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So geht es weiter! | BOXtastische Tipps für den Herbst 1024 731 martin

So geht es weiter! | BOXtastische Tipps für den Herbst

Fest steht: Die Corona-Krise vergeht nicht so schnell wie der Sommer. Und es bleibt noch länger herausfordernd für die meisten Unternehmen. Um die Kräfte zwischendurch zu mobilisieren, haben wir ein paar BOXtastische Tipps für den Herbst zusammengestellt.

Krisenfeste Basis

Die letzten Monate haben gezeigt: Unternehmen aber vor allem jede(r) einzelne Unternehmer(in) braucht unter anderem Resilienz. Also die Fähigkeit, auf wechselnde Lebenssituationen flexibel reagieren zu können und trotz Belastung psychisch gesund zu bleiben.

Hier geht es zu einigen Tipps, wie Sie Ihre Widerstandsfähigkeit stärken können.

Innovativer Spirit

Resiliente Menschen gehen nicht nur mit herausfordernden Situationen lösungsorientierter und gelassener um, sondern sehen auch Chancen, wo andere nur Krisen sehen. So können neue Wege und alternative Lösungs- und Gestaltungsmöglichkeiten entstehen. Spannend zu lesen war im Magazin für JungunternehmerInnen (Juli 2020) die Bilanz des Zukunftsforschers Harry Gatterer zur Post-Corona-Ökonomie

„…und plötzlich wird möglich, was zuvor kaum jemand für möglich hielt“.

Digitalisieren

Die Corona-Krise war für viele Bereiche der größte Digitalisierungs-Turbo, den Österreich je erlebt hat. Und digitale Lösungen und Tools bleiben auch in Zukunft zweifelsfrei wettbewerbsentscheidend. Genau hier setzen auch unsere Produkte für Unternehmer und Steuerberater/Buchhalter an.

Digitalisieren mit BOXit = Zeit sparen. Kosten senken.

Smart vernetzen

Was sich ebenfalls gezeigt hat: Vernetzen ist ein wesentlicher Punkt in der unternehmerischen Praxis. Unsere BOXtastischen Lösungen beinhalten damit auch verschiedene Portale, um die Schnittstellen zwischen Unternehmer und Steuerberater zu optimieren. Für eine noch bessere und punktgenaue Beratung, die gerade in Krisenzeiten überlebenswichtig sein kann. Stichwort: Liquiditätsplanung (mehr dazu).

In diesem Sinn: Gehen Sie mit uns auf eine digitale Reise!

Digitalisierungsoffensive der ACC Steuerberatung | Gemeinsam mit BOXit 1024 576 martin

Digitalisierungsoffensive der ACC Steuerberatung | Gemeinsam mit BOXit

Gleich beim Betreten der ACC Steuerberatung GmbH & Co KG in Vöcklabruck spürt man: Hier wird eine innovative Arbeitswelt gelebt und Digitalisierung groß geschrieben. Im Gespräch mit BOXit teilt Steuer- und Unternehmensberater Mag. Mario Adam, Partner der ACC, seine Visionen für die Branche und gibt Einblicke in die digitale Zusammenarbeit mit den Mandanten.

Das Motto der ACC Steuerberatungskanzlei lautet „Mit Konsequenz zum Erfolg“. Wie wichtig ist für Sie dieser Anspruch beim Thema Digitalisierung der Buchhaltung?

Sehr wichtig! Auch bei der Digitalisierung des Rechnungswesens gelangt man nur mit Konsequenz zum Erfolg. Das Rechnungswesen zu digitalisieren und somit auch zu automatisieren, bedeutet für alle Beteiligten das Verlassen der Komfortzone. Nur wenn man eingefahrene Strukturen und Organisationen aufbricht, kann das Projekt Digitalisierung gelingen. Wenn man sich der Herausforderung stellt, wird man mit Zeit- und Komfortgewinn belohnt werden.

Wann und wie wurden Sie erstmals auf BOXit aufmerksam? Was waren für Sie zentrale Beweggründe für eine Zusammenarbeit? Wo sehen Sie Vorteile?

Der erste Kontakt hat sich durch meinen Kanzleipartner Mag. Alexander Einschwanger auf einer Tagung ergeben. Nach mehreren gescheiterten Anläufen mit Systemen der Mitbewerber sind wir trotzdem neugierig geblieben und haben einen Termin  mit BOXit vereinbart. Schon die erste Demo hat uns überzeugt. Wir haben dann sehr schnell gemerkt, dass sich die Ansichten und Visionen von ACC und BOXit decken und starteten eine hoffentlich lange und sehr erfolgreiche Zusammenarbeit.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Ein straff organisiertes Rechnungswesen ist die Grundlage für jegliche unternehmerische Entscheidung. Wenn der Klient dann noch einen virtuellen Zugriff auf sein Unternehmen hat und sogar sämtliche Belege jederzeit und von überall aus einsehen kann, ist das schlicht modern, zeitsparend und professionell. Wenn man als Steuerberater seinen Mandanten diesen Nutzen bieten kann, ist die Klientenbindung natürlich enorm.

Ein virtueller Zugriff, zeit- und ortsunabhängig, auf Unternehmensdaten und -zahlen, spart enorm viel Zeit.

Wie gestaltet sich der Austausch und die Schnittstelle zwischen Ihren Klienten und ACC in der Praxis?

Wir haben gemerkt, dass bei unseren Mandanten durch das Dashboard die Lust nach mehr geweckt wurde. Der Aha-Effekt war ausnahmslos riesig, als wir unseren Mandanten die Möglichkeit des virtuellen Zugriffs auf deren Unternehmen präsentierten. Dass wir jedoch von einem Tag auf den anderen bei manchen Mandanten eine Digitalisierungsoffensive ausgelöst haben, hat aber selbst unsere kühnsten Erwartungen übertroffen.

Unser Tipp: Klicken Sie hier, um ein Beratungsgespräch mit BOXit zu vereinbaren – es lohnt sich!

Was schätzen Ihre Kunden an dem Logisth.AI-Portal bzw. Dashboard? Welche Funktionen sind für Unternehmen besonders wichtig? Gibt es dafür Voraussetzungen, die ein Unternehmen haben sollte?

Unsere Mandanten schätzen die Einfachheit am neuen Dashboard. Sie benötigen weder eine Lizenz der Rechnungswesen-Software, noch ist eine umfangreiche Einschulung von Nöten. Als besonders nehmen unsere Mandanten die Möglichkeit war, dass sie nicht nur wie gewohnt Auswertungen erhalten, sondern diese im Grunde interaktiv sind und den Zugriff bis auf den Beleg ermöglichen. Ein riesiger Vorteil dabei ist, dass die Mandanten keineswegs Buchhaltungskenntnisse dafür benötigen. Im Unternehmen müssen daher grundsätzlich keine Voraussetzungen geschaffen werden. Wenn die Mandanten umfangreicher damit arbeiten möchten und auch die Belege digital zur Verfügung stellen wollen, bedarf es allerdings der Bereitschaft, die Abläufe im Unternehmen einer Prüfung zu unterziehen.

Wenn Sie BOXit anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie wichtigsten Gründe? 

Wir sind der Meinung, dass Steuerberatungskanzleien, die mittelfristig erfolgreich sein möchten, nicht am Thema Digitalisierung vorbeikommen. Es wird sich das Berufsbild und die angebotenen Leistungen massiv verändern. Jene Zeiten, in der Belege manuell in ein System eingegeben wurden, sind definitiv vorbei. Diese freiwerdenden Ressourcen schaffen Möglichkeiten für neue Geschäftsfelder.

Berufsbild und Leistungen der Steuerberater werden sich massiv verändern.

Wenn Sie einen Blick in die Zukunft wagen, wie sieht der Alltag der Buchhaltung und Steuerberatung in 5-10 Jahren aus? 

Wie gesagt, wird es keine manuelle Belegverarbeitung mehr geben. Betriebswirtschaftliche Beratung wird deutlich an Wichtigkeit gewinnen. Aber auch derzeit noch eher unübliche Leistungen, wie Fakturierung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr und derartige Dinge werden in den täglichen Kanzleialltag Einzug halten.

Welche Auswirkungen zeigt die Corona-Krise auf die Branche? Welche aktuellen Herausforderungen und Problemstellungen gibt es? 

Die Corona-Krise wirkt als Digitalisierungsbeschleuniger und erhöht den Druck auf jene, die das Thema Digitalisierung bisher unterschätzt oder nicht wichtig genommen haben. Durch unseren hohen Grad an Digitalisierung war der Umstieg ins Home-Office völlig problemlos, auch bei jenen Teilen der Belegschaft, die nicht schon ohnehin teilweise im Home-Office arbeiten. Das Gleiche gilt für virtuelle Klientenbesprechungen.

Die Branche wird daher flexibler werden müssen und bisher ungewohnte Arten der Zusammenarbeit mit dem Mandanten werden Einzug in den Kanzleialltag halten. Wäre die Krise erst in ein bis zwei Jahren aufgetreten, hätte BOXit auch im Rechnungswesen dazu geführt, dass ein völlig reibungsloser Ablauf gesichert gewesen wäre, weil praktisch sämtliche Belege im Portal zur Verfügung gestanden wären. Die Mandanten hätten daher gar nicht wahrgenommen, ob die Kanzlei besetzt ist, oder die SachbearbeiterInnen von zu Hause aus arbeiten.

Abgesehen von den direkten Auswirkungen der Krise liegt die aktuelle Herausforderung darin, dass die Unternehmen bereit sein müssen, die Komfortzone zu verlassen und die Organisation zu überdenken. Besteht diese Bereitschaft, steht der Digitalisierung nichts im Wege!

Resilienz | Krisen meistern, Kraft tanken | BOXtastische Tipps 1024 576 martin

Resilienz | Krisen meistern, Kraft tanken | BOXtastische Tipps

Resilienz ist ein Begriff, der seit der Corona-Krise nochmals im Aufwind ist. Kurz gefasst geht es dabei um die Fähigkeit, auf wechselnde Lebenssituationen flexibel zu reagieren und trotz Belastung psychisch gesund zu bleiben. Heute geben wir BOXtastische Tipps, wie man die Widerstandsfähigkeit stärken kann und und in den Alltag übertragen kann. Wichtig dabei: Auch einmal eine Pause einzulegen!

Faktoren, die sich positiv auf die Widerstandsfähigkeit auswirken

Im ursprünglichen Wortsinn bezeichnet Resilienz die Eigenart von elastischem Material immer wieder in die eigentliche Form zurückzufinden. Dabei geht es nicht um Starrheit oder Härte, sondern darum, neue Gestaltungsmöglichkeiten zu entdecken und den Blick auf das Machbare zu lenken.

Die Oberösterreichischen Nachrichten haben dem „inneren Stehaufmanderl“ vor einiger Zeit ein Sonderthema gewidmet (13.6.2020, Karriereteil) und dabei 12 Resilienz-Faktoren genannt: #Optimismus #Akzeptanz #Lebenssinn und -werte #Lösungs- und Zukunftsorientierung #Reflexionskompetenz und Selbstregulation #Selbstsicherheit #Gesunde Selbstfürsorge #Empathiefähigkeit #Bodenständigkeit #Selbstwirksamkeit #Tragfähige Beziehungen #Umsetzungs- und Handlungskompetenz

Persönlicher Resilienz-Check

Menschen, bei denen die verschiedenen Resilienz-Faktoren gut ausgeprägt sind, gehen mit schwierigen Situationen lösungsorientierter und gelassener um. Dabei sind vor allem die emotionale Selbstregulation, die eigene Reflexionsfähigkeit, aber auch das Empathievermögen und die gesunde Selbstfürsorge zentral. Letztere unterstützt uns dabei, uns zu regenerieren und Kraft zu tanken.

Die persönliche Widerstandsfähigkeit ist eine zum Teil in der frühen Kindheit angelernte Robustheit, die man im Laufe des Lebens stärken und trainieren kann.

Tipp: Hier kann man online einen kostenfreien, persönlichen Resilienz-Check durchführen lassen.

Widerstandsfähigkeit trainieren mit den 4 A’s

Gerade im Berufsleben und speziell in Corona-Zeiten spielt Resilienz eine große Rolle. Dabei sind laut Anneliese Aschauer-Pischlöger vom Institut für Gesundheit und Entwicklung für Menschen und Organisationen (IGEMO) folgende 4 A’s wichtig, um mit Stress- und Krisensituationen „gut“ umzugehen:

  • Achtsamkeit: Bewußtes Wahrnehmen der eigenen Ängste und Sorgen
  • Akzeptanz: Situation annehmen anstatt zu hadern
  • Abkühlen: Emotionen beruhigen, einen Schritt zurückzutreten
  • Ausrichten: Möglichkeiten und Machbares ausloten

Um Resilienz auch in den Führungsstil und die Unternehmenskultur zu integrieren, sind die Selbstführung und damit verbunden die Vorbildwirkung wichtig. Dazu zählt es auch, Raum für Ängste und Sorgen zu bieten, Transparenz und Klarheit zu schaffen und gemeinsam Gestaltungsmöglichkeiten zu suchen.

Pausen, gerade in schwierigen Zeiten

In diesem besonderen Jahr läuft die Ferien- und Urlaubszeit für viele anders als geplant. Das Virus ist nach wie vor da und bestimmt irgendwie weiter unseren Alltag. Die neue Normalität und die Änderungen der letzen Wochen und Monate haben vielen einiges abverlangt. Und auch wenn für uns mobiles Arbeiten weiter die Zukunft bleibt (mehr dazu von unserem Geschäftsführer Christoph Amon), freuen wir uns auf Pausen zwischendurch. Diese haben generell in der Leistungsgesellschaft keinen hohen Stellenwert. Und zugegeben, auch wir müssen uns gewissermaßen dazu zwingen.

Aber: Der Wechsel zwischen Anspannung und Entspannung ist eine Notwendigkeit für Körper und Geist. Eine gute Pause bietet die Chance auf mehr. Durch Ruhe und das Ausbrechen aus dem Alltag passiert etwas Spezielles: Das Hirn arbeitet besonders aktiv. Die Dinge sortieren sich, ordnen sich ein. Und durch das Verarbeiten schaffen wir nicht selten Freiraum für Geistesblitze.

In diesem Sinn freuen wir uns auf eine inspirierende Sommerzeit. Gehen Sie mit uns auf eine digitale Reise!

„Die digitale Kanzlei“ von Steuerberaterin Birgit Weinhofer | Quergedacht mit BOXit 1024 576 martin

„Die digitale Kanzlei“ von Steuerberaterin Birgit Weinhofer | Quergedacht mit BOXit

Anmerkung: Versehentlich wurde im Juli-Newsletter nochmals auf das spannende Interview mit Birgit Weinhofer verlinkt (absolut lesenswert!) – dafür entschuldigen wir uns. Klicken Sie hier, um direkt zum Beitrag „Chancen nutzen | Resilienz“ zu gelangen!

Steuerberaterin Birgit Weinhofer ist über Umwege in ihrem Beruf gelandet. Und auch sonst unterscheidet sich ihre neu eröffnete Kanzlei in Graz – Steuerberatung Weinhofer – vom traditionellen Mitbewerb. BOXit im Gespräch mit einer Frau, die als Skipperin in Kroatien ihre ersten Klienten gewonnen und sich konsequent für den digitalen und mobilen Weg entscheidet.

Guten Morgen Frau Weinhofer. Warum entschließt sich eine studierte Juristin, eine eigene Steuerberatungskanzlei aufzubauen?

Nach meinem Gerichtsjahr absolvierte ich einige Praktika und nach einer Karenzvertretung im Finanzamt landete ich bei einem Steuerberater. In einer sehr intensiven Zeit – parallel absolvierte ich die Steuerberaterprüfung – erkannte ich zwei wesentliche Punkte. Erstens: Die Zukunft der Branche liegt in der papierlosen Buchung. Und zweitens: Der persönliche Kontakt und die Beratung sind und bleiben Herzstück der Steuerberatung.

Digital und persönlich  – das klingt nach einem Widerspruch. Wie passt beides zusammen?

Wunderbar! Und ich denke, dass in 10 bis 15 Jahren alle Steuerberater das auch leben. Derzeit arbeitet der Berufsstand noch überwiegend traditionell. Was auch daran liegt, dass die Mehrheit über 45 Jahre alt und das analoge Geschäftsmodell gewohnt sind. Die klassische Kanzlei arbeitet mit tollen Buchhaltungsprogrammen, aber die Klienten bringen nach wie vor ihre Ordner mit den Belegen und diese werden manuell abgetippt. Es wird gedruckt, hin und her getragen und geschickt. All das ist zeit- und kostenintensiv. Und geht auch zu Lasten der Umwelt.

Eine digitale Buchhaltung ist die Basis und das wichtigste Instrument für die persönliche Steuerberatung.

Wie darf man sich die digitale Kanzlei von Birgit Weinhofer vorstellen?

Ohne gedruckte Belege und ohne dicke Ordner. Im Herbst 2019 lernte ich BOXit bei einer Steuerberater-Veranstaltung kennen und nach dem Vortrag von Christoph Amon beim Digitalisierungs-Symposium der KSW stand für mich fest, dass meine Kanzlei mit der Gesamtlösung von BOXit arbeiten wird. Und nicht nur meine Kanzlei sämtliche Prozesse und Abläufe digitalisiert, sondern ich auch aktiv meinen KlientInnen die businessBOX ans Herz lege.

Wie sind die Reaktionen auf Ihren neuen Weg, gibt es auch Stolpersteine? Und wie gewinnen Sie Ihre Klienten?

Mein Motto ist „Durchs Reden kommen die Leute zusammen“. Meine ersten Klienten habe ich als Skipperin auf einer Kroatien-Reise gewonnen. Fern der Medien haben die jungen Leute begonnen, mir Fragen zu stellen, wie sie sich selbständig machen können. Wie man einen Gewerbeschein bekommt. Und jetzt in Coronazeiten dreht sich vieles um Förderungen. Und ich habe auch Klienten, die ich früher betreut habe und die nach meinem Wechsel aktiv nach mir gesucht haben, weil ich ihnen zuhöre. Oft geht es auch um allgemeinere Fragen oder rechtliche Belange oder einfach darum, mit dem Steuerberater seine Sorgen teilen zu können oder auch Dampf abzulassen. Im Grunde ist unser Beruf ein sehr „menschlicher“. Daher ist für mich auch Mundpropaganda zentrales Marketing-Element. Auch hier ergänzt durch den digitalen Auftritt im Web – ich freue mich darauf, bald auch auf Facebook und Instagram vertreten zu sein.

Das Herzstück für mich ist die Beratung meiner Klienten – in Steuerfragen aber auch generell in Lebenslagen. Das beginnt mit dem Zuhören.

Wenn Sie BOXit anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie die wichtigsten Gründe? Haben Sie Tipps?

Die Effizienzvorteile und Freiheiten, die die Gesamtlösung von BOXit bieten. Sowohl auf Kanzlei- als auch Unternehmensseite braucht es nur mehr einen Internetzugang. Und auf Knopfdruck habe ich alle nötigen Infos und Belege, um meine Klienten beraten zu können – quasi zeit- und ortsunabhängig. Damit das mobile und digitale Arbeiten gelebte Realität wird, braucht es natürlich ein Umdenken. Hier haben Digital Natives / Creatives sicher einen Vorteil, weil sie mit den neuen Technologien aufwachsen. Für andere bedeutet es, bestehende Abläufe quer zu denken und mutig neue Wege einzuschlagen. Auch hier kann ich BOXit empfehlen, denn neben den Software Lösungen bieten sie auch ein tolles Einstiegs- und Umstiegsservice.

Umdenken beginnt im Kopf. Und digitales Arbeiten ermöglicht Freiheiten.

Sie wollen direkt mit Birgit Weinhofer Kontakt aufnehmen?
Telefonisch: 0676 310 6214 oder per E-Mail: birgit_weinhofer@hotmail.com 
In Kürze online: http://www.steuerberatung-weinhofer.at/

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Wettbewerbsfähig durch Künstliche Intelligenz | Finanzmanagement und Liquiditätsplanung 1024 683 martin

Wettbewerbsfähig durch Künstliche Intelligenz | Finanzmanagement und Liquiditätsplanung

ART OF LIFE baut Brücken zwischen unterschiedlichen Disziplinen wie Wirtschaft und Kunst, unternehmerischen Herausforderungen und technologischen Lösungen, Bedrohungen und Chancen. Ziel ist die Entwicklung von lernfähigen und innovativen Unternehmenskulturen für einen langfristigen Unternehmenserfolg. Vor kurzem erschien ihr Playbook „Stay in the Game. Wettbewerbsfähigkeit durch Künstliche Intelligenz“ (hier geht es direkt zum kostenlosen Download). BOXit freut sich, mit unserer businessBOX ein konkretes Anwendungsbeispiel für den Bereich „Finanzmanagement und Liquiditätsplanung“ beizutragen. Danke, dass wir unsere Case Study auch hier teilen dürfen!

Ausgangslage und Zukunftsperspektive

Die Coronakrise hat gezeigt: Digitalisierung und Automatisierung werden in Zukunft zentrale Erfolgsfaktoren für Unternehmen sein. Neben Homeoffice-Tools und Videokonferenzen wird es vor allem der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) sein, durch den sich Prozesse und Geschäftsmodelle grundlegend verändern. Viele automatisierte und repetitive Tätigkeiten werden in Zukunft durch KI ersetzt. Damit können Ineffizienzen reduziert und Kosten gespart werden. Zugleich können Mitarbeiter viel stärker ihre persönlichen Fähigkeiten wie Kreativität, Beziehungsfähigkeit und Visionskraft entwickeln. Vor allem mittelständische Unternehmen können so ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern. Dabei sind die Eintrittsbarrieren für das Ausprobieren von Künstlicher Intelligenz oft sehr niedrig. Das Playbook von Art of Life listet eine Reihe von konkreten Anwendungsbeispielen, wie Unternehmen ganz konkret mit KI ihre Abläufe und Prozesse optimieren können und Herausforderungen meistern können.

In der BOXit-Case Study geht es um den Bereich Finanzmanagement und Liquiditätsplanung.

Was ist die Herausforderung?

Die meisten kleineren Unternehmen haben nicht die internen Ressourcen, um eine professionelle Finanz- und Liquiditätsplanung zu organisieren. Die notwendige Klärung beschränkt sich meistens auf das jährliche Gespräch mit dem Steuerberater, was aber in Zeiten der Unsicherheit viel zu kurz greift.

Was ist das Angebot?

BOXit stellt mit seinem Produkt businessBOX Unternehmern eine digitale Unternehmenszentrale zur Verfügung. Es ist eine „all-in-one Business Software“, mit dem ein KMU leistbar seinen Unternehmensalltag digitalisieren und professionell gestalten kann.

Als konkretes Beispiel hat COVID-19 eindrucksvoll bewiesen, dass für Unternehmer eine tagesgenaue Liquiditätsplanung essentiell und teilweise existentiell ist. Daneben ist eine durchdachte Prozesssteuerung in allen Sparten für jeden Unternehmer ein absolutes Muss, genau das bietet dieses Angebot.

BOXtastischer Tipp: Im Digital Team Österreich bieten wir eine 3-monatige kostenfreie Nutzung der businessBOX.

Wie und in welcher Form wird KI eingesetzt?

Hier geht es darum Rechnungen mittels OCR Funktion auszulesen, durch intelligente Anbindung an das Buchhaltungsprogramm des Unternehmers/Steuerberaters die korrekte Kontierung zu ermitteln und diese vollautomatisch in das Buchhaltungsprogramm zu importieren.

Aktuelles Highlight ist die Blindverbuchung: Hier werden Belege, welche von der KI als korrekt erkannt werden, direkt verbucht, ohne menschlicher Kontrolle. Dies bringt zusätzlich erhebliche Zeiteinsparungen.

Wo gibt es in Zukunft noch Möglichkeiten für KI?

KI – basierte Auftragsvorhersage für alle Branchen (z.B.: für Bäckereien gibt es eine wetterbasierte Auftragsvorhersage), daraus kann man die Liquiditätsplanung teilweise von der KI lenken lassen. Der weitere Ausbau der KI in der Buchhaltung ist ohnehin omnipräsent.

Bereit für Ihre digitale Reise? Wir freuen uns auf Sie!
DOit. BOXit.

Word-Rap mit Christoph Amon | BOXtastische Gedanken 1024 576 martin

Word-Rap mit Christoph Amon | BOXtastische Gedanken

Eine weitere Woche im Home-Office geht zu Ende – für uns eine besonders spannende. Gestern waren wir live bei der #zusammenstärker, der digitalen Konferenz für Unternehmen vom brutkasten (mehr dazu dann nächste Woche). Vor den Osterfeiertagen nehmen wir uns Zeit für einen kleinen BOXit Stimmungs-Check | Gedanken zur Digitalisierung von unserem Geschäftsführer Christoph Amon als Word-Rap. 

Mobiles Arbeiten, Home-Office. Persönliche Herausforderung?

Normalerweise bin ich sehr viel unterwegs und auch viel im Auto. Daher bin es gewöhnt, mobil zu arbeiten – frei nach dem Motto „egal wann, egal wo.“ Für mich persönlich ist das Home-Office damit eine durchaus willkommene Abwechslung. Jetzt komme ich endlich dazu, die letzten Monate aufzuarbeiten 😊.

Digitale Werkzeuge – ohne welche geht es in diesen Tagen nicht?

Klare Antwort – unsere businessBOX. Wir verwalten und organisieren uns – also unser Unternehmen BOXit – mit unserer eigenen Software. Zusätzlich nutzen wir aktuell Lösungen wie Microsoft Teams, Teamviewer oder Zoom für Meetings mit Kunden und intern. Da hat sich – außer, dass wir jetzt dabei in den eigenen vier Wänden sitzen – nichts geändert.

Wir nutzen selbst die businessBOX, um uns zu organisieren.

BOXit unterstützt das Digital Team Österreich. Warum? Und wie?

In schweren Zeiten sollten wir Unternehmer  zusammenhalten – Tatsachen können wir ohnehin nicht beeinflussen, aber das Beste aus der Zeit machen. Daher stand für uns sofort fest, als wir von der Initiative des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort gehört haben: Wir wollen andere Unternehmen(r) tatkräftig mit unserer Kernexpertise – Prozess zu digitalisieren – unterstützen.

Größte Stolpersteine bei der Digitalisierung?

Die Angst vor Veränderung! Viele Unternehmer leben nach dem Motto “Never change a winning team“. Das mag kurz – bis mittelfristig stimmen, aber langfristig muss im Unternehmen eine Strategie zum digitalen Wandel vorhanden sein. Allein die Administration und Organisation in der businessBOX machen die Büroarbeit um so viel effizienter, spart Zeit, Kosten und Nerven. Mit unserer all-in-one Business Software kann man sein Unternehmen auf die Zukunft vorbereiten.

Tipps fürs Home-Office?

Nicht immer eine Jogginghose tragen 😉 Sie gaukelt einem vor, dass alles passt, aber wenn man dann wieder mal in die Jeans steigt, kommt die böse Überraschung. Daher mein Tipp fürs Home-Office: Perspektivenwechsel. Dinge hinterfragen. Bewußt aus Gewohntem ausbrechen.

Arbeitswelt nach der Corona-Krise?

Veränderungen, die jetzt quasi über Nacht eingeläutet worden sind, werden fixer Bestandteil unseres Alltags „danach“ bleiben. Und das ist sehr gut so.  Viele Termine, die vorher persönlich stattgefunden haben, werden weiter online stattfinden. Das spart Ressourcen und schont die Umwelt. Und aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen: Das funktioniert oft besser als anfänglich vermutet. Die gesamte Wirtschaft und Arbeitswelt wird sich Gedanken machen, wie man sein Unternehmen „ortsunabhängiger“ und „flexibler“ nicht zuletzt „digitaler“ organisieren kann. Und wir freuen uns darauf, diese Reise zu begleiten.

BOXtastischer Tipp: Im Digital Team Österreich bieten wir eine 3-monatige kostenfreie Nutzung der businessBOX.

In diesem Sinne: DOit. BOXit. Willkommen im Digital Team Österreich!

BOXit im Gespräch | Digitalisierungsexperte Steuerberater Dr. Stöckelmaier 1000 677 martin

BOXit im Gespräch | Digitalisierungsexperte Steuerberater Dr. Stöckelmaier

Hinweis: scanBOX wird Logist.AI. Der neue Name wird ab Juli 2020 verwendet.

Digitalisierungsexperte und Steuerberater Dr. Michael Stöckelmaier, MBA, von KOLL & PARTNER Steuerberatung, war maßgeblich an der Entwicklung von Logisth.AI beteiligt. Die Software bildet die technologische Basis für die scanBOX von BOXit.

Herr Dr. Stöckelmaier, Sie setzen ja seit circa 1,5 Jahren auf die von Ihnen mitentwickelte Business-Software-Lösung. Was sind denn die technischen Voraussetzungen, die nötig sind, damit das System läuft?
Da fällt meine Antwort sehr kurz aus. Es gibt keine komplizierten, technischen Voraussetzungen oder Einstiegshürden – ein Internetzugang und einen guten Dokumentenscanner, Kostenpunkt circa 400 Euro pro Gerät, mehr braucht es nicht.

Und wie lange hat es vom Prozess/Ablauf gedauert, bis die Software in Ihrer Kanzlei voll integriert war?
Wir hatten bereits drei Jahre Vorlaufzeit, in der wir mit Digitalisierung quasi – salopp gesagt – herumgetan haben bzw. auch mit zwei anderen Programmen herumprobiert haben. Natürlich braucht es eine gewisse Zeit, bis ein System wirklich bei allen Mitarbeitern und Buchhaltern nahtlos Anwendung findet – in unserem Fall circa ein halbes Jahr.

Ganz entscheidend für uns war die Integration in den Kanzleiablauf, und die ist bei dieser Software-Lösung optimal.

Wo sehen Sie die Vorteile im Vergleich zu anderen Auslesesystemen?
Ganz entscheidend für uns war die Integration in den Kanzleiablauf, und die ist bei dieser Software-Lösung optimal. Es gibt keine Wartezeiten für die Buchhalter. Die Belege werden automatisiert zu der jeweiligen Buchung gezogen. Und außerdem werden Rechnungsmerkmale und Details, die man ansonsten von der Rechnung abtippen muss, automatisch ausgelesen. Das erspart einerseits das manuelle Abtippen und andererseits kann direkt im System kontrolliert werden, ob alles stimmt. Damit kann auch die Vorkontierung direkt erfolgen – sogar bei Kassenbelegen. Das heißt, ich kann den Beleg 1:1 in die Buchhaltung laufen lassen, ohne dass ich hier einen manuellen Aufwand habe, sprich acht oder zehn Felder, die normalerweise notwendig sind, eintippen muss. Im Vergleich zu anderen Systemen, die immer nur den Bruttobetrag auslesen, werden auch der Nettobetrag, Steuercodes und der Steuerprozentsatz ausgelesen. Unterm Strich liegt der größte Vorteil in der Ausleserate selbst.

Die Steuerberatung ist ja sehr zahlenaffin – lässt sich die Zeitersparnis in einem konkreten Prozentsatz festmachen?
Ich schätze die Zeitersparnis auf mindestens 25 %, wobei der Prozentsatz vom System noch höher liegen könnte (bis zu 50 %). Salopp formuliert steht sich der Buchhalter da selbst ein Stück im Weg. Ein Buchhalter will alles kontrollieren, alles muss 100 % richtig sein.  Aus dem Grund schaut er sich alles genau an und die Zeitersparnis, jetzt rein in % festgemacht, ist auf dem Papier nicht ganz so hoch, wie sie sein könnte.

Wenn Sie das Produkt anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie die wichtigsten Gründe?
Ganz klar die digitale Buchhaltung, sprich bei jeder Buchung habe ich den dazugehörigen Beleg. Plus ich habe Effizienzvorteile – die Buchhaltung wird schneller und „richtiger“ dadurch, dass ein Computer ausliest und vorkontiert. Und der Buchhalter kann sich damit voll und ganz auf das Wichtige konzentrieren, und ist nicht damit beschäftigt, Zahlen abzutippen.

Dürfen wir nochmals zu einem Punkt springen, den Sie zu Beginn erwähnt haben – die Integration. Gibt es eigentlich auch Widerstände, zum Beispiel von Buchhaltern gegenüber dem neuen System
Ganz ehrlich – ja, vor allem am Anfang. Wenn man aber dem Mitarbeiter zeigt, was mit dem System wirklich möglich ist, sprich dass er sich wirklich noch besser um den Klienten kümmern kann, Zeit gewinnt für noch wichtigere Dinge und auch Bereiche übernehmen kann, wie den Zahlungsverkehr oder das Mahnwesen, dann wird sowohl einerseits der Mitarbeiter als auch der Klient Freude haben und das Gefühl gestärkt, das ist wirklich ein Steuerberater, auf den man sich verlassen kann. Und man baut so eine Kundenbindung auf, die deutlich höher ist und auch neue Klienten anzieht. Ich glaube auch nicht, dass man die Wahl hat zu sagen, ich schließe mich dieser Modernisierung nicht an, oder ich springe auf den Zug nicht auf, denn in der Digitalisierung liegt der Erfolg der Zukunft.

In der Digitalisierung liegt der Erfolg der Zukunft.

KopfStart: Wie die businessBOX neue Sichtweisen von Leben und Arbeiten optimal unterstützt 1024 576 martin

KopfStart: Wie die businessBOX neue Sichtweisen von Leben und Arbeiten optimal unterstützt

Mit KopfStart bietet Frau Mag. Katja Hautzinger BewerberInnen und Unternehmen neue Sichtweisen in den Bereichen Personalsuche und -auswahl, Training und Coaching mit Standorten in Wien und Innsbruck. 

Im Gespräch mit BOXit berichtet die geschäftsführende Gesellschafterin und zertifizierte HR-Managerin, warum sie auch ihre internen Prozesse und Abläufe in Zusammenarbeit mit BOXit vollkommen neu durchdacht und zukunftsfit gemacht hat.

Mit KopfStart bieten Sie Ihren Kunden „Personal mit Herz und Hirn“. Können Sie uns mehr über  Ihre Leistungen und die Chancen, die sich daraus ergeben, erzählen?

„KopfStart hat im Wesentlichen zwei Standbeine bzw. Zielgruppen. Einerseits unterstützen wir BewerberInnen bzw. ganz allgemein Menschen im beruflichen Kontext – aber auch im größeren Zusammenhang – dabei, ihre persönlichen Stärken und Kompetenzen zu erkennen und optimal einzusetzen. Andererseits bieten wir auch Unternehmen die Chance auf neue Sicht- und Herangehensweisen und damit für leistungsstarke, zufriedene und glückliche MitarbeiterInnen.“

KopfStart arbeitet seit ca. einem Jahr mit der businessBOX. Ich erinnere mich gut an die Anfänge unserer Zusammenarbeit, bei dem das Thema „neu denken“ ebenfalls im Mittelpunkt stand.

„Genau. Ganz wesentlich für meine Entscheidung für die businessBOX war die professionelle, digitale Beratung durch das BOXit-Team. Ich war ja mit meinem alten System nicht mehr zufrieden, habe aber durch unsere Gespräche erkannt, dass der Umstieg auf ein neues Computerprogramm nicht oder eben nur Teil der Lösung ist.“ 

Ein zentraler Punkt für KopfStart und BOXit: Die Bereitschaft, die alten Abläufe kritisch zu hinterfragen und Prozesse vollkommen neu zu denken.

Die digitale Unternehmensberatung spielt eine ganz wesentliche Rolle bei der BOXit. Gemeinsam mit unseren Kunden analysieren wir das Altsystem und die alten Prozesse, um zu definieren, was transferiert wird und welche Bereiche vollkommen neu gedacht werden sollten. Bei KopfStart war das beispielsweise das Bewerberportal auf der Webseite.

„Eine gewaltige Arbeitserleichterung! Das Online-Bewerbungsformular ist direkt mit der businessBOX verbunden. Sobald die Bewerber ihre Daten für einen ausgeschriebenen Job eingeben und ihre Dokumente hochladen, landen diese sofort in unserer businessBOX. Damit müssen wir keine Daten händisch den Projekten zuordnen.“

Auch der Datenschutz spielt ja im Personalbereich eine große Rolle.

„Richtig. Sicherheit ist mir sehr wichtig. Ohne IT-Unterstützung ist es schwer, hier den Überblick zu bewahren. Mit dem integrierten DSGVO-Assistenten können sowohl ich als auch meine BewerberInnen sicher sein, dass alles datenschutzkonform verläuft.“

Weitere Informationen zu Personal mit Herz und Hirn:

Dr. Alexander Billasch, GF von sales-gateway.com
Sales Gateway: Sales 4.0 meets businessBOX – gemeinsam zu mehr Umsatz 640 457 martin

Sales Gateway: Sales 4.0 meets businessBOX – gemeinsam zu mehr Umsatz

sales-gateway.com definiert sich als Sales 4.0-Agentur. Das Unternehmen verbindet digitales Inbound Marketing mit Offline Campaigning und generiert so qualifizierte Leads.  Oder einfach gesagt: Sales Gateway begeistert Menschen durch ein digitales Angebots-Management in neuer Dimension.

Im Gespräch mit BOXit erklärt Geschäftsführer Dr. Alexander Billasch, wie das in Kombination mit der businessBOX zu mehr Umsatz führt.

Als Sales Gateway bieten Sie Ihren Kunden neue Ansätze im Vertrieb und Außendienst. Was genau verbirgt sich hinter Sales 4.0.?

„Bereits heute, aber noch viel mehr in der Zukunft, werden klassische analoge Prozesse einfach nicht mehr zum gewünschten Erfolg führen. Die Zukunft sehen wir klar in der Digitalisierung. Mit Sales Gateway bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, den Verkaufsprozess zu verkürzen und die Abschlussrate zu steigern. Außerdem zeigen wir transparent den Projekt- und Erfolgsstatus.“

Woran erkennen Sie, dass der klassische Verkauf nicht mehr funktionieren wird?

„Die Informationsflut nimmt stetig zu: In den letzten 70 Jahren haben sich sowohl das Wissen als auch die damit verbundenen Informationen um den Faktor 60 vervielfacht. Jede Sekunde entstehen neue Online-Anbieter. Per Mausklick verschwinden physische Distanzen, egal ob bei Produkten oder Dienstleistungen. Außerdem wird das Geschäftsleben immer schneller und die freie Zeit beim potentiellen Kunden knapper. Ausgiebige Gespräche mit verschiedenen Anbietern werden immer seltener.“

Und wie kann Vertrieb dann heute und in Zukunft funktionieren?

„Mit Sales Gateway finden wir genau die Kunden, welche die vom Unternehmen angebotenen Produkte und Services wirklich benötigen und wollen. Niemand wird überredet, sondern potentielle Kunden direkt abgeholt (von Push zur Pull-Strategie). Dadurch vermeiden wir den Streuverlust in der Vertriebsphase. Wir adressieren nicht 1.000 Kunden, wovon vielleicht 10 etwas kaufen, sondern wir adressieren die richtigen 15 Kunden, von denen 10 etwas kaufen. Dazu ist die Verbindung von Online Marketing und Offline Methoden notwendig. Außerdem benötigt man smarte Tools für die Leadgenerierung und das die Angebotslegung. Wir wollen Kunden begeistern und zum Auftrag motivieren.“

„Bereits heute, aber noch viel mehr in der Zukunft, werden klassische analoge Prozesse einfach nicht mehr zum gewünschten Erfolg führen. Die Zukunft sehen wir klar in der Digitalisierung.“

Sales Gateway arbeitet seit Anfang 2019 mit der businessBOX. Wo sehen Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen? Welche Funktionen sind für Sie zentral?

„Ein wesentlicher Vorteil für uns ist die „Online-Verbindung“ mit unserem Steuerberater. Mit der businessBOX wird die Buchhaltung fix und fertig für die Steuerberatung vorbereitet – ohne einen eigenen Buchhalter anstellen zu müssen, haben wir damit unsere Buchhaltung inHouse und einen tagesaktuellen Überblick über unsere Firma. Als SALES 4.0 Experte schätzen wir natürlich auch die Möglichkeiten des Vertriebscontrollings, welche BOXit gerade noch wesentlich ausbaut.“

Erfahren Sie mehr über Sales Gateway online:
https://www.sales-gateway.com/

So gelingt ein optimales Zeitmanagement: 4 Tipps 1024 683 martin

So gelingt ein optimales Zeitmanagement: 4 Tipps

Auch für Workoholics hat der Tag nur 24 Stunden. Sich Hals über Kopf in die Arbeit zu stürzen ohne sich Pausen zu gönnen, ist langfristig nicht die klügste Strategie. Diese Methoden helfen, auch bei einem stressigen Geschäftsalltag, das richtige Zeitmanagement zu finden.

Leistungskurven realistisch einschätzen

Nicht jeder Mensch hat den gleichen Leistungsoutput, daher sollten Sie die Planung entsprechend Ihrer persönlichen Eigenschaften in Sachen Arbeitstempo, Ausdauer und Konzentrationsfähigkeit realistisch kalkulieren. Dadurch gewinnen Sie mit jeder erfolgreich bewältigten Herausforderung rasch an Selbstvetrauen und können so allmählich Ihre Effizienz steigern. Dagegen sorgt eine allzu optimistische Einschätzung der eigenen Leistungskurve für Rückschläge, Frustration und einen Abfall der Leistungsfähigkeit.

Fokus auf’s Wesentliche

Bevor Sie an konkrete Aufgaben herangehen, sollten Sie zuerst eine To-Do Liste anfertigen und alles nach Prioritäten sortieren. Definieren Sie dabei für jede Aufgabe eine genaue Zeitvorgabe. Mögliche Hindernisse oder Abhängigkeiten von externen Faktoren, die eine Erledigung zu einer bestimmten Zeit verhindern oder verzögern können, sollten hier ebenso berücksichtigt werden. Wichtig ist auch, dass der gesamte Zeitplan gewisse Freiräume und einen Improvisationsspielraum miteinrechnet. So haben Sie Luft, um auf neue Aufgaben oder auf unvorhersehbare Herausforderungen zu reagieren.

Der richtige Umgang mit dem Terminkalender

Für die meisten Unternehmer ist dieser Punkt selbstverständlich, sollte an dieser Stelle aber dennoch nicht fehlen. Im Kalender sollten vor allem private und berufliche Termine strikt getrennt werden, um nicht den Überblick zu verlieren. Viele machen den Fehler, dabei das Augenmerk nur auf geschäftliche Termine zu legen. Doch das Notieren aller privaten Termine hilft, diese ebenso ernst zu nehmen und sich so fixe Regenerationsphasen einzuräumen. Das schützt vor Überforderung und reduziert das Burnout-Risiko.

Die größten Zeitfresser

Telefonanrufe, Sms, Whatsapp, Email, Facebook – die modernen Möglichkeiten der Kommunikation sind Fluch und Segen zugleich. Sie erleichtern den Informations- und Datenaustausch enorm, sind aber auch die größten Zeitfresser im Geschäftsalltag. Legen Sie daher Zeiten fest, in welchen Sie erreichbar sind und halten Sie sich auch Zeiträume frei, in welchen Sie sich komplett ohne Ablenkungen auf Ihre Aufgaben konzentrieren können. Nach Möglichkeiten versuchen Sie auch etwaige Email-Anfragen zu genau festgelegten Zeiten abzuarbeiten. Dazu sollten Sie zunächst Ihre Emails nach Dringlichkeit sortieren. Auf diese Art schwirren Ihnen nicht alle möglichen unerledigten Anfragen im Kopf herum. So können Sie diese bis zum festgelegten Zeitpunkt ausblenden und damit stressfreier und effizienter arbeiten.