanten umfangreicher damit arbeiten möchten und auch die Belege digital zur Verfügung stellen wollen, bedarf es allerdings der Bereitschaft, die Abläufe im Unternehmen einer Prüfung zu unterziehen.

Wenn Sie BOXit anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie wichtigsten Gründe? 

Wir sind der Meinung, dass Steuerberatungskanzleien, die mittelfristig erfolgreich sein möchten, nicht am Thema Digitalisierung vorbeikommen. Es wird sich das Berufsbild und die angebotenen Leistungen massiv verändern. Jene Zeiten, in der Belege manuell in ein System eingegeben wurden, sind definitiv vorbei. Diese freiwerdenden Ressourcen schaffen Möglichkeiten für neue Geschäftsfelder.

Berufsbild und Leistungen der Steuerberater werden sich massiv verändern.

Wenn Sie einen Blick in die Zukunft wagen, wie sieht der Alltag der Buchhaltung und Steuerberatung in 5-10 Jahren aus? 

Wie gesagt, wird es keine manuelle Belegverarbeitung mehr geben. Betriebswirtschaftliche Beratung wird deutlich an Wichtigkeit gewinnen. Aber auch derzeit noch eher unübliche Leistungen, wie Fakturierung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr und derartige Dinge werden in den täglichen Kanzleialltag Einzug halten.

Welche Auswirkungen zeigt die Corona-Krise auf die Branche? Welche aktuellen Herausforderungen und Problemstellungen gibt es? 

Die Corona-Krise wirkt als Digitalisierungsbeschleuniger und erhöht den Druck auf jene, die das Thema Digitalisierung bisher unterschätzt oder nicht wichtig genommen haben. Durch unseren hohen Grad an Digitalisierung war der Umstieg ins Home-Office völlig problemlos, auch bei jenen Teilen der Belegschaft, die nicht schon ohnehin teilweise im Home-Office arbeiten. Das Gleiche gilt für virtuelle Klientenbesprechungen.

Die Branche wird daher flexibler werden müssen und bisher ungewohnte Arten der Zusammenarbeit mit dem Mandanten werden Einzug in den Kanzleialltag halten. Wäre die Krise erst in ein bis zwei Jahren aufgetreten, hätte BOXit auch im Rechnungswesen dazu geführt, dass ein völlig reibungsloser Ablauf gesichert gewesen wäre, weil praktisch sämtliche Belege im Portal zur Verfügung gestanden wären. Die Mandanten hätten daher gar nicht wahrgenommen, ob die Kanzlei besetzt ist, oder die SachbearbeiterInnen von zu Hause aus arbeiten.

Abgesehen von den direkten Auswirkungen der Krise liegt die aktuelle Herausforderung darin, dass die Unternehmen bereit sein müssen, die Komfortzone zu verlassen und die Organisation zu überdenken. Besteht diese Bereitschaft, steht der Digitalisierung nichts im Wege!

„Die digitale Kanzlei“ von Steuerberaterin Birgit Weinhofer | Quergedacht mit BOXit 1024 576 martin

„Die digitale Kanzlei“ von Steuerberaterin Birgit Weinhofer | Quergedacht mit BOXit

Anmerkung: Versehentlich wurde im Juli-Newsletter nochmals auf das spannende Interview mit Birgit Weinhofer verlinkt (absolut lesenswert!) – dafür entschuldigen wir uns. Klicken Sie hier, um direkt zum Beitrag „Chancen nutzen | Resilienz“ zu gelangen!

Steuerberaterin Birgit Weinhofer ist über Umwege in ihrem Beruf gelandet. Und auch sonst unterscheidet sich ihre neu eröffnete Kanzlei in Graz – Steuerberatung Weinhofer – vom traditionellen Mitbewerb. BOXit im Gespräch mit einer Frau, die als Skipperin in Kroatien ihre ersten Klienten gewonnen und sich konsequent für den digitalen und mobilen Weg entscheidet.

Guten Morgen Frau Weinhofer. Warum entschließt sich eine studierte Juristin, eine eigene Steuerberatungskanzlei aufzubauen?

Nach meinem Gerichtsjahr absolvierte ich einige Praktika und nach einer Karenzvertretung im Finanzamt landete ich bei einem Steuerberater. In einer sehr intensiven Zeit – parallel absolvierte ich die Steuerberaterprüfung – erkannte ich zwei wesentliche Punkte. Erstens: Die Zukunft der Branche liegt in der papierlosen Buchung. Und zweitens: Der persönliche Kontakt und die Beratung sind und bleiben Herzstück der Steuerberatung.

Digital und persönlich  – das klingt nach einem Widerspruch. Wie passt beides zusammen?

Wunderbar! Und ich denke, dass in 10 bis 15 Jahren alle Steuerberater das auch leben. Derzeit arbeitet der Berufsstand noch überwiegend traditionell. Was auch daran liegt, dass die Mehrheit über 45 Jahre alt und das analoge Geschäftsmodell gewohnt sind. Die klassische Kanzlei arbeitet mit tollen Buchhaltungsprogrammen, aber die Klienten bringen nach wie vor ihre Ordner mit den Belegen und diese werden manuell abgetippt. Es wird gedruckt, hin und her getragen und geschickt. All das ist zeit- und kostenintensiv. Und geht auch zu Lasten der Umwelt.

Eine digitale Buchhaltung ist die Basis und das wichtigste Instrument für die persönliche Steuerberatung.

Wie darf man sich die digitale Kanzlei von Birgit Weinhofer vorstellen?

Ohne gedruckte Belege und ohne dicke Ordner. Im Herbst 2019 lernte ich BOXit bei einer Steuerberater-Veranstaltung kennen und nach dem Vortrag von Christoph Amon beim Digitalisierungs-Symposium der KSW stand für mich fest, dass meine Kanzlei mit der Gesamtlösung von BOXit arbeiten wird. Und nicht nur meine Kanzlei sämtliche Prozesse und Abläufe digitalisiert, sondern ich auch aktiv meinen KlientInnen die businessBOX ans Herz lege.

Wie sind die Reaktionen auf Ihren neuen Weg, gibt es auch Stolpersteine? Und wie gewinnen Sie Ihre Klienten?

Mein Motto ist „Durchs Reden kommen die Leute zusammen“. Meine ersten Klienten habe ich als Skipperin auf einer Kroatien-Reise gewonnen. Fern der Medien haben die jungen Leute begonnen, mir Fragen zu stellen, wie sie sich selbständig machen können. Wie man einen Gewerbeschein bekommt. Und jetzt in Coronazeiten dreht sich vieles um Förderungen. Und ich habe auch Klienten, die ich früher betreut habe und die nach meinem Wechsel aktiv nach mir gesucht haben, weil ich ihnen zuhöre. Oft geht es auch um allgemeinere Fragen oder rechtliche Belange oder einfach darum, mit dem Steuerberater seine Sorgen teilen zu können oder auch Dampf abzulassen. Im Grunde ist unser Beruf ein sehr „menschlicher“. Daher ist für mich auch Mundpropaganda zentrales Marketing-Element. Auch hier ergänzt durch den digitalen Auftritt im Web – ich freue mich darauf, bald auch auf Facebook und Instagram vertreten zu sein.

Das Herzstück für mich ist die Beratung meiner Klienten – in Steuerfragen aber auch generell in Lebenslagen. Das beginnt mit dem Zuhören.

Wenn Sie BOXit anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie die wichtigsten Gründe? Haben Sie Tipps?

Die Effizienzvorteile und Freiheiten, die die Gesamtlösung von BOXit bieten. Sowohl auf Kanzlei- als auch Unternehmensseite braucht es nur mehr einen Internetzugang. Und auf Knopfdruck habe ich alle nötigen Infos und Belege, um meine Klienten beraten zu können – quasi zeit- und ortsunabhängig. Damit das mobile und digitale Arbeiten gelebte Realität wird, braucht es natürlich ein Umdenken. Hier haben Digital Natives / Creatives sicher einen Vorteil, weil sie mit den neuen Technologien aufwachsen. Für andere bedeutet es, bestehende Abläufe quer zu denken und mutig neue Wege einzuschlagen. Auch hier kann ich BOXit empfehlen, denn neben den Software Lösungen bieten sie auch ein tolles Einstiegs- und Umstiegsservice.

Umdenken beginnt im Kopf. Und digitales Arbeiten ermöglicht Freiheiten.

Sie wollen direkt mit Birgit Weinhofer Kontakt aufnehmen?
Telefonisch: 0676 310 6214 oder per E-Mail: birgit_weinhofer@hotmail.com 
In Kürze online: http://www.steuerberatung-weinhofer.at/

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Wettbewerbsfähig durch Künstliche Intelligenz | Finanzmanagement und Liquiditätsplanung 1024 683 martin

Wettbewerbsfähig durch Künstliche Intelligenz | Finanzmanagement und Liquiditätsplanung

ART OF LIFE baut Brücken zwischen unterschiedlichen Disziplinen wie Wirtschaft und Kunst, unternehmerischen Herausforderungen und technologischen Lösungen, Bedrohungen und Chancen. Ziel ist die Entwicklung von lernfähigen und innovativen Unternehmenskulturen für einen langfristigen Unternehmenserfolg. Vor kurzem erschien ihr Playbook „Stay in the Game. Wettbewerbsfähigkeit durch Künstliche Intelligenz“ (hier geht es direkt zum kostenlosen Download). BOXit freut sich, mit unserer businessBOX ein konkretes Anwendungsbeispiel für den Bereich „Finanzmanagement und Liquiditätsplanung“ beizutragen. Danke, dass wir unsere Case Study auch hier teilen dürfen!

Ausgangslage und Zukunftsperspektive

Die Coronakrise hat gezeigt: Digitalisierung und Automatisierung werden in Zukunft zentrale Erfolgsfaktoren für Unternehmen sein. Neben Homeoffice-Tools und Videokonferenzen wird es vor allem der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) sein, durch den sich Prozesse und Geschäftsmodelle grundlegend verändern. Viele automatisierte und repetitive Tätigkeiten werden in Zukunft durch KI ersetzt. Damit können Ineffizienzen reduziert und Kosten gespart werden. Zugleich können Mitarbeiter viel stärker ihre persönlichen Fähigkeiten wie Kreativität, Beziehungsfähigkeit und Visionskraft entwickeln. Vor allem mittelständische Unternehmen können so ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern. Dabei sind die Eintrittsbarrieren für das Ausprobieren von Künstlicher Intelligenz oft sehr niedrig. Das Playbook von Art of Life listet eine Reihe von konkreten Anwendungsbeispielen, wie Unternehmen ganz konkret mit KI ihre Abläufe und Prozesse optimieren können und Herausforderungen meistern können.

In der BOXit-Case Study geht es um den Bereich Finanzmanagement und Liquiditätsplanung.

Was ist die Herausforderung?

Die meisten kleineren Unternehmen haben nicht die internen Ressourcen, um eine professionelle Finanz- und Liquiditätsplanung zu organisieren. Die notwendige Klärung beschränkt sich meistens auf das jährliche Gespräch mit dem Steuerberater, was aber in Zeiten der Unsicherheit viel zu kurz greift.

Was ist das Angebot?

BOXit stellt mit seinem Produkt businessBOX Unternehmern eine digitale Unternehmenszentrale zur Verfügung. Es ist eine „all-in-one Business Software“, mit dem ein KMU leistbar seinen Unternehmensalltag digitalisieren und professionell gestalten kann.

Als konkretes Beispiel hat COVID-19 eindrucksvoll bewiesen, dass für Unternehmer eine tagesgenaue Liquiditätsplanung essentiell und teilweise existentiell ist. Daneben ist eine durchdachte Prozesssteuerung in allen Sparten für jeden Unternehmer ein absolutes Muss, genau das bietet dieses Angebot.

BOXtastischer Tipp: Im Digital Team Österreich bieten wir eine 3-monatige kostenfreie Nutzung der businessBOX.

Wie und in welcher Form wird KI eingesetzt?

Hier geht es darum Rechnungen mittels OCR Funktion auszulesen, durch intelligente Anbindung an das Buchhaltungsprogramm des Unternehmers/Steuerberaters die korrekte Kontierung zu ermitteln und diese vollautomatisch in das Buchhaltungsprogramm zu importieren.

Aktuelles Highlight ist die Blindverbuchung: Hier werden Belege, welche von der KI als korrekt erkannt werden, direkt verbucht, ohne menschlicher Kontrolle. Dies bringt zusätzlich erhebliche Zeiteinsparungen.

Wo gibt es in Zukunft noch Möglichkeiten für KI?

KI – basierte Auftragsvorhersage für alle Branchen (z.B.: für Bäckereien gibt es eine wetterbasierte Auftragsvorhersage), daraus kann man die Liquiditätsplanung teilweise von der KI lenken lassen. Der weitere Ausbau der KI in der Buchhaltung ist ohnehin omnipräsent.

Bereit für Ihre digitale Reise? Wir freuen uns auf Sie!
DOit. BOXit.

Förderungen für Digitalisierung | Herausforderungen in Chancen verwandeln 1024 576 martin

Förderungen für Digitalisierung | Herausforderungen in Chancen verwandeln

Hinweis: scanBOX wird Logisth.AI. Der neue Name wird ab Juli 2020 verwendet.

Digitalisierung ist aus der neuen Normalität nicht mehr wegzudenken. BOXit stellt mit seinen Business-Software-Lösungen sowohl Unternehmen als auch Steuerberatungskanzleien Instrumente zur Verfügung, um sämtliche Prozesse digitalisieren zu können. Gerne begleiten wir unsere Kunden auch auf diesem neuen Weg und unterstützen sie aktiv beim Neu-Denken und Um-Gestalten der Abläufe. Und noch eine gute Neuigkeit: Es gibt eine Reihe von Förderungen - österreichweite und bundesländerspezifische - für die Digitalisierung.

Überblick über Fördermöglichkeiten

In Anlehnung an einen Beitrag vom Brutkasten möchten wir heute einen Überblick (kein Anspruch auf Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit) über Förderstellen und -angebote geben, die finanziell bei der Digitalisierung unterstützen.

Hinweis: Die Richtlinien und Kriterien der einzelnen Möglichkeiten sind unterschiedlich und damit jeweils anwendbar oder nicht (siehe Details der jeweiligen Programme). Bei fast allen muss die Förderung vor Projektstart beantragt werden.

KMU Digital
  • Wer? Ministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort (BMDW) in Kooperation mit der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ)
  • Was? Zwei verschiedene Module – Beratung (bis zu 4.000 Euro) und Umsetzung (bis zu 5.000 Euro). Themenschwerpunkte: Geschäftsmodelle und Prozesse, E-Commerce und Online-Marketing, IT-Security, Digitale Verwaltung
  • Link: https://www.kmudigital.at/ (Stand: 06.05.2020: Derzeit sind alle Mittel der Beratungs- und Umsetzungsförderung reserviert. Anträge kommen auf eine Warteliste.)
aws Digitalisierung
  • Wer? Austria Wirtschaftsservice (aws)
  • Was? Unternehmen aus dem Bereich der Sachgüterproduktion oder produktionsnahen Dienstleistungen (bzw. in Tirol alle Branchen) bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen und beim Aufbau digitaler Geschäftsmodelle (bis zu 500.000 Euro).
  • Link: https://www.aws.at/aws-digitalisierung/
Programme vom FFG

Rund acht Millionen Euro stehen im Rahmen folgender Programme zur Verfügung (Artikel vom 6.5.2020: „Ministerin Schramböck: Digitalisierung für Aufschwung nutzen„):

go international (Digitalisierungsscheck)
Digital Europe Programme (2021 – 2027)
  • Wer? Koordination in Ö vom Ministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort (BMDW). Die FFG unterstützt als Nationale Kontaktstelle die Forschenden und Unternehmen mit umfassenden Informations- und Serviceleistungen.
  • Link: www.ffg.at/Europa/FP9_DigitalEurope
Bundesländerspezifische Förderungen

Zusätzlich gibt es in fast allen Bundesländern eigene Förderungen durch regionale Fördergeber. Auch hier ein Überblick (kein Anspruch auf Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit):

BOXtastische Lösungen

Für EPUs | KMUs | Gründer haben wir verschiedene businessBOXen zur Auswahl, die von der Buchhaltung über Zeiterfassung bis zur DSGVO je nach Anforderungen Effizienzsteigerungen und Erleichterungen bringen. Reinklicken lohnt sich!

Für Steuerberater | Buchhalter | Konzerne bedeutet die scanBOX eine enorme Zeitersparnis und beträchtliche Reduktion der Arbeitslast. 100 Belege in 10 Minuten verbucht! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage für ein individuelles Angebot und Beratungsgespräch!

Bereit für Ihre digitale Reise? Wir freuen uns auf Sie!
DOit. BOXit. 

Word-Rap mit Christoph Amon | BOXtastische Gedanken 1024 576 martin

Word-Rap mit Christoph Amon | BOXtastische Gedanken

Eine weitere Woche im Home-Office geht zu Ende – für uns eine besonders spannende. Gestern waren wir live bei der #zusammenstärker, der digitalen Konferenz für Unternehmen vom brutkasten (mehr dazu dann nächste Woche). Vor den Osterfeiertagen nehmen wir uns Zeit für einen kleinen BOXit Stimmungs-Check | Gedanken zur Digitalisierung von unserem Geschäftsführer Christoph Amon als Word-Rap. 

Mobiles Arbeiten, Home-Office. Persönliche Herausforderung?

Normalerweise bin ich sehr viel unterwegs und auch viel im Auto. Daher bin es gewöhnt, mobil zu arbeiten – frei nach dem Motto „egal wann, egal wo.“ Für mich persönlich ist das Home-Office damit eine durchaus willkommene Abwechslung. Jetzt komme ich endlich dazu, die letzten Monate aufzuarbeiten 😊.

Digitale Werkzeuge – ohne welche geht es in diesen Tagen nicht?

Klare Antwort – unsere businessBOX. Wir verwalten und organisieren uns – also unser Unternehmen BOXit – mit unserer eigenen Software. Zusätzlich nutzen wir aktuell Lösungen wie Microsoft Teams, Teamviewer oder Zoom für Meetings mit Kunden und intern. Da hat sich – außer, dass wir jetzt dabei in den eigenen vier Wänden sitzen – nichts geändert.

Wir nutzen selbst die businessBOX, um uns zu organisieren.

BOXit unterstützt das Digital Team Österreich. Warum? Und wie?

In schweren Zeiten sollten wir Unternehmer  zusammenhalten – Tatsachen können wir ohnehin nicht beeinflussen, aber das Beste aus der Zeit machen. Daher stand für uns sofort fest, als wir von der Initiative des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort gehört haben: Wir wollen andere Unternehmen(r) tatkräftig mit unserer Kernexpertise – Prozess zu digitalisieren – unterstützen.

Größte Stolpersteine bei der Digitalisierung?

Die Angst vor Veränderung! Viele Unternehmer leben nach dem Motto “Never change a winning team“. Das mag kurz – bis mittelfristig stimmen, aber langfristig muss im Unternehmen eine Strategie zum digitalen Wandel vorhanden sein. Allein die Administration und Organisation in der businessBOX machen die Büroarbeit um so viel effizienter, spart Zeit, Kosten und Nerven. Mit unserer all-in-one Business Software kann man sein Unternehmen auf die Zukunft vorbereiten.

Tipps fürs Home-Office?

Nicht immer eine Jogginghose tragen 😉 Sie gaukelt einem vor, dass alles passt, aber wenn man dann wieder mal in die Jeans steigt, kommt die böse Überraschung. Daher mein Tipp fürs Home-Office: Perspektivenwechsel. Dinge hinterfragen. Bewußt aus Gewohntem ausbrechen.

Arbeitswelt nach der Corona-Krise?

Veränderungen, die jetzt quasi über Nacht eingeläutet worden sind, werden fixer Bestandteil unseres Alltags „danach“ bleiben. Und das ist sehr gut so.  Viele Termine, die vorher persönlich stattgefunden haben, werden weiter online stattfinden. Das spart Ressourcen und schont die Umwelt. Und aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen: Das funktioniert oft besser als anfänglich vermutet. Die gesamte Wirtschaft und Arbeitswelt wird sich Gedanken machen, wie man sein Unternehmen „ortsunabhängiger“ und „flexibler“ nicht zuletzt „digitaler“ organisieren kann. Und wir freuen uns darauf, diese Reise zu begleiten.

BOXtastischer Tipp: Im Digital Team Österreich bieten wir eine 3-monatige kostenfreie Nutzung der businessBOX.

In diesem Sinne: DOit. BOXit. Willkommen im Digital Team Österreich!

BOXit im Gespräch | Digitalisierungsexperte Steuerberater Dr. Stöckelmaier 1000 677 martin

BOXit im Gespräch | Digitalisierungsexperte Steuerberater Dr. Stöckelmaier

Hinweis: scanBOX wird Logisth.AI. Der neue Name wird ab Juli 2020 verwendet.

Digitalisierungsexperte und Steuerberater Dr. Michael Stöckelmaier, MBA, von KOLL & PARTNER Steuerberatung, war maßgeblich an der Entwicklung von Logisth.AI beteiligt. Die Software bildet die technologische Basis für die scanBOX von BOXit.

Herr Dr. Stöckelmaier, Sie setzen ja seit circa 1,5 Jahren auf die von Ihnen mitentwickelte Business-Software-Lösung. Was sind denn die technischen Voraussetzungen, die nötig sind, damit das System läuft?
Da fällt meine Antwort sehr kurz aus. Es gibt keine komplizierten, technischen Voraussetzungen oder Einstiegshürden – ein Internetzugang und einen guten Dokumentenscanner, Kostenpunkt circa 400 Euro pro Gerät, mehr braucht es nicht.

Und wie lange hat es vom Prozess/Ablauf gedauert, bis die Software in Ihrer Kanzlei voll integriert war?
Wir hatten bereits drei Jahre Vorlaufzeit, in der wir mit Digitalisierung quasi – salopp gesagt – herumgetan haben bzw. auch mit zwei anderen Programmen herumprobiert haben. Natürlich braucht es eine gewisse Zeit, bis ein System wirklich bei allen Mitarbeitern und Buchhaltern nahtlos Anwendung findet – in unserem Fall circa ein halbes Jahr.

Ganz entscheidend für uns war die Integration in den Kanzleiablauf, und die ist bei dieser Software-Lösung optimal.

Wo sehen Sie die Vorteile im Vergleich zu anderen Auslesesystemen?
Ganz entscheidend für uns war die Integration in den Kanzleiablauf, und die ist bei dieser Software-Lösung optimal. Es gibt keine Wartezeiten für die Buchhalter. Die Belege werden automatisiert zu der jeweiligen Buchung gezogen. Und außerdem werden Rechnungsmerkmale und Details, die man ansonsten von der Rechnung abtippen muss, automatisch ausgelesen. Das erspart einerseits das manuelle Abtippen und andererseits kann direkt im System kontrolliert werden, ob alles stimmt. Damit kann auch die Vorkontierung direkt erfolgen – sogar bei Kassenbelegen. Das heißt, ich kann den Beleg 1:1 in die Buchhaltung laufen lassen, ohne dass ich hier einen manuellen Aufwand habe, sprich acht oder zehn Felder, die normalerweise notwendig sind, eintippen muss. Im Vergleich zu anderen Systemen, die immer nur den Bruttobetrag auslesen, werden auch der Nettobetrag, Steuercodes und der Steuerprozentsatz ausgelesen. Unterm Strich liegt der größte Vorteil in der Ausleserate selbst.

Die Steuerberatung ist ja sehr zahlenaffin – lässt sich die Zeitersparnis in einem konkreten Prozentsatz festmachen?
Ich schätze die Zeitersparnis auf mindestens 25 %, wobei der Prozentsatz vom System noch höher liegen könnte (bis zu 50 %). Salopp formuliert steht sich der Buchhalter da selbst ein Stück im Weg. Ein Buchhalter will alles kontrollieren, alles muss 100 % richtig sein.  Aus dem Grund schaut er sich alles genau an und die Zeitersparnis, jetzt rein in % festgemacht, ist auf dem Papier nicht ganz so hoch, wie sie sein könnte.

Wenn Sie das Produkt anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie die wichtigsten Gründe?
Ganz klar die digitale Buchhaltung, sprich bei jeder Buchung habe ich den dazugehörigen Beleg. Plus ich habe Effizienzvorteile – die Buchhaltung wird schneller und „richtiger“ dadurch, dass ein Computer ausliest und vorkontiert. Und der Buchhalter kann sich damit voll und ganz auf das Wichtige konzentrieren, und ist nicht damit beschäftigt, Zahlen abzutippen.

Dürfen wir nochmals zu einem Punkt springen, den Sie zu Beginn erwähnt haben – die Integration. Gibt es eigentlich auch Widerstände, zum Beispiel von Buchhaltern gegenüber dem neuen System
Ganz ehrlich – ja, vor allem am Anfang. Wenn man aber dem Mitarbeiter zeigt, was mit dem System wirklich möglich ist, sprich dass er sich wirklich noch besser um den Klienten kümmern kann, Zeit gewinnt für noch wichtigere Dinge und auch Bereiche übernehmen kann, wie den Zahlungsverkehr oder das Mahnwesen, dann wird sowohl einerseits der Mitarbeiter als auch der Klient Freude haben und das Gefühl gestärkt, das ist wirklich ein Steuerberater, auf den man sich verlassen kann. Und man baut so eine Kundenbindung auf, die deutlich höher ist und auch neue Klienten anzieht. Ich glaube auch nicht, dass man die Wahl hat zu sagen, ich schließe mich dieser Modernisierung nicht an, oder ich springe auf den Zug nicht auf, denn in der Digitalisierung liegt der Erfolg der Zukunft.

In der Digitalisierung liegt der Erfolg der Zukunft.

KopfStart: Wie die businessBOX neue Sichtweisen von Leben und Arbeiten optimal unterstützt 1024 576 martin

KopfStart: Wie die businessBOX neue Sichtweisen von Leben und Arbeiten optimal unterstützt

Mit KopfStart bietet Frau Mag. Katja Hautzinger BewerberInnen und Unternehmen neue Sichtweisen in den Bereichen Personalsuche und -auswahl, Training und Coaching mit Standorten in Wien und Innsbruck. 

Im Gespräch mit BOXit berichtet die geschäftsführende Gesellschafterin und zertifizierte HR-Managerin, warum sie auch ihre internen Prozesse und Abläufe in Zusammenarbeit mit BOXit vollkommen neu durchdacht und zukunftsfit gemacht hat.

Mit KopfStart bieten Sie Ihren Kunden „Personal mit Herz und Hirn“. Können Sie uns mehr über  Ihre Leistungen und die Chancen, die sich daraus ergeben, erzählen?

„KopfStart hat im Wesentlichen zwei Standbeine bzw. Zielgruppen. Einerseits unterstützen wir BewerberInnen bzw. ganz allgemein Menschen im beruflichen Kontext – aber auch im größeren Zusammenhang – dabei, ihre persönlichen Stärken und Kompetenzen zu erkennen und optimal einzusetzen. Andererseits bieten wir auch Unternehmen die Chance auf neue Sicht- und Herangehensweisen und damit für leistungsstarke, zufriedene und glückliche MitarbeiterInnen.“

KopfStart arbeitet seit ca. einem Jahr mit der businessBOX. Ich erinnere mich gut an die Anfänge unserer Zusammenarbeit, bei dem das Thema „neu denken“ ebenfalls im Mittelpunkt stand.

„Genau. Ganz wesentlich für meine Entscheidung für die businessBOX war die professionelle, digitale Beratung durch das BOXit-Team. Ich war ja mit meinem alten System nicht mehr zufrieden, habe aber durch unsere Gespräche erkannt, dass der Umstieg auf ein neues Computerprogramm nicht oder eben nur Teil der Lösung ist.“ 

Ein zentraler Punkt für KopfStart und BOXit: Die Bereitschaft, die alten Abläufe kritisch zu hinterfragen und Prozesse vollkommen neu zu denken.

Die digitale Unternehmensberatung spielt eine ganz wesentliche Rolle bei der BOXit. Gemeinsam mit unseren Kunden analysieren wir das Altsystem und die alten Prozesse, um zu definieren, was transferiert wird und welche Bereiche vollkommen neu gedacht werden sollten. Bei KopfStart war das beispielsweise das Bewerberportal auf der Webseite.

„Eine gewaltige Arbeitserleichterung! Das Online-Bewerbungsformular ist direkt mit der businessBOX verbunden. Sobald die Bewerber ihre Daten für einen ausgeschriebenen Job eingeben und ihre Dokumente hochladen, landen diese sofort in unserer businessBOX. Damit müssen wir keine Daten händisch den Projekten zuordnen.“

Auch der Datenschutz spielt ja im Personalbereich eine große Rolle.

„Richtig. Sicherheit ist mir sehr wichtig. Ohne IT-Unterstützung ist es schwer, hier den Überblick zu bewahren. Mit dem integrierten DSGVO-Assistenten können sowohl ich als auch meine BewerberInnen sicher sein, dass alles datenschutzkonform verläuft.“

Weitere Informationen zu Personal mit Herz und Hirn: