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Digitalisierung in der Kanzlei | Vorbehalte und Erfolgsgeschichten 1024 683 martin

Digitalisierung in der Kanzlei | Vorbehalte und Erfolgsgeschichten

In der Branche umgehört, ist man sich einig: Um mittel- und langfristig erfolgreich zu bleiben, kommt kein Steuerberater am Thema „Digitalisierung“ vorbei. Dadurch verändern sich sowohl Berufsbild als auch die angebotenen Leistungen der Kanzleien. Wie bei jeder Veränderung gibt es Vorbehalte, am Ende überzeugen aber die Erfolgsgeschichten.

Muss das wirklich sein? 

Vor Kurzem schrieb BOXit-Partner Andreas Rektenwald, Managing Director unseres OCR-Belegerkennungstools Logisth.AI, einen Gastbeitrag für TaxTech (zum Artikel). Bei den Vorbehalten gegenüber Digitalisierung mussten wir schmunzeln – auch wir haben den einen oder anderen in unseren Gesprächen mit Kanzleien gehört.

Hier unsere Top 5:

  • „Das machen wir schon immer so.“
  • „Wir ersetzen keine Mitarbeiter durch Maschinen.“
  • „Da müssen wir ja alle Abläufe ändern…
  • …das wollen unsere Kunden nicht / das will unser Team nicht.“
  • „Never change a runnning system.“
Ja, es zahlt sich aus!

Am Ende des Tages geht es auch beim Steuerberater bzw. für den Kunden um Effizienz von Prozessen und im Umkehrschluss um verkaufte und bezahlte Leistungen. „Damit steigt der Druck auf die Branche, Mehrleistungen ohne höhere Preise anbieten zu können und mit diesen auch die Kundenbindung zu erhöhen“, bringt es Andreas Rektenwald auf den Punkt.

„Mit der Digitalisierung der Buchhaltung verschiebt sich der Fokus noch mehr auf die (tagesaktuelle) Beratung des Kunden. Eine Win-win Situation für beide Seiten“, (C. Amon, BOXit-Geschäftsführer)

Wunschliste ans Digitalisierungsprodukt

Folgende Faktoren sollten Kanzleien bei der Auswahl der Software berücksichtigen:

  • Integration mit der bisher verwendeten Buchhaltungssoftware
  • Keine doppelte Datenführung
  • Erkennungsgenauigkeit von vollständig richtig erkannten Belegen.
    Bei Logisth.AI liegt diese bei 94 Prozent.
  • Schnelles Verarbeiten, kein Unterbrechen von Prozessen
  • Intelligente Portale für Klienten, um Belege und Dokumente hochladen zu können bis zur Möglichkeit des Verbuchens
  • Tagesaktuelle Zahlen, quasi eine „live“-Buchhaltung

„Je einfacher ein Digitalisierungsprodukt in den bisherigen Arbeitsprozess integrierbar ist, desto erfolgreicher ist die Umsetzung“, (Andreas Rektenwald, Logisth.AI)

Erfolgsgeschichten von Kanzleien

Digitalisierungsexperte und Steuerberater Dr. Michael Stöckelmaier, MBA, von KOLL & PARTNER Steuerberatung, war maßgeblich an der Entwicklung von Logisth.AI beteiligt. Seit knapp zwei Jahren hat er die Software in seiner Kanzlei im Einsatz (weiterlesen: „BOXit im Gespräch / Digitalisierungsexperte).

Sein bisheriges Resümee, das er im Gastbeitrag von Andreas Rektenwald zieht, teilen wir gerne:

  • Es wurden keine Mitarbeiter entlassen, sondern das Team ist gewachsen. Geringere Fluktuation, höhere Motivation.
  • Klienten nutzen gerne die Portale, um Belege digital zu übermitteln und auf die Zahlen tagesaktuell zugreifen zu können.
  • Höherer Beratungsanteil in der Kanzlei und damit Anstieg des Umsatzes.
ASTORIA bietet Beratung mit Weitblick | Gemeinsam mit BOXit 1024 576 martin

ASTORIA bietet Beratung mit Weitblick | Gemeinsam mit BOXit

Die modernen Büroräumlichkeiten im Wiener-Tor-Center in Krems/Donau spiegeln die Philosophie der Astoria Steuerberatung GmbH & Co KG, ihren Klienten Wirtschaftsberatung mit Weitblick zu bieten. BOXit im Gespräch mit zwei der Geschäftsführer und Partner – Mag. Herbert Schinerl und Andreas Weiß – über aktuelle Herausforderungen und die Zukunft der Branche. 

ASTORIA steht für „Wirtschaftsberatung mit Weitblick“. Wie gelingt es in herausfordernden Zeiten wie diesen den Überblick zu bewahren? Welche Themen „brennen“ derzeit bei Ihren Klienten?

Durch unsere Organisation in Teamstruktur stellen wir sicher, dass wir unsere Klienten optimal betreuen können. Jeder Kunde hat für jeden Bereich – Buchhaltung, Lohnverrechnung, sonstige Steuerberatung – einen fixen Ansprechpartner. Durch zusätzliche Branchenspezialisierungen ist gewährleistet, dass wir die Sprache des Kunden sowie seine Probleme verstehen und aktiv auf ihn zugehen können.

Historisch betrachten wir das Rechnungswesen als zentrales Tool und Entscheidungshilfe für Unternehmer.

Nichtsdestotrotz stellt die aktuelle Situation für alle eine große Herausforderung dar – weder für uns noch unsere Kunden ist abschätzbar, wie die weitere wirtschaftliche Entwicklung verlaufen wird. Daher geht es derzeit darum, die durch die Covid-Pandemie verursachte Krise bestmöglich zu bewältigen. Erschwerend kommen die anlassbezogene kurzfristige Gesetzgebung und die mit den Hilfsmaßnahmen verbundene Bürokratie hinzu. Ein aktuelles Rechnungswesen ist daher wichtiger denn je – womit wir wieder bei BOXit wären. Gemeinsam wollen wir die zeitliche Lücke zum aktuellen Buchungsstand reduzieren.

„Digitalisierung“ ist geradezu ein Modewort geworden. Welche Rolle spielt sie bei der ASTORIA?

Wir sind schon vorsichtig bei der Verwendung des Wortes „Digitalisierung“ – manche können es nicht mehr hören, viele verstehen es schlichtweg falsch.

Aus unserer Sicht ist Digitalisierung das Managen von Datenströmen – nicht nur in der Steuerberatungskanzlei, sondern startend bei der Wurzel, also in unserem Fall beim Kunden.

So betrachtet, ist „Digitalisierung“ die Zukunft, die aus Sicht der Astoria unvermeidbar ist. In nicht allzu ferner Zeit werden bisherige Papierdokumente – etwa Rechnungen – ausschließlich als Datensatz bestehen. Dann wird sich die Frage stellen, wer die Datenhoheit darüber besitzt bzw. wer das Know-how hat, damit effizient umgehen zu können.

Im obigen Verständnis ist Digitalisierung daher ein zentrales strategisches Ziel der Astoria für die nächsten Jahre.

Wie wichtig ist die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Kanzlei/Steuerberatung?

Eine gute Zusammenarbeit ist sehr wichtig. Die Kundenbeziehung steht an erster Stelle – Vertrauen ist dabei ganz zentral, dieses zu gewinnen und zu halten.

Neben der persönlichen Sympathie ist natürlich die Qualität unserer Leistungen ein wesentlicher Baustein für die Kundenzufriedenheit. Unsere Kunden dürfen darauf vertrauen, dass wir sie unterstützen, die gesetzlichen Verpflichtungen einzuhalten und ihre wirtschaftliche Situation zu verstehen.

Dafür ist erforderlich, dass wir die dafür benötigten Informationen zeitgerecht und vollständig erhalten. Diesen Prozess gilt es gerade jetzt, im Rahmen der „Digitalisierung“, weiter zu optimieren.

Auf der ASTORIA-Website liest man „Wir organisieren mit Ihnen Ihr Rechnungswesen so, dass Sie aus den Zahlen Ihrer Buchhaltung monatlich den Erfolg Ihres Unternehmens ablesen können.“ Wie gelingt das?

Jeder Klient hat seine Eigenheiten. Für manche ist das Belegsammeln eine wahre Freude, viele haben aber Albträume, wenn sie an Buchhaltung denken. Wir versuchen weitgehend auf alle Eigenheiten einzugehen und bieten verschiedenste Varianten der Zusammenarbeit an.

Die Bandbreite geht von Kunden, die zu uns ins Haus kommen bzw. über einen Internetzugang ihre Buchhaltung auf unserer Infrastruktur selbst eingeben bis hin zu jenen Fällen, wo wir einen ungeordneten Haufen von Belegen erhalten, die wir selbst entsprechend vorsortieren und verbuchen.

Das stärkste Argument gegenüber dem Kunden für eine vollständige und rechtzeitige Buchhaltung: Nicht nur der Erfolg, sondern auch etwaige Fehlentwicklungen werden ersichtlich. Und desto eher diese erkennbar sind, umso schneller kann darauf reagiert werden.

In allen Fällen versuchen wir natürlich den Prozess für beide Seiten so angenehm wie möglich zu gestalten – die „Digitalisierung“ wird die Abläufe hier in den nächsten Jahren noch weiter verändern.

Wie gestaltet sich der Austausch zwischen Ihren Klienten und der ASTORIA in der Praxis? Welche Erfolgsfaktoren und Voraussetzungen braucht es?

Der Austausch mit den Kunden findet über alle möglichen Kommunikationskanäle statt – e-mail, Telefon, Videokonferenz oder persönliche Gespräche – wobei sich trotz der technischen Möglichkeiten gezeigt hat: Viele Kunden bevorzugen das persönliche Gespräch. Das zeigt uns auch die starke Kundenverbundenheit. Wesentlich ist natürlich, dass eine entsprechende Besprechungsgrundlage vorhanden ist. Hier sind wir wieder bei der Qualität der Unterlagen bzw. des Rechnungswesens.

Zusätzlich geht es auch um die Darstellung und die Möglichkeiten der Präsentation. Unsere Kanzlei hat einen zentralen Kundenbereich mit ausreichenden Besprechungsräumen und modernster Technik. Unterschriften werden bei uns übrigens grundsätzlich digital über Signaturpads geleistet. Unmittelbar nach der Besprechung erhält der Kunde die besprochenen Unterlagen elektronisch übermittelt.

Ihr Blick in die Zukunft: Wie sieht der Alltag der Steuer- und Unternehmensberatung in fünf bis zehn Jahren aus? 

Sämtliche Datenprozesse zwischen Kunden, Behörden, sonstigen Institutionen und Steuerberatern werden standardisiert ablaufen. Dazu braucht es einerseits qualifizierte Mitarbeiter, die auf Basis dieser Datenströme entsprechende Auswertungen und Zahlungsvorgänge ableiten können – andererseits muss ein gewisses technisches Grundverständnis bestehen. Hier sind wir als Unternehmen in der entsprechenden Ausbildung der Mitarbeiter gefordert. 

Die Buchhaltung wird nicht mehr eineinhalb Monate später fertig gestellt werden, sondern tagfertig vorliegen.

Viele weitere Vorgänge werden standardisiert sein und eventuell von Online-Plattformen angeboten werden.

Gegenüber der klassischen Steuerberatung wird die Unternehmensberatung im Sinne einer begleitenden Betreuung des Kunden wesentlich an Bedeutung gewinnen.

Auf diese Entwicklungen wollen wir uns rechtzeitig vorbereiten.

Und nicht zu guter Letzt: Wie wurden Sie auf BOXit aufmerksam? Was schätzen Sie in der Anwendung?

Unter dem Leitbild „Wirtschaftsberatung mit Weitblick“ wollen wir unseren Kunden bestmögliche Lösungen basierend auf dem letzten Stand der Technik bieten. Wir verfolgen daher laufend alle Neuentwicklungen, betreiben einen regen Erfahrungsaustausch mit Berufskollegen und testen interessante Anwendungen. So kamen wir einerseits durch die Empfehlung eines Berufskollegen, andererseits durch ein persönliches Gespräch im Rahmen einer Digitalisierungsveranstaltung zu BOXit.

Wichtig für uns – in der Entscheidungsfindung für und jetzt in der Anwendung bzw. Zusammenarbeit mit BOXit – waren bzw. sind die einfache Handhabung und der strukturierte Datentransfer sowie die gute Schnittstelle zum vorhandenen Standardbuchungsprogramm. Ebenfalls zentral: Die Kundendaten verlassen nicht die Kanzlei und das Dashboard gibt den Klienten einen ersten guten Überblick. Auch die vertiefende Qualität der Auswertungen hat uns überzeugt.

Digitalisierungsoffensive der ACC Steuerberatung | Gemeinsam mit BOXit 1024 576 martin

Digitalisierungsoffensive der ACC Steuerberatung | Gemeinsam mit BOXit

Gleich beim Betreten der ACC Steuerberatung GmbH & Co KG in Vöcklabruck spürt man: Hier wird eine innovative Arbeitswelt gelebt und Digitalisierung groß geschrieben. Im Gespräch mit BOXit teilt Steuer- und Unternehmensberater Mag. Mario Adam, Partner der ACC, seine Visionen für die Branche und gibt Einblicke in die digitale Zusammenarbeit mit den Mandanten.

Das Motto der ACC Steuerberatungskanzlei lautet „Mit Konsequenz zum Erfolg“. Wie wichtig ist für Sie dieser Anspruch beim Thema Digitalisierung der Buchhaltung?

Sehr wichtig! Auch bei der Digitalisierung des Rechnungswesens gelangt man nur mit Konsequenz zum Erfolg. Das Rechnungswesen zu digitalisieren und somit auch zu automatisieren, bedeutet für alle Beteiligten das Verlassen der Komfortzone. Nur wenn man eingefahrene Strukturen und Organisationen aufbricht, kann das Projekt Digitalisierung gelingen. Wenn man sich der Herausforderung stellt, wird man mit Zeit- und Komfortgewinn belohnt werden.

Wann und wie wurden Sie erstmals auf BOXit aufmerksam? Was waren für Sie zentrale Beweggründe für eine Zusammenarbeit? Wo sehen Sie Vorteile?

Der erste Kontakt hat sich durch meinen Kanzleipartner Mag. Alexander Einschwanger auf einer Tagung ergeben. Nach mehreren gescheiterten Anläufen mit Systemen der Mitbewerber sind wir trotzdem neugierig geblieben und haben einen Termin  mit BOXit vereinbart. Schon die erste Demo hat uns überzeugt. Wir haben dann sehr schnell gemerkt, dass sich die Ansichten und Visionen von ACC und BOXit decken und starteten eine hoffentlich lange und sehr erfolgreiche Zusammenarbeit.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Ein straff organisiertes Rechnungswesen ist die Grundlage für jegliche unternehmerische Entscheidung. Wenn der Klient dann noch einen virtuellen Zugriff auf sein Unternehmen hat und sogar sämtliche Belege jederzeit und von überall aus einsehen kann, ist das schlicht modern, zeitsparend und professionell. Wenn man als Steuerberater seinen Mandanten diesen Nutzen bieten kann, ist die Klientenbindung natürlich enorm.

Ein virtueller Zugriff, zeit- und ortsunabhängig, auf Unternehmensdaten und -zahlen, spart enorm viel Zeit.

Wie gestaltet sich der Austausch und die Schnittstelle zwischen Ihren Klienten und ACC in der Praxis?

Wir haben gemerkt, dass bei unseren Mandanten durch das Dashboard die Lust nach mehr geweckt wurde. Der Aha-Effekt war ausnahmslos riesig, als wir unseren Mandanten die Möglichkeit des virtuellen Zugriffs auf deren Unternehmen präsentierten. Dass wir jedoch von einem Tag auf den anderen bei manchen Mandanten eine Digitalisierungsoffensive ausgelöst haben, hat aber selbst unsere kühnsten Erwartungen übertroffen.

Unser Tipp: Klicken Sie hier, um ein Beratungsgespräch mit BOXit zu vereinbaren – es lohnt sich!

Was schätzen Ihre Kunden an dem Logisth.AI-Portal bzw. Dashboard? Welche Funktionen sind für Unternehmen besonders wichtig? Gibt es dafür Voraussetzungen, die ein Unternehmen haben sollte?

Unsere Mandanten schätzen die Einfachheit am neuen Dashboard. Sie benötigen weder eine Lizenz der Rechnungswesen-Software, noch ist eine umfangreiche Einschulung von Nöten. Als besonders nehmen unsere Mandanten die Möglichkeit war, dass sie nicht nur wie gewohnt Auswertungen erhalten, sondern diese im Grunde interaktiv sind und den Zugriff bis auf den Beleg ermöglichen. Ein riesiger Vorteil dabei ist, dass die Mandanten keineswegs Buchhaltungskenntnisse dafür benötigen. Im Unternehmen müssen daher grundsätzlich keine Voraussetzungen geschaffen werden. Wenn die Mandanten umfangreicher damit arbeiten möchten und auch die Belege digital zur Verfügung stellen wollen, bedarf es allerdings der Bereitschaft, die Abläufe im Unternehmen einer Prüfung zu unterziehen.

Wenn Sie BOXit anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie wichtigsten Gründe? 

Wir sind der Meinung, dass Steuerberatungskanzleien, die mittelfristig erfolgreich sein möchten, nicht am Thema Digitalisierung vorbeikommen. Es wird sich das Berufsbild und die angebotenen Leistungen massiv verändern. Jene Zeiten, in der Belege manuell in ein System eingegeben wurden, sind definitiv vorbei. Diese freiwerdenden Ressourcen schaffen Möglichkeiten für neue Geschäftsfelder.

Berufsbild und Leistungen der Steuerberater werden sich massiv verändern.

Wenn Sie einen Blick in die Zukunft wagen, wie sieht der Alltag der Buchhaltung und Steuerberatung in 5-10 Jahren aus? 

Wie gesagt, wird es keine manuelle Belegverarbeitung mehr geben. Betriebswirtschaftliche Beratung wird deutlich an Wichtigkeit gewinnen. Aber auch derzeit noch eher unübliche Leistungen, wie Fakturierung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr und derartige Dinge werden in den täglichen Kanzleialltag Einzug halten.

Welche Auswirkungen zeigt die Corona-Krise auf die Branche? Welche aktuellen Herausforderungen und Problemstellungen gibt es? 

Die Corona-Krise wirkt als Digitalisierungsbeschleuniger und erhöht den Druck auf jene, die das Thema Digitalisierung bisher unterschätzt oder nicht wichtig genommen haben. Durch unseren hohen Grad an Digitalisierung war der Umstieg ins Home-Office völlig problemlos, auch bei jenen Teilen der Belegschaft, die nicht schon ohnehin teilweise im Home-Office arbeiten. Das Gleiche gilt für virtuelle Klientenbesprechungen.

Die Branche wird daher flexibler werden müssen und bisher ungewohnte Arten der Zusammenarbeit mit dem Mandanten werden Einzug in den Kanzleialltag halten. Wäre die Krise erst in ein bis zwei Jahren aufgetreten, hätte BOXit auch im Rechnungswesen dazu geführt, dass ein völlig reibungsloser Ablauf gesichert gewesen wäre, weil praktisch sämtliche Belege im Portal zur Verfügung gestanden wären. Die Mandanten hätten daher gar nicht wahrgenommen, ob die Kanzlei besetzt ist, oder die SachbearbeiterInnen von zu Hause aus arbeiten.

Abgesehen von den direkten Auswirkungen der Krise liegt die aktuelle Herausforderung darin, dass die Unternehmen bereit sein müssen, die Komfortzone zu verlassen und die Organisation zu überdenken. Besteht diese Bereitschaft, steht der Digitalisierung nichts im Wege!

„Die digitale Kanzlei“ von Steuerberaterin Birgit Weinhofer | Quergedacht mit BOXit 1024 576 martin

„Die digitale Kanzlei“ von Steuerberaterin Birgit Weinhofer | Quergedacht mit BOXit

Anmerkung: Versehentlich wurde im Juli-Newsletter nochmals auf das spannende Interview mit Birgit Weinhofer verlinkt (absolut lesenswert!) – dafür entschuldigen wir uns. Klicken Sie hier, um direkt zum Beitrag „Chancen nutzen | Resilienz“ zu gelangen!

Steuerberaterin Birgit Weinhofer ist über Umwege in ihrem Beruf gelandet. Und auch sonst unterscheidet sich ihre neu eröffnete Kanzlei in Graz – Steuerberatung Weinhofer – vom traditionellen Mitbewerb. BOXit im Gespräch mit einer Frau, die als Skipperin in Kroatien ihre ersten Klienten gewonnen und sich konsequent für den digitalen und mobilen Weg entscheidet.

Guten Morgen Frau Weinhofer. Warum entschließt sich eine studierte Juristin, eine eigene Steuerberatungskanzlei aufzubauen?

Nach meinem Gerichtsjahr absolvierte ich einige Praktika und nach einer Karenzvertretung im Finanzamt landete ich bei einem Steuerberater. In einer sehr intensiven Zeit – parallel absolvierte ich die Steuerberaterprüfung – erkannte ich zwei wesentliche Punkte. Erstens: Die Zukunft der Branche liegt in der papierlosen Buchung. Und zweitens: Der persönliche Kontakt und die Beratung sind und bleiben Herzstück der Steuerberatung.

Digital und persönlich  – das klingt nach einem Widerspruch. Wie passt beides zusammen?

Wunderbar! Und ich denke, dass in 10 bis 15 Jahren alle Steuerberater das auch leben. Derzeit arbeitet der Berufsstand noch überwiegend traditionell. Was auch daran liegt, dass die Mehrheit über 45 Jahre alt und das analoge Geschäftsmodell gewohnt sind. Die klassische Kanzlei arbeitet mit tollen Buchhaltungsprogrammen, aber die Klienten bringen nach wie vor ihre Ordner mit den Belegen und diese werden manuell abgetippt. Es wird gedruckt, hin und her getragen und geschickt. All das ist zeit- und kostenintensiv. Und geht auch zu Lasten der Umwelt.

Eine digitale Buchhaltung ist die Basis und das wichtigste Instrument für die persönliche Steuerberatung.

Wie darf man sich die digitale Kanzlei von Birgit Weinhofer vorstellen?

Ohne gedruckte Belege und ohne dicke Ordner. Im Herbst 2019 lernte ich BOXit bei einer Steuerberater-Veranstaltung kennen und nach dem Vortrag von Christoph Amon beim Digitalisierungs-Symposium der KSW stand für mich fest, dass meine Kanzlei mit der Gesamtlösung von BOXit arbeiten wird. Und nicht nur meine Kanzlei sämtliche Prozesse und Abläufe digitalisiert, sondern ich auch aktiv meinen KlientInnen die businessBOX ans Herz lege.

Wie sind die Reaktionen auf Ihren neuen Weg, gibt es auch Stolpersteine? Und wie gewinnen Sie Ihre Klienten?

Mein Motto ist „Durchs Reden kommen die Leute zusammen“. Meine ersten Klienten habe ich als Skipperin auf einer Kroatien-Reise gewonnen. Fern der Medien haben die jungen Leute begonnen, mir Fragen zu stellen, wie sie sich selbständig machen können. Wie man einen Gewerbeschein bekommt. Und jetzt in Coronazeiten dreht sich vieles um Förderungen. Und ich habe auch Klienten, die ich früher betreut habe und die nach meinem Wechsel aktiv nach mir gesucht haben, weil ich ihnen zuhöre. Oft geht es auch um allgemeinere Fragen oder rechtliche Belange oder einfach darum, mit dem Steuerberater seine Sorgen teilen zu können oder auch Dampf abzulassen. Im Grunde ist unser Beruf ein sehr „menschlicher“. Daher ist für mich auch Mundpropaganda zentrales Marketing-Element. Auch hier ergänzt durch den digitalen Auftritt im Web – ich freue mich darauf, bald auch auf Facebook und Instagram vertreten zu sein.

Das Herzstück für mich ist die Beratung meiner Klienten – in Steuerfragen aber auch generell in Lebenslagen. Das beginnt mit dem Zuhören.

Wenn Sie BOXit anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie die wichtigsten Gründe? Haben Sie Tipps?

Die Effizienzvorteile und Freiheiten, die die Gesamtlösung von BOXit bieten. Sowohl auf Kanzlei- als auch Unternehmensseite braucht es nur mehr einen Internetzugang. Und auf Knopfdruck habe ich alle nötigen Infos und Belege, um meine Klienten beraten zu können – quasi zeit- und ortsunabhängig. Damit das mobile und digitale Arbeiten gelebte Realität wird, braucht es natürlich ein Umdenken. Hier haben Digital Natives / Creatives sicher einen Vorteil, weil sie mit den neuen Technologien aufwachsen. Für andere bedeutet es, bestehende Abläufe quer zu denken und mutig neue Wege einzuschlagen. Auch hier kann ich BOXit empfehlen, denn neben den Software Lösungen bieten sie auch ein tolles Einstiegs- und Umstiegsservice.

Umdenken beginnt im Kopf. Und digitales Arbeiten ermöglicht Freiheiten.

Sie wollen direkt mit Birgit Weinhofer Kontakt aufnehmen?
Telefonisch: 0676 310 6214 oder per E-Mail: birgit_weinhofer@hotmail.com 
In Kürze online: http://www.steuerberatung-weinhofer.at/

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Wettbewerbsfähig durch Künstliche Intelligenz | Finanzmanagement und Liquiditätsplanung 1024 683 martin

Wettbewerbsfähig durch Künstliche Intelligenz | Finanzmanagement und Liquiditätsplanung

ART OF LIFE baut Brücken zwischen unterschiedlichen Disziplinen wie Wirtschaft und Kunst, unternehmerischen Herausforderungen und technologischen Lösungen, Bedrohungen und Chancen. Ziel ist die Entwicklung von lernfähigen und innovativen Unternehmenskulturen für einen langfristigen Unternehmenserfolg. Vor kurzem erschien ihr Playbook „Stay in the Game. Wettbewerbsfähigkeit durch Künstliche Intelligenz“ (hier geht es direkt zum kostenlosen Download). BOXit freut sich, mit unserer businessBOX ein konkretes Anwendungsbeispiel für den Bereich „Finanzmanagement und Liquiditätsplanung“ beizutragen. Danke, dass wir unsere Case Study auch hier teilen dürfen!

Ausgangslage und Zukunftsperspektive

Die Coronakrise hat gezeigt: Digitalisierung und Automatisierung werden in Zukunft zentrale Erfolgsfaktoren für Unternehmen sein. Neben Homeoffice-Tools und Videokonferenzen wird es vor allem der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) sein, durch den sich Prozesse und Geschäftsmodelle grundlegend verändern. Viele automatisierte und repetitive Tätigkeiten werden in Zukunft durch KI ersetzt. Damit können Ineffizienzen reduziert und Kosten gespart werden. Zugleich können Mitarbeiter viel stärker ihre persönlichen Fähigkeiten wie Kreativität, Beziehungsfähigkeit und Visionskraft entwickeln. Vor allem mittelständische Unternehmen können so ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern. Dabei sind die Eintrittsbarrieren für das Ausprobieren von Künstlicher Intelligenz oft sehr niedrig. Das Playbook von Art of Life listet eine Reihe von konkreten Anwendungsbeispielen, wie Unternehmen ganz konkret mit KI ihre Abläufe und Prozesse optimieren können und Herausforderungen meistern können.

In der BOXit-Case Study geht es um den Bereich Finanzmanagement und Liquiditätsplanung.

Was ist die Herausforderung?

Die meisten kleineren Unternehmen haben nicht die internen Ressourcen, um eine professionelle Finanz- und Liquiditätsplanung zu organisieren. Die notwendige Klärung beschränkt sich meistens auf das jährliche Gespräch mit dem Steuerberater, was aber in Zeiten der Unsicherheit viel zu kurz greift.

Was ist das Angebot?

BOXit stellt mit seinem Produkt businessBOX Unternehmern eine digitale Unternehmenszentrale zur Verfügung. Es ist eine „all-in-one Business Software“, mit dem ein KMU leistbar seinen Unternehmensalltag digitalisieren und professionell gestalten kann.

Als konkretes Beispiel hat COVID-19 eindrucksvoll bewiesen, dass für Unternehmer eine tagesgenaue Liquiditätsplanung essentiell und teilweise existentiell ist. Daneben ist eine durchdachte Prozesssteuerung in allen Sparten für jeden Unternehmer ein absolutes Muss, genau das bietet dieses Angebot.

BOXtastischer Tipp: Im Digital Team Österreich bieten wir eine 3-monatige kostenfreie Nutzung der businessBOX.

Wie und in welcher Form wird KI eingesetzt?

Hier geht es darum Rechnungen mittels OCR Funktion auszulesen, durch intelligente Anbindung an das Buchhaltungsprogramm des Unternehmers/Steuerberaters die korrekte Kontierung zu ermitteln und diese vollautomatisch in das Buchhaltungsprogramm zu importieren.

Aktuelles Highlight ist die Blindverbuchung: Hier werden Belege, welche von der KI als korrekt erkannt werden, direkt verbucht, ohne menschlicher Kontrolle. Dies bringt zusätzlich erhebliche Zeiteinsparungen.

Wo gibt es in Zukunft noch Möglichkeiten für KI?

KI – basierte Auftragsvorhersage für alle Branchen (z.B.: für Bäckereien gibt es eine wetterbasierte Auftragsvorhersage), daraus kann man die Liquiditätsplanung teilweise von der KI lenken lassen. Der weitere Ausbau der KI in der Buchhaltung ist ohnehin omnipräsent.

Bereit für Ihre digitale Reise? Wir freuen uns auf Sie!
DOit. BOXit.

BOXit im Gespräch | Digitalisierungsexperte Steuerberater Dr. Stöckelmaier 1000 677 martin

BOXit im Gespräch | Digitalisierungsexperte Steuerberater Dr. Stöckelmaier

Hinweis: scanBOX wird Logisth.AI. Der neue Name wird ab Juli 2020 verwendet.

Digitalisierungsexperte und Steuerberater Dr. Michael Stöckelmaier, MBA, von KOLL & PARTNER Steuerberatung, war maßgeblich an der Entwicklung von Logisth.AI beteiligt. Die Software bildet die technologische Basis für die scanBOX von BOXit.

Herr Dr. Stöckelmaier, Sie setzen ja seit circa 1,5 Jahren auf die von Ihnen mitentwickelte Business-Software-Lösung. Was sind denn die technischen Voraussetzungen, die nötig sind, damit das System läuft?
Da fällt meine Antwort sehr kurz aus. Es gibt keine komplizierten, technischen Voraussetzungen oder Einstiegshürden – ein Internetzugang und einen guten Dokumentenscanner, Kostenpunkt circa 400 Euro pro Gerät, mehr braucht es nicht.

Und wie lange hat es vom Prozess/Ablauf gedauert, bis die Software in Ihrer Kanzlei voll integriert war?
Wir hatten bereits drei Jahre Vorlaufzeit, in der wir mit Digitalisierung quasi – salopp gesagt – herumgetan haben bzw. auch mit zwei anderen Programmen herumprobiert haben. Natürlich braucht es eine gewisse Zeit, bis ein System wirklich bei allen Mitarbeitern und Buchhaltern nahtlos Anwendung findet – in unserem Fall circa ein halbes Jahr.

Ganz entscheidend für uns war die Integration in den Kanzleiablauf, und die ist bei dieser Software-Lösung optimal.

Wo sehen Sie die Vorteile im Vergleich zu anderen Auslesesystemen?
Ganz entscheidend für uns war die Integration in den Kanzleiablauf, und die ist bei dieser Software-Lösung optimal. Es gibt keine Wartezeiten für die Buchhalter. Die Belege werden automatisiert zu der jeweiligen Buchung gezogen. Und außerdem werden Rechnungsmerkmale und Details, die man ansonsten von der Rechnung abtippen muss, automatisch ausgelesen. Das erspart einerseits das manuelle Abtippen und andererseits kann direkt im System kontrolliert werden, ob alles stimmt. Damit kann auch die Vorkontierung direkt erfolgen – sogar bei Kassenbelegen. Das heißt, ich kann den Beleg 1:1 in die Buchhaltung laufen lassen, ohne dass ich hier einen manuellen Aufwand habe, sprich acht oder zehn Felder, die normalerweise notwendig sind, eintippen muss. Im Vergleich zu anderen Systemen, die immer nur den Bruttobetrag auslesen, werden auch der Nettobetrag, Steuercodes und der Steuerprozentsatz ausgelesen. Unterm Strich liegt der größte Vorteil in der Ausleserate selbst.

Die Steuerberatung ist ja sehr zahlenaffin – lässt sich die Zeitersparnis in einem konkreten Prozentsatz festmachen?
Ich schätze die Zeitersparnis auf mindestens 25 %, wobei der Prozentsatz vom System noch höher liegen könnte (bis zu 50 %). Salopp formuliert steht sich der Buchhalter da selbst ein Stück im Weg. Ein Buchhalter will alles kontrollieren, alles muss 100 % richtig sein.  Aus dem Grund schaut er sich alles genau an und die Zeitersparnis, jetzt rein in % festgemacht, ist auf dem Papier nicht ganz so hoch, wie sie sein könnte.

Wenn Sie das Produkt anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie die wichtigsten Gründe?
Ganz klar die digitale Buchhaltung, sprich bei jeder Buchung habe ich den dazugehörigen Beleg. Plus ich habe Effizienzvorteile – die Buchhaltung wird schneller und „richtiger“ dadurch, dass ein Computer ausliest und vorkontiert. Und der Buchhalter kann sich damit voll und ganz auf das Wichtige konzentrieren, und ist nicht damit beschäftigt, Zahlen abzutippen.

Dürfen wir nochmals zu einem Punkt springen, den Sie zu Beginn erwähnt haben – die Integration. Gibt es eigentlich auch Widerstände, zum Beispiel von Buchhaltern gegenüber dem neuen System
Ganz ehrlich – ja, vor allem am Anfang. Wenn man aber dem Mitarbeiter zeigt, was mit dem System wirklich möglich ist, sprich dass er sich wirklich noch besser um den Klienten kümmern kann, Zeit gewinnt für noch wichtigere Dinge und auch Bereiche übernehmen kann, wie den Zahlungsverkehr oder das Mahnwesen, dann wird sowohl einerseits der Mitarbeiter als auch der Klient Freude haben und das Gefühl gestärkt, das ist wirklich ein Steuerberater, auf den man sich verlassen kann. Und man baut so eine Kundenbindung auf, die deutlich höher ist und auch neue Klienten anzieht. Ich glaube auch nicht, dass man die Wahl hat zu sagen, ich schließe mich dieser Modernisierung nicht an, oder ich springe auf den Zug nicht auf, denn in der Digitalisierung liegt der Erfolg der Zukunft.

In der Digitalisierung liegt der Erfolg der Zukunft.

KopfStart: Wie die businessBOX neue Sichtweisen von Leben und Arbeiten optimal unterstützt 1024 576 martin

KopfStart: Wie die businessBOX neue Sichtweisen von Leben und Arbeiten optimal unterstützt

Mit KopfStart bietet Frau Mag. Katja Hautzinger BewerberInnen und Unternehmen neue Sichtweisen in den Bereichen Personalsuche und -auswahl, Training und Coaching mit Standorten in Wien und Innsbruck. 

Im Gespräch mit BOXit berichtet die geschäftsführende Gesellschafterin und zertifizierte HR-Managerin, warum sie auch ihre internen Prozesse und Abläufe in Zusammenarbeit mit BOXit vollkommen neu durchdacht und zukunftsfit gemacht hat.

Mit KopfStart bieten Sie Ihren Kunden „Personal mit Herz und Hirn“. Können Sie uns mehr über  Ihre Leistungen und die Chancen, die sich daraus ergeben, erzählen?

„KopfStart hat im Wesentlichen zwei Standbeine bzw. Zielgruppen. Einerseits unterstützen wir BewerberInnen bzw. ganz allgemein Menschen im beruflichen Kontext – aber auch im größeren Zusammenhang – dabei, ihre persönlichen Stärken und Kompetenzen zu erkennen und optimal einzusetzen. Andererseits bieten wir auch Unternehmen die Chance auf neue Sicht- und Herangehensweisen und damit für leistungsstarke, zufriedene und glückliche MitarbeiterInnen.“

KopfStart arbeitet seit ca. einem Jahr mit der businessBOX. Ich erinnere mich gut an die Anfänge unserer Zusammenarbeit, bei dem das Thema „neu denken“ ebenfalls im Mittelpunkt stand.

„Genau. Ganz wesentlich für meine Entscheidung für die businessBOX war die professionelle, digitale Beratung durch das BOXit-Team. Ich war ja mit meinem alten System nicht mehr zufrieden, habe aber durch unsere Gespräche erkannt, dass der Umstieg auf ein neues Computerprogramm nicht oder eben nur Teil der Lösung ist.“ 

Ein zentraler Punkt für KopfStart und BOXit: Die Bereitschaft, die alten Abläufe kritisch zu hinterfragen und Prozesse vollkommen neu zu denken.

Die digitale Unternehmensberatung spielt eine ganz wesentliche Rolle bei der BOXit. Gemeinsam mit unseren Kunden analysieren wir das Altsystem und die alten Prozesse, um zu definieren, was transferiert wird und welche Bereiche vollkommen neu gedacht werden sollten. Bei KopfStart war das beispielsweise das Bewerberportal auf der Webseite.

„Eine gewaltige Arbeitserleichterung! Das Online-Bewerbungsformular ist direkt mit der businessBOX verbunden. Sobald die Bewerber ihre Daten für einen ausgeschriebenen Job eingeben und ihre Dokumente hochladen, landen diese sofort in unserer businessBOX. Damit müssen wir keine Daten händisch den Projekten zuordnen.“

Auch der Datenschutz spielt ja im Personalbereich eine große Rolle.

„Richtig. Sicherheit ist mir sehr wichtig. Ohne IT-Unterstützung ist es schwer, hier den Überblick zu bewahren. Mit dem integrierten DSGVO-Assistenten können sowohl ich als auch meine BewerberInnen sicher sein, dass alles datenschutzkonform verläuft.“

Weitere Informationen zu Personal mit Herz und Hirn:

Dr. Alexander Billasch, GF von sales-gateway.com
Sales Gateway: Sales 4.0 meets businessBOX – gemeinsam zu mehr Umsatz 640 457 martin

Sales Gateway: Sales 4.0 meets businessBOX – gemeinsam zu mehr Umsatz

sales-gateway.com definiert sich als Sales 4.0-Agentur. Das Unternehmen verbindet digitales Inbound Marketing mit Offline Campaigning und generiert so qualifizierte Leads.  Oder einfach gesagt: Sales Gateway begeistert Menschen durch ein digitales Angebots-Management in neuer Dimension.

Im Gespräch mit BOXit erklärt Geschäftsführer Dr. Alexander Billasch, wie das in Kombination mit der businessBOX zu mehr Umsatz führt.

Als Sales Gateway bieten Sie Ihren Kunden neue Ansätze im Vertrieb und Außendienst. Was genau verbirgt sich hinter Sales 4.0.?

„Bereits heute, aber noch viel mehr in der Zukunft, werden klassische analoge Prozesse einfach nicht mehr zum gewünschten Erfolg führen. Die Zukunft sehen wir klar in der Digitalisierung. Mit Sales Gateway bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, den Verkaufsprozess zu verkürzen und die Abschlussrate zu steigern. Außerdem zeigen wir transparent den Projekt- und Erfolgsstatus.“

Woran erkennen Sie, dass der klassische Verkauf nicht mehr funktionieren wird?

„Die Informationsflut nimmt stetig zu: In den letzten 70 Jahren haben sich sowohl das Wissen als auch die damit verbundenen Informationen um den Faktor 60 vervielfacht. Jede Sekunde entstehen neue Online-Anbieter. Per Mausklick verschwinden physische Distanzen, egal ob bei Produkten oder Dienstleistungen. Außerdem wird das Geschäftsleben immer schneller und die freie Zeit beim potentiellen Kunden knapper. Ausgiebige Gespräche mit verschiedenen Anbietern werden immer seltener.“

Und wie kann Vertrieb dann heute und in Zukunft funktionieren?

„Mit Sales Gateway finden wir genau die Kunden, welche die vom Unternehmen angebotenen Produkte und Services wirklich benötigen und wollen. Niemand wird überredet, sondern potentielle Kunden direkt abgeholt (von Push zur Pull-Strategie). Dadurch vermeiden wir den Streuverlust in der Vertriebsphase. Wir adressieren nicht 1.000 Kunden, wovon vielleicht 10 etwas kaufen, sondern wir adressieren die richtigen 15 Kunden, von denen 10 etwas kaufen. Dazu ist die Verbindung von Online Marketing und Offline Methoden notwendig. Außerdem benötigt man smarte Tools für die Leadgenerierung und das die Angebotslegung. Wir wollen Kunden begeistern und zum Auftrag motivieren.“

„Bereits heute, aber noch viel mehr in der Zukunft, werden klassische analoge Prozesse einfach nicht mehr zum gewünschten Erfolg führen. Die Zukunft sehen wir klar in der Digitalisierung.“

Sales Gateway arbeitet seit Anfang 2019 mit der businessBOX. Wo sehen Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen? Welche Funktionen sind für Sie zentral?

„Ein wesentlicher Vorteil für uns ist die „Online-Verbindung“ mit unserem Steuerberater. Mit der businessBOX wird die Buchhaltung fix und fertig für die Steuerberatung vorbereitet – ohne einen eigenen Buchhalter anstellen zu müssen, haben wir damit unsere Buchhaltung inHouse und einen tagesaktuellen Überblick über unsere Firma. Als SALES 4.0 Experte schätzen wir natürlich auch die Möglichkeiten des Vertriebscontrollings, welche BOXit gerade noch wesentlich ausbaut.“

Erfahren Sie mehr über Sales Gateway online:
https://www.sales-gateway.com/

Harald Straub vom KMU Center
KMU Business Center: Warum für DSGVO-Experten Harald Straub die businessBOX die ideale Lösung ist 1024 524 martin

KMU Business Center: Warum für DSGVO-Experten Harald Straub die businessBOX die ideale Lösung ist

BOXit im Gespräch mit dem e-Commerce Sachverständigen der Wirtschaftskammer Österreich und Spezialist für Digitalisierung und Datenschutz sowie Geschäftsführer des KMU Centers in Wien

Die KMU Business Center GmbH ist ein Service Center im ersten Bezirk in Wien und beheimatet aktuell ca. 180 Unternehmen. Im Gespräch mit BOXit erklärt Geschäftsführer Harald Straub, wieso er auf die businessBOX setzt.

Seit 2019 operiert das KMU Business Center mit der businessBOX von BOXit. Was war der ausschlaggebende Grund, sich gerade für diese Software zu entscheiden?

„Ich war auf der Suche nach einer Lösung, die nicht nur für das KMU Center selbst optimal passt, sondern die ich auch unseren Kunden weiterempfehlen kann. Zentral war für mich die Funktionalität, Kontaktpersonen mehreren Unternehmen zuweisen zu können, ohne diese mehrfach anlegen zu müssen. Das ist bei ca. 180 Kunden ein entscheidender Vorteil in der Betreuung.“

Ihr Service Center bietet sowohl Start-up-Unternehmen als auch KMUs einen infrastrukturellen Rahmen. Warum empfehlen Sie BOXit auch Ihren Kunden?

„Die businessBOX ist eine ideale Lösung für bestehende Unternehmen, weil sie eine all-in-one Business Software ist. Sie deckt eine Vielzahl von Funktionen ab – von der Buchhaltung, Rechnungslegung, CRM bis hin zu Liquiditätsplanung und Auftragsverwaltung. Aber auch für jedes Start-up ist die businessBOX ein wertvolles Instrument. Gründerinnen und Gründer bekommen Zugriff auf eine umfangreiche Sammlung von Checklisten und Planungsunterlagen. Das sind praktische Hilfestellungen, die gerade in der Startphase so manches erleichtern.“

Herr Straub, Sie sind einer von zurzeit knapp 16 KMU Digital-Experten in ganz Österreich, der alle relevanten Ausbildungen und Zertifikate in diesem Bereich vorweisen kann. Sie sind auch für die Wirtschaftskammer Österreich im Bereich Digitalisierung und Datenschutz und als e-Commerce Sachverständiger tätig. Wie gut ist BOXit im Bereich Datensicherheit?

„Als KMU Digital Berater und Datenschutzexperte ist für mich das Thema Datensicherheit aber vor allem auch die „optimale“ Datenverarbeitung und -nutzung in der Zukunft zentral. In diesem Bereich werden noch große Herausforderungen auf Unternehmen zukommen. Ich war vor meinem Erstgespräch mit BOXit sehr gespannt, welche Lösungswege die Software hier bietet. Ich bin überzeugt davon, auf das richtige Pferd für mein KMU Center gesetzt zu haben. BOXit betreibt im Hintergrund einen beträchtlichen Aufwand, um die Daten seiner Kunden absolut sicher zu speichern und aufzubewahren. Es wird auch ein professionelles 24h*-Service, 365 Tage im Jahr geboten.“

Sie sind auch als integrativer Unternehmensberater in Wien und Niederösterreich tätig. Dabei geht es neben der „technischen“ Lösungskompetenz darum, auch das jeweilige soziale System – sprich den Menschen bzw. ganze Teams – zu integrieren. Es gilt „Betroffene“ zu möglichst motivierten „Beteiligten“ zu machen. Wie schneidet BOXit für Sie in diesem Bereich ab, Stichwort: Erstinstallation und Umzugsservice?

„Beide Services sehe ich als zentrale Angebote von BOXit für bestehende Unternehmen. In Zukunft werden gerade Themen wie ortsunabhängiges bzw. auch länderübergreifendes Arbeiten immer bedeutender. Zugleich steigen die Anforderungen an die Datensicherheit und den Schutz der Daten. Unternehmen, die von Beginn an auf eine „all-in“ Software setzen, werden meiner Meinung klar im Vorteil sein. Bewusst das Thema „Angst vor dem Software-Umstieg bzw. Datenmigration“ anzusprechen, wie es BOXit macht, und auch entsprechende Lösungen anzubieten, sehe ich als Chance für bestehende Unternehmen, noch rechtzeitig auf diesen Zug aufzuspringen.

DSGVO-Experte Harald Straub, MBA ist Geschäftsführer des KMU Business Centers mitten im Zentrum von Wien (Sterngasse 3/2/6, 1010 Wien). Die Service-Zentrale bietet Unternehmen von Büro-Dienstleistungen über Seminarräumlichkeiten bis zu Kooperationsmöglichkeiten. Besuchen Sie das KMU-Center online: https://kmu-center.at/

Hier finden Sie weitere Gespräche aus der Serie „Im Gespräch mit BOXit-Usern“:
TRONIX: „Die businessBOX ist die perfekte Backoffice-Lösung für uns“
BOXit-User im Interview: Bodyweight-Fitnesscoach Michael-Peter Beer
LASKER: Warum der Marktführer im Inflight-Marketing auf BOXit setzt

BOXit und Group24 bündeln Kräfte für das perfekte Digitalisierungspaket 453 255 martin

BOXit und Group24 bündeln Kräfte für das perfekte Digitalisierungspaket

BOXit bietet im Rahmen der all-in-one Business Software, Steuerberatern, Startups, KMUs sowie Freiberuflern die Möglichkeit, sämtliche Unternehmensprozesse schnell, sicher und einfach zu digitalisieren und so die Effizienz enorm zu steigern. Dazu werden die Kräfte mit Group24 gebündelt: Dabei wird das individuell auf den Kunden adaptierte Digitalisierungsmodell von den IT-Experten mit der passenden Hardware-Technik ausgestattet.

Die optimale Digitalisierungsstrategie schließt sowohl ausgeklügelte Software- als auch Hardwarelösungen ein, die mittels dem Digitalisierungscheck von BOXit an die individuellen Anforderungen des jeweiligen Geschäftsbetriebs angepasst werden.
Mit Group24 hat BOXit den perfekten Partner in Sachen endpoint-Infrastruktur gefunden. Group24 bringt eine absolute Expertise in Vertrieb und Projektierung von ThinClients, Desktopsysteme, Server & Co mit und verfügt über den kurzen Draht zu der neuesten Hardware-Technologie.

Allround Lösung

So kann BOXit in Kooperation mit Group24 Steuerberater-Kanzleien und Unternehmen eine Allround-Lösung zur Digitalisierung ihres Geschäftsmodells anbieten. Dabei werden vorab mit dem Digitalisierungscheck die jeweiligen Unternehmensprozesse und die IST-Situation bis ins kleinste Detail durchleuchtet und ein passgenaues Hardware- und Softwarepaket geschnürt. Schließlich hat eine Großkanzlei andere Anforderungen als ein Freiberufler. Doch egal, welche Branche oder Unternehmensgröße – die Digitalisierung mit BOXit schafft in jedem Fall neues Potenzial, deutlich mehr Effizienz, Kostenersparnis und Umsatzwachstum.

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