Kopieren, Scannen, Drucken – der Standardprozess in jedem Büro-Alltag, würde man meinen. Doch ist es wirklich noch so? Immer mehr und vor allem jüngere Unternehmen haben längst einen kompletten Umstieg zur Digitalisierung vollzogen. Denn ein papierloses Büro ist nicht nur zeitsparender und effizienter, sondern vor allem auch umweltschonend.
Der Digitalisierungstrend ist so anhaltend, dass es nicht allzu lang dauern dürfte bis das vermeintlich unverzichtbare Papier auch das Schicksal der Fax-Geräte ereilt. Doch nicht alle Unternehmen fällt es leicht, den Schritt zur völligen Papierlosigkeit zu vollziehen – sei es aufgrund festgefahrener Abläufe oder Datenschutz-Bedenken. Hier folgen ein paar Hinweise, worauf es bei der erfolgreichen Digitalisierung ankommt.Im ersten Schritt sollte man sich einen Überblick über alle ein- und ausgehenden Dokumente verschaffen – sei es digitaler oder physischer Art. Das schließt sämtliche Verträge, Protokolle, Zeiterfassungen, Pläne, einfach den gesamten schriftlichen Austausch ein. Sodann teilt man diese auf die Kategorien „Digital“ und „Physisch“ auf und überlegt im folgenden Schritt, welche papierenen Austausch man zukünftig in digitaler Form abwickeln kann – das wird nicht mit allen Dokumenten gelingen, aber eine Handvoll wird man sich zukünftig in der Papierform ersparen können. Für den Rest entwickelt man eine standardisierte Form der Abarbeitung und digitalen Katalogisierung.Wichtig ist nur, dass man auch die Papierdokumente in digitaler Form abspeichert. Das schafft nicht nur einen transparenteren Überblick als es jemals mit Hängemappen möglich wäre, sondern dient auch der internen Vernetzung sämtlicher Dokumente und Daten, was für gezieltes Controlling und Planmanagement entscheidend ist. Diesen Task empfinden noch viele Unternehmen als ein aufwändiges Hindernis, doch das entspricht längst nicht mehr der Realität. Die Möglichkeiten, Dokumente zu digitalisieren sind dank Scan-Apps und Volltext-Erkennung mittlerweile sehr leistungsstark, schnell und nicht zuletzt kinderleicht. Zudem beschleunigt die Texterkennungstechnologie erheblich das Auffinden von Dokumenten, die man sonst in irgendwelchen Aktenordnern suchen müsste.Um den Digitalisierungsaufwand zu minimieren, sollte man die digitale Handhabung für eine möglichst große Anzahl von Dokumenten permanent implementieren. Die meisten Dokumente werden ohnehin digital mit Word, Excel, Powerpoint oder sonstiger Software erstellt, doch wenn es ums Redigieren geht, glauben viele nicht am Papier vorbeizukommen. Auch hier sind jedoch die digitalen Möglichkeiten vielfältig und zudem viel transparenter, wenn es um die Überschau der verschiedenen Versionen geht. Denn die Änderungsverfolgung kann exakt auf Datum und Bearbeiter nachvollzogen werden und so auch beispielsweise bewertet, angenommen oder abgelehnt werden. Texte und Dokumente kann man selbstverständlich auch digital korrigieren oder mit Kommentaren versehen.Die businessBOX von BOXit ist im Hinblick auf diese moderne und papierlose Arbeitsweise entwickelt worden. Zugleich macht die businessBOX als ein mit allen relevanten Geschäftsfunktionen ausgestattetes Komplettsystem eine Vielzahl der Papierwege obsolet. Es erhöht die Arbeitsqualität, fördert die digitale Vernetzung und bildet dadurch einen gewichtigen und entscheidenden Wettbewerbsfaktor.
