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Digi­ta­li­sie­rung in der Kanz­lei | Vor­be­hal­te und Erfolgsgeschichten 1024 683 martin

Digi­ta­li­sie­rung in der Kanz­lei | Vor­be­hal­te und Erfolgsgeschichten

In der Bran­che umge­hört, ist man sich einig: Um mit­tel- und lang­fris­tig erfolg­reich zu blei­ben, kommt kein Steu­er­be­ra­ter am The­ma “Digi­ta­li­sie­rung” vor­bei. Dadurch ver­än­dern sich sowohl Berufs­bild als auch die ange­bo­te­nen Leis­tun­gen der Kanz­lei­en. Wie bei jeder Ver­än­de­rung gibt es Vor­be­hal­te, am Ende über­zeu­gen aber die Erfolgsgeschichten.

Muss das wirk­lich sein? 

Vor Kur­zem schrieb BOXit-Part­ner Andre­as Rek­ten­wald, Mana­ging Direc­tor unse­res OCR-Bele­ger­ken­nungs­tools Logisth.AI, einen Gast­bei­trag für Tax­Tech (zum Arti­kel). Bei den Vor­be­hal­ten gegen­über Digi­ta­li­sie­rung muss­ten wir schmun­zeln – auch wir haben den einen oder ande­ren in unse­ren Gesprä­chen mit Kanz­lei­en gehört.

Hier unse­re Top 5:

  • “Das machen wir schon immer so.”
  • “Wir erset­zen kei­ne Mit­ar­bei­ter durch Maschinen.”
  • “Da müs­sen wir ja alle Abläu­fe ändern…
  • …das wol­len unse­re Kun­den nicht / das will unser Team nicht.”
  • “Never chan­ge a runn­ning system.”
Ja, es zahlt sich aus!

Am Ende des Tages geht es auch beim Steu­er­be­ra­ter bzw. für den Kun­den um Effi­zi­enz von Pro­zes­sen und im Umkehr­schluss um ver­kauf­te und bezahl­te Leis­tun­gen. “Damit steigt der Druck auf die Bran­che, Mehr­leis­tun­gen ohne höhe­re Prei­se anbie­ten zu kön­nen und mit die­sen auch die Kun­den­bin­dung zu erhö­hen”, bringt es Andre­as Rek­ten­wald auf den Punkt.

“Mit der Digi­ta­li­sie­rung der Buch­hal­tung ver­schiebt sich der Fokus noch mehr auf die (tages­ak­tu­el­le) Bera­tung des Kun­den. Eine Win-win Situa­ti­on für bei­de Sei­ten”, (C. Amon, BOXit-Geschäftsführer) 

Wunsch­lis­te ans Digitalisierungsprodukt

Fol­gen­de Fak­to­ren soll­ten Kanz­lei­en bei der Aus­wahl der Soft­ware berücksichtigen:

  • Inte­gra­ti­on mit der bis­her ver­wen­de­ten Buchhaltungssoftware
  • Kei­ne dop­pel­te Datenführung
  • Erken­nungs­ge­nau­ig­keit von voll­stän­dig rich­tig erkann­ten Belegen.
    Bei Logisth.AI liegt die­se bei 94 Prozent.
  • Schnel­les Ver­ar­bei­ten, kein Unter­bre­chen von Prozessen
  • Intel­li­gen­te Por­ta­le für Kli­en­ten, um Bele­ge und Doku­men­te hoch­la­den zu kön­nen bis zur Mög­lich­keit des Verbuchens
  • Tages­ak­tu­el­le Zah­len, qua­si eine “live”-Buchhaltung

“Je ein­fa­cher ein Digi­ta­li­sie­rungs­pro­dukt in den bis­he­ri­gen Arbeits­pro­zess inte­grier­bar ist, des­to erfolg­rei­cher ist die Umset­zung”, (Andre­as Rek­ten­wald, Logisth.AI)

Erfolgs­ge­schich­ten von Kanzleien

Digi­ta­li­sie­rungs­ex­per­te und Steu­er­be­ra­ter Dr. Micha­el Stö­ckel­mai­er, MBA, von KOLL & PART­NER Steu­er­be­ra­tung, war maß­geb­lich an der Ent­wick­lung von Logisth.AI betei­ligt. Seit knapp zwei Jah­ren hat er die Soft­ware in sei­ner Kanz­lei im Ein­satz (wei­ter­le­sen: “BOXit im Gespräch / Digi­ta­li­sie­rungs­ex­per­te).

Sein bis­he­ri­ges Resü­mee, das er im Gast­bei­trag von Andre­as Rek­ten­wald zieht, tei­len wir gerne:

  • Es wur­den kei­ne Mit­ar­bei­ter ent­las­sen, son­dern das Team ist gewach­sen. Gerin­ge­re Fluk­tua­ti­on, höhe­re Motivation.
  • Kli­en­ten nut­zen ger­ne die Por­ta­le, um Bele­ge digi­tal zu über­mit­teln und auf die Zah­len tages­ak­tu­ell zugrei­fen zu können.
  • Höhe­rer Bera­tungs­an­teil in der Kanz­lei und damit Anstieg des Umsatzes.
ASTO­RIA bie­tet Bera­tung mit Weit­blick | Gemein­sam mit BOXit 1024 576 martin

ASTO­RIA bie­tet Bera­tung mit Weit­blick | Gemein­sam mit BOXit

Die moder­nen Büro­räum­lich­kei­ten im Wie­ner-Tor-Cen­ter in Krems/Donau spie­geln die Phi­lo­so­phie der Asto­ria Steu­er­be­ra­tung GmbH & Co KG, ihren Kli­en­ten Wirt­schafts­be­ra­tung mit Weit­blick zu bie­ten. BOXit im Gespräch mit zwei der Geschäfts­füh­rer und Part­ner – Mag. Her­bert Schinerl und Andre­as Weiß – über aktu­el­le Her­aus­for­de­run­gen und die Zukunft der Branche. 

ASTO­RIA steht für „Wirt­schafts­be­ra­tung mit Weit­blick“. Wie gelingt es in her­aus­for­dern­den Zei­ten wie die­sen den Über­blick zu bewah­ren? Wel­che The­men “bren­nen” der­zeit bei Ihren Klienten?

Durch unse­re Orga­ni­sa­ti­on in Team­struk­tur stel­len wir sicher, dass wir unse­re Kli­en­ten opti­mal betreu­en kön­nen. Jeder Kun­de hat für jeden Bereich – Buch­hal­tung, Lohn­ver­rech­nung, sons­ti­ge Steu­er­be­ra­tung – einen fixen Ansprech­part­ner. Durch zusätz­li­che Bran­chen­spe­zia­li­sie­run­gen ist gewähr­leis­tet, dass wir die Spra­che des Kun­den sowie sei­ne Pro­ble­me ver­ste­hen und aktiv auf ihn zuge­hen können.

His­to­risch betrach­ten wir das Rech­nungs­we­sen als zen­tra­les Tool und Ent­schei­dungs­hil­fe für Unternehmer. 

Nichts­des­to­trotz stellt die aktu­el­le Situa­ti­on für alle eine gro­ße Her­aus­for­de­rung dar – weder für uns noch unse­re Kun­den ist abschätz­bar, wie die wei­te­re wirt­schaft­li­che Ent­wick­lung ver­lau­fen wird. Daher geht es der­zeit dar­um, die durch die Covid-Pan­de­mie ver­ur­sach­te Kri­se best­mög­lich zu bewäl­ti­gen. Erschwe­rend kom­men die anlass­be­zo­ge­ne kurz­fris­ti­ge Gesetz­ge­bung und die mit den Hilfs­maß­nah­men ver­bun­de­ne Büro­kra­tie hin­zu. Ein aktu­el­les Rech­nungs­we­sen ist daher wich­ti­ger denn je – womit wir wie­der bei BOXit wären. Gemein­sam wol­len wir die zeit­li­che Lücke zum aktu­el­len Buchungs­stand reduzieren.

„Digi­ta­li­sie­rung“ ist gera­de­zu ein Mode­wort gewor­den. Wel­che Rol­le spielt sie bei der ASTORIA?

Wir sind schon vor­sich­tig bei der Ver­wen­dung des Wor­tes „Digi­ta­li­sie­rung“ – man­che kön­nen es nicht mehr hören, vie­le ver­ste­hen es schlicht­weg falsch.

Aus unse­rer Sicht ist Digi­ta­li­sie­rung das Mana­gen von Daten­strö­men – nicht nur in der Steu­er­be­ra­tungs­kanz­lei, son­dern star­tend bei der Wur­zel, also in unse­rem Fall beim Kunden. 

So betrach­tet, ist „Digi­ta­li­sie­rung“ die Zukunft, die aus Sicht der Asto­ria unver­meid­bar ist. In nicht all­zu fer­ner Zeit wer­den bis­he­ri­ge Papier­do­ku­men­te – etwa Rech­nun­gen – aus­schließ­lich als Daten­satz bestehen. Dann wird sich die Fra­ge stel­len, wer die Daten­ho­heit dar­über besitzt bzw. wer das Know-how hat, damit effi­zi­ent umge­hen zu können.

Im obi­gen Ver­ständ­nis ist Digi­ta­li­sie­rung daher ein zen­tra­les stra­te­gi­sches Ziel der Asto­ria für die nächs­ten Jahre. 

Wie wich­tig ist die Schnitt­stel­le zwi­schen Unter­neh­men und Kanzlei/Steuerberatung?

Eine gute Zusam­men­ar­beit ist sehr wich­tig. Die Kun­den­be­zie­hung steht an ers­ter Stel­le – Ver­trau­en ist dabei ganz zen­tral, die­ses zu gewin­nen und zu halten.

Neben der per­sön­li­chen Sym­pa­thie ist natür­lich die Qua­li­tät unse­rer Leis­tun­gen ein wesent­li­cher Bau­stein für die Kun­den­zu­frie­den­heit. Unse­re Kun­den dür­fen dar­auf ver­trau­en, dass wir sie unter­stüt­zen, die gesetz­li­chen Ver­pflich­tun­gen ein­zu­hal­ten und ihre wirt­schaft­li­che Situa­ti­on zu verstehen.

Dafür ist erfor­der­lich, dass wir die dafür benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen zeit­ge­recht und voll­stän­dig erhal­ten. Die­sen Pro­zess gilt es gera­de jetzt, im Rah­men der “Digi­ta­li­sie­rung”, wei­ter zu optimieren.

Auf der ASTO­RIA-Web­site liest man „Wir orga­ni­sie­ren mit Ihnen Ihr Rech­nungs­we­sen so, dass Sie aus den Zah­len Ihrer Buch­hal­tung monat­lich den Erfolg Ihres Unter­neh­mens able­sen kön­nen.“ Wie gelingt das?

Jeder Kli­ent hat sei­ne Eigen­hei­ten. Für man­che ist das Beleg­sam­meln eine wah­re Freu­de, vie­le haben aber Alb­träu­me, wenn sie an Buch­hal­tung den­ken. Wir ver­su­chen weit­ge­hend auf alle Eigen­hei­ten ein­zu­ge­hen und bie­ten ver­schie­dens­te Vari­an­ten der Zusam­men­ar­beit an.

Die Band­brei­te geht von Kun­den, die zu uns ins Haus kom­men bzw. über einen Inter­net­zu­gang ihre Buch­hal­tung auf unse­rer Infra­struk­tur selbst ein­ge­ben bis hin zu jenen Fäl­len, wo wir einen unge­ord­ne­ten Hau­fen von Bele­gen erhal­ten, die wir selbst ent­spre­chend vor­sor­tie­ren und verbuchen.

Das stärks­te Argu­ment gegen­über dem Kun­den für eine voll­stän­di­ge und recht­zei­ti­ge Buch­hal­tung: Nicht nur der Erfolg, son­dern auch etwai­ge Fehl­ent­wick­lun­gen wer­den ersicht­lich. Und des­to eher die­se erkenn­bar sind, umso schnel­ler kann dar­auf reagiert werden. 

In allen Fäl­len ver­su­chen wir natür­lich den Pro­zess für bei­de Sei­ten so ange­nehm wie mög­lich zu gestal­ten – die “Digi­ta­li­sie­rung” wird die Abläu­fe hier in den nächs­ten Jah­ren noch wei­ter verändern.

Wie gestal­tet sich der Aus­tausch zwi­schen Ihren Kli­en­ten und der ASTO­RIA in der Pra­xis? Wel­che Erfolgs­fak­to­ren und Vor­aus­set­zun­gen braucht es?

Der Aus­tausch mit den Kun­den fin­det über alle mög­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le statt – e‑mail, Tele­fon, Video­kon­fe­renz oder per­sön­li­che Gesprä­che – wobei sich trotz der tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten gezeigt hat: Vie­le Kun­den bevor­zu­gen das per­sön­li­che Gespräch. Das zeigt uns auch die star­ke Kun­den­ver­bun­den­heit. Wesent­lich ist natür­lich, dass eine ent­spre­chen­de Bespre­chungs­grund­la­ge vor­han­den ist. Hier sind wir wie­der bei der Qua­li­tät der Unter­la­gen bzw. des Rechnungswesens.

Zusätz­lich geht es auch um die Dar­stel­lung und die Mög­lich­kei­ten der Prä­sen­ta­ti­on. Unse­re Kanz­lei hat einen zen­tra­len Kun­den­be­reich mit aus­rei­chen­den Bespre­chungs­räu­men und moderns­ter Tech­nik. Unter­schrif­ten wer­den bei uns übri­gens grund­sätz­lich digi­tal über Signa­tur­pads geleis­tet. Unmit­tel­bar nach der Bespre­chung erhält der Kun­de die bespro­che­nen Unter­la­gen elek­tro­nisch übermittelt.

Ihr Blick in die Zukunft: Wie sieht der All­tag der Steu­er- und Unter­neh­mens­be­ra­tung in fünf bis zehn Jah­ren aus? 

Sämt­li­che Daten­pro­zes­se zwi­schen Kun­den, Behör­den, sons­ti­gen Insti­tu­tio­nen und Steu­er­be­ra­tern wer­den stan­dar­di­siert ablau­fen. Dazu braucht es einer­seits qua­li­fi­zier­te Mit­ar­bei­ter, die auf Basis die­ser Daten­strö­me ent­spre­chen­de Aus­wer­tun­gen und Zah­lungs­vor­gän­ge ablei­ten kön­nen – ande­rer­seits muss ein gewis­ses tech­ni­sches Grund­ver­ständ­nis bestehen. Hier sind wir als Unter­neh­men in der ent­spre­chen­den Aus­bil­dung der Mit­ar­bei­ter gefordert. 

Die Buch­hal­tung wird nicht mehr ein­ein­halb Mona­te spä­ter fer­tig gestellt wer­den, son­dern tag­fer­tig vorliegen. 

Vie­le wei­te­re Vor­gän­ge wer­den stan­dar­di­siert sein und even­tu­ell von Online-Platt­for­men ange­bo­ten werden.

Gegen­über der klas­si­schen Steu­er­be­ra­tung wird die Unter­neh­mens­be­ra­tung im Sin­ne einer beglei­ten­den Betreu­ung des Kun­den wesent­lich an Bedeu­tung gewinnen. 

Auf die­se Ent­wick­lun­gen wol­len wir uns recht­zei­tig vorbereiten.

Und nicht zu guter Letzt: Wie wur­den Sie auf BOXit auf­merk­sam? Was schät­zen Sie in der Anwendung?

Unter dem Leit­bild „Wirt­schafts­be­ra­tung mit Weit­blick“ wol­len wir unse­ren Kun­den best­mög­li­che Lösun­gen basie­rend auf dem letz­ten Stand der Tech­nik bie­ten. Wir ver­fol­gen daher lau­fend alle Neu­ent­wick­lun­gen, betrei­ben einen regen Erfah­rungs­aus­tausch mit Berufs­kol­le­gen und tes­ten inter­es­san­te Anwen­dun­gen. So kamen wir einer­seits durch die Emp­feh­lung eines Berufs­kol­le­gen, ande­rer­seits durch ein per­sön­li­ches Gespräch im Rah­men einer Digi­ta­li­sie­rungs­ver­an­stal­tung zu BOXit.

Wich­tig für uns – in der Ent­schei­dungs­fin­dung für und jetzt in der Anwen­dung bzw. Zusam­men­ar­beit mit BOXit – waren bzw. sind die ein­fa­che Hand­ha­bung und der struk­tu­rier­te Daten­trans­fer sowie die gute Schnitt­stel­le zum vor­han­de­nen Stan­dard­buchungs­pro­gramm. Eben­falls zen­tral: Die Kun­den­da­ten ver­las­sen nicht die Kanz­lei und das Dash­board gibt den Kli­en­ten einen ers­ten guten Über­blick. Auch die ver­tie­fen­de Qua­li­tät der Aus­wer­tun­gen hat uns überzeugt.

Digi­ta­li­sie­rungs­of­fen­si­ve der ACC Steu­er­be­ra­tung | Gemein­sam mit BOXit 1024 576 martin

Digi­ta­li­sie­rungs­of­fen­si­ve der ACC Steu­er­be­ra­tung | Gemein­sam mit BOXit

Gleich beim Betre­ten der ACC Steu­er­be­ra­tung GmbH & Co KG in Vöck­la­bruck spürt man: Hier wird eine inno­va­ti­ve Arbeits­welt gelebt und Digi­ta­li­sie­rung groß geschrie­ben. Im Gespräch mit BOXit teilt Steu­er- und Unter­neh­mens­be­ra­ter Mag. Mario Adam, Part­ner der ACC, sei­ne Visio­nen für die Bran­che und gibt Ein­bli­cke in die digi­ta­le Zusam­men­ar­beit mit den Mandanten.

Das Mot­to der ACC Steu­er­be­ra­tungs­kanz­lei lau­tet „Mit Kon­se­quenz zum Erfolg“. Wie wich­tig ist für Sie die­ser Anspruch beim The­ma Digi­ta­li­sie­rung der Buchhaltung?

Sehr wich­tig! Auch bei der Digi­ta­li­sie­rung des Rech­nungs­we­sens gelangt man nur mit Kon­se­quenz zum Erfolg. Das Rech­nungs­we­sen zu digi­ta­li­sie­ren und somit auch zu auto­ma­ti­sie­ren, bedeu­tet für alle Betei­lig­ten das Ver­las­sen der Kom­fort­zo­ne. Nur wenn man ein­ge­fah­re­ne Struk­tu­ren und Orga­ni­sa­tio­nen auf­bricht, kann das Pro­jekt Digi­ta­li­sie­rung gelin­gen. Wenn man sich der Her­aus­for­de­rung stellt, wird man mit Zeit- und Kom­fort­ge­winn belohnt werden.

Wann und wie wur­den Sie erst­mals auf BOXit auf­merk­sam? Was waren für Sie zen­tra­le Beweg­grün­de für eine Zusam­men­ar­beit? Wo sehen Sie Vorteile?

Der ers­te Kon­takt hat sich durch mei­nen Kanz­lei­part­ner Mag. Alex­an­der Ein­schwan­ger auf einer Tagung erge­ben. Nach meh­re­ren geschei­ter­ten Anläu­fen mit Sys­te­men der Mit­be­wer­ber sind wir trotz­dem neu­gie­rig geblie­ben und haben einen Ter­min  mit BOXit ver­ein­bart. Schon die ers­te Demo hat uns über­zeugt. Wir haben dann sehr schnell gemerkt, dass sich die Ansich­ten und Visio­nen von ACC und BOXit decken und star­te­ten eine hof­fent­lich lan­ge und sehr erfolg­rei­che Zusammenarbeit.

Die Vor­tei­le lie­gen auf der Hand. Ein straff orga­ni­sier­tes Rech­nungs­we­sen ist die Grund­la­ge für jeg­li­che unter­neh­me­ri­sche Ent­schei­dung. Wenn der Kli­ent dann noch einen vir­tu­el­len Zugriff auf sein Unter­neh­men hat und sogar sämt­li­che Bele­ge jeder­zeit und von über­all aus ein­se­hen kann, ist das schlicht modern, zeit­spa­rend und pro­fes­sio­nell. Wenn man als Steu­er­be­ra­ter sei­nen Man­dan­ten die­sen Nut­zen bie­ten kann, ist die Kli­en­ten­bin­dung natür­lich enorm.

Ein vir­tu­el­ler Zugriff, zeit- und orts­un­ab­hän­gig, auf Unter­neh­mens­da­ten und ‑zah­len, spart enorm viel Zeit.

Wie gestal­tet sich der Aus­tausch und die Schnitt­stel­le zwi­schen Ihren Kli­en­ten und ACC in der Praxis?

Wir haben gemerkt, dass bei unse­ren Man­dan­ten durch das Dash­board die Lust nach mehr geweckt wur­de. Der Aha-Effekt war aus­nahms­los rie­sig, als wir unse­ren Man­dan­ten die Mög­lich­keit des vir­tu­el­len Zugriffs auf deren Unter­neh­men prä­sen­tier­ten. Dass wir jedoch von einem Tag auf den ande­ren bei man­chen Man­dan­ten eine Digi­ta­li­sie­rungs­of­fen­si­ve aus­ge­löst haben, hat aber selbst unse­re kühns­ten Erwar­tun­gen übertroffen.

Unser Tipp: Kli­cken Sie hier, um ein Bera­tungs­ge­spräch mit BOXit zu ver­ein­ba­ren – es lohnt sich!

Was schät­zen Ihre Kun­den an dem Logisth.AI-Portal bzw. Dash­board? Wel­che Funk­tio­nen sind für Unter­neh­men beson­ders wich­tig? Gibt es dafür Vor­aus­set­zun­gen, die ein Unter­neh­men haben sollte?

Unse­re Man­dan­ten schät­zen die Ein­fach­heit am neu­en Dash­board. Sie benö­ti­gen weder eine Lizenz der Rech­nungs­we­sen-Soft­ware, noch ist eine umfang­rei­che Ein­schu­lung von Nöten. Als beson­ders neh­men unse­re Man­dan­ten die Mög­lich­keit war, dass sie nicht nur wie gewohnt Aus­wer­tun­gen erhal­ten, son­dern die­se im Grun­de inter­ak­tiv sind und den Zugriff bis auf den Beleg ermög­li­chen. Ein rie­si­ger Vor­teil dabei ist, dass die Man­dan­ten kei­nes­wegs Buch­hal­tungs­kennt­nis­se dafür benö­ti­gen. Im Unter­neh­men müs­sen daher grund­sätz­lich kei­ne Vor­aus­set­zun­gen geschaf­fen wer­den. Wenn die Man­dan­ten umfang­rei­cher damit arbei­ten möch­ten und auch die Bele­ge digi­tal zur Ver­fü­gung stel­len wol­len, bedarf es aller­dings der Bereit­schaft, die Abläu­fe im Unter­neh­men einer Prü­fung zu unterziehen.

Wenn Sie BOXit ande­ren Steu­er­be­ra­tern emp­feh­len wür­den, was wären für Sie wich­tigs­ten Gründe? 

Wir sind der Mei­nung, dass Steu­er­be­ra­tungs­kanz­lei­en, die mit­tel­fris­tig erfolg­reich sein möch­ten, nicht am The­ma Digi­ta­li­sie­rung vor­bei­kom­men. Es wird sich das Berufs­bild und die ange­bo­te­nen Leis­tun­gen mas­siv ver­än­dern. Jene Zei­ten, in der Bele­ge manu­ell in ein Sys­tem ein­ge­ge­ben wur­den, sind defi­ni­tiv vor­bei. Die­se frei­wer­den­den Res­sour­cen schaf­fen Mög­lich­kei­ten für neue Geschäftsfelder.

Berufs­bild und Leis­tun­gen der Steu­er­be­ra­ter wer­den sich mas­siv verändern.

Wenn Sie einen Blick in die Zukunft wagen, wie sieht der All­tag der Buch­hal­tung und Steu­er­be­ra­tung in 5–10 Jah­ren aus? 

Wie gesagt, wird es kei­ne manu­el­le Beleg­ver­ar­bei­tung mehr geben. Betriebs­wirt­schaft­li­che Bera­tung wird deut­lich an Wich­tig­keit gewin­nen. Aber auch der­zeit noch eher unüb­li­che Leis­tun­gen, wie Fak­tu­rie­rung, Mahn­we­sen, Zah­lungs­ver­kehr und der­ar­ti­ge Din­ge wer­den in den täg­li­chen Kanz­lei­all­tag Ein­zug halten.

Wel­che Aus­wir­kun­gen zeigt die Coro­na-Kri­se auf die Bran­che? Wel­che aktu­el­len Her­aus­for­de­run­gen und Pro­blem­stel­lun­gen gibt es? 

Die Coro­na-Kri­se wirkt als Digi­ta­li­sie­rungs­be­schleu­ni­ger und erhöht den Druck auf jene, die das The­ma Digi­ta­li­sie­rung bis­her unter­schätzt oder nicht wich­tig genom­men haben. Durch unse­ren hohen Grad an Digi­ta­li­sie­rung war der Umstieg ins Home-Office völ­lig pro­blem­los, auch bei jenen Tei­len der Beleg­schaft, die nicht schon ohne­hin teil­wei­se im Home-Office arbei­ten. Das Glei­che gilt für vir­tu­el­le Klientenbesprechungen.

Die Bran­che wird daher fle­xi­bler wer­den müs­sen und bis­her unge­wohn­te Arten der Zusam­men­ar­beit mit dem Man­dan­ten wer­den Ein­zug in den Kanz­lei­all­tag hal­ten. Wäre die Kri­se erst in ein bis zwei Jah­ren auf­ge­tre­ten, hät­te BOXit auch im Rech­nungs­we­sen dazu geführt, dass ein völ­lig rei­bungs­lo­ser Ablauf gesi­chert gewe­sen wäre, weil prak­tisch sämt­li­che Bele­ge im Por­tal zur Ver­fü­gung gestan­den wären. Die Man­dan­ten hät­ten daher gar nicht wahr­ge­nom­men, ob die Kanz­lei besetzt ist, oder die Sach­be­ar­bei­te­rIn­nen von zu Hau­se aus arbeiten.

Abge­se­hen von den direk­ten Aus­wir­kun­gen der Kri­se liegt die aktu­el­le Her­aus­for­de­rung dar­in, dass die Unter­neh­men bereit sein müs­sen, die Kom­fort­zo­ne zu ver­las­sen und die Orga­ni­sa­ti­on zu über­den­ken. Besteht die­se Bereit­schaft, steht der Digi­ta­li­sie­rung nichts im Wege!

“Die digi­ta­le Kanz­lei” von Steu­er­be­ra­te­rin Bir­git Wein­ho­fer | Quer­ge­dacht mit BOXit 1024 576 martin

“Die digi­ta­le Kanz­lei” von Steu­er­be­ra­te­rin Bir­git Wein­ho­fer | Quer­ge­dacht mit BOXit

Anmer­kung: Ver­se­hent­lich wur­de im Juli-News­let­ter noch­mals auf das span­nen­de Inter­view mit Bir­git Wein­ho­fer ver­linkt (abso­lut lesens­wert!) – dafür ent­schul­di­gen wir uns. Kli­cken Sie hier, um direkt zum Bei­trag “Chan­cen nut­zen | Resi­li­enz” zu gelangen!

Steu­er­be­ra­te­rin Bir­git Wein­ho­fer ist über Umwe­ge in ihrem Beruf gelan­det. Und auch sonst unter­schei­det sich ihre neu eröff­ne­te Kanz­lei in Graz – Steu­er­be­ra­tung Wein­ho­fer – vom tra­di­tio­nel­len Mit­be­werb. BOXit im Gespräch mit einer Frau, die als Skip­pe­rin in Kroa­ti­en ihre ers­ten Kli­en­ten gewon­nen und sich kon­se­quent für den digi­ta­len und mobi­len Weg entscheidet.

Guten Mor­gen Frau Wein­ho­fer. War­um ent­schließt sich eine stu­dier­te Juris­tin, eine eige­ne Steu­er­be­ra­tungs­kanz­lei aufzubauen?

Nach mei­nem Gerichts­jahr absol­vier­te ich eini­ge Prak­ti­ka und nach einer Karenz­ver­tre­tung im Finanz­amt lan­de­te ich bei einem Steu­er­be­ra­ter. In einer sehr inten­si­ven Zeit – par­al­lel absol­vier­te ich die Steu­er­be­ra­ter­prü­fung – erkann­te ich zwei wesent­li­che Punk­te. Ers­tens: Die Zukunft der Bran­che liegt in der papier­lo­sen Buchung. Und zwei­tens: Der per­sön­li­che Kon­takt und die Bera­tung sind und blei­ben Herz­stück der Steuerberatung.

Digi­tal und per­sön­lich  – das klingt nach einem Wider­spruch. Wie passt bei­des zusammen?

Wun­der­bar! Und ich den­ke, dass in 10 bis 15 Jah­ren alle Steu­er­be­ra­ter das auch leben. Der­zeit arbei­tet der Berufs­stand noch über­wie­gend tra­di­tio­nell. Was auch dar­an liegt, dass die Mehr­heit über 45 Jah­re alt und das ana­lo­ge Geschäfts­mo­dell gewohnt sind. Die klas­si­sche Kanz­lei arbei­tet mit tol­len Buch­hal­tungs­pro­gram­men, aber die Kli­en­ten brin­gen nach wie vor ihre Ord­ner mit den Bele­gen und die­se wer­den manu­ell abge­tippt. Es wird gedruckt, hin und her getra­gen und geschickt. All das ist zeit- und kos­ten­in­ten­siv. Und geht auch zu Las­ten der Umwelt.

Eine digi­ta­le Buch­hal­tung ist die Basis und das wich­tigs­te Instru­ment für die per­sön­li­che Steuerberatung.

Wie darf man sich die digi­ta­le Kanz­lei von Bir­git Wein­ho­fer vorstellen?

Ohne gedruck­te Bele­ge und ohne dicke Ord­ner. Im Herbst 2019 lern­te ich BOXit bei einer Steu­er­be­ra­ter-Ver­an­stal­tung ken­nen und nach dem Vor­trag von Chris­toph Amon beim Digi­ta­li­sie­rungs-Sym­po­si­um der KSW stand für mich fest, dass mei­ne Kanz­lei mit der Gesamt­lö­sung von BOXit arbei­ten wird. Und nicht nur mei­ne Kanz­lei sämt­li­che Pro­zes­se und Abläu­fe digi­ta­li­siert, son­dern ich auch aktiv mei­nen Kli­en­tIn­nen die busi­ness­BOX ans Herz lege.

Wie sind die Reak­tio­nen auf Ihren neu­en Weg, gibt es auch Stol­per­stei­ne? Und wie gewin­nen Sie Ihre Klienten?

Mein Mot­to ist “Durchs Reden kom­men die Leu­te zusam­men”. Mei­ne ers­ten Kli­en­ten habe ich als Skip­pe­rin auf einer Kroa­ti­en-Rei­se gewon­nen. Fern der Medi­en haben die jun­gen Leu­te begon­nen, mir Fra­gen zu stel­len, wie sie sich selb­stän­dig machen kön­nen. Wie man einen Gewer­be­schein bekommt. Und jetzt in Coro­na­zei­ten dreht sich vie­les um För­de­run­gen. Und ich habe auch Kli­en­ten, die ich frü­her betreut habe und die nach mei­nem Wech­sel aktiv nach mir gesucht haben, weil ich ihnen zuhö­re. Oft geht es auch um all­ge­mei­ne­re Fra­gen oder recht­li­che Belan­ge oder ein­fach dar­um, mit dem Steu­er­be­ra­ter sei­ne Sor­gen tei­len zu kön­nen oder auch Dampf abzu­las­sen. Im Grun­de ist unser Beruf ein sehr “mensch­li­cher”. Daher ist für mich auch Mund­pro­pa­gan­da zen­tra­les Mar­ke­ting-Ele­ment. Auch hier ergänzt durch den digi­ta­len Auf­tritt im Web – ich freue mich dar­auf, bald auch auf Face­book und Insta­gram ver­tre­ten zu sein.

Das Herz­stück für mich ist die Bera­tung mei­ner Kli­en­ten – in Steu­er­fra­gen aber auch gene­rell in Lebens­la­gen. Das beginnt mit dem Zuhören.

Wenn Sie BOXit ande­ren Steu­er­be­ra­tern emp­feh­len wür­den, was wären für Sie die wich­tigs­ten Grün­de? Haben Sie Tipps?

Die Effi­zi­enz­vor­tei­le und Frei­hei­ten, die die Gesamt­lö­sung von BOXit bie­ten. Sowohl auf Kanz­lei- als auch Unter­neh­mens­sei­te braucht es nur mehr einen Inter­net­zu­gang. Und auf Knopf­druck habe ich alle nöti­gen Infos und Bele­ge, um mei­ne Kli­en­ten bera­ten zu kön­nen – qua­si zeit- und orts­un­ab­hän­gig. Damit das mobi­le und digi­ta­le Arbei­ten geleb­te Rea­li­tät wird, braucht es natür­lich ein Umden­ken. Hier haben Digi­tal Nati­ves / Crea­ti­ves sicher einen Vor­teil, weil sie mit den neu­en Tech­no­lo­gien auf­wach­sen. Für ande­re bedeu­tet es, bestehen­de Abläu­fe quer zu den­ken und mutig neue Wege ein­zu­schla­gen. Auch hier kann ich BOXit emp­feh­len, denn neben den Soft­ware Lösun­gen bie­ten sie auch ein tol­les Ein­stiegs- und Umstiegsservice.

Umden­ken beginnt im Kopf. Und digi­ta­les Arbei­ten ermög­licht Freiheiten.

Sie wol­len direkt mit Bir­git Wein­ho­fer Kon­takt aufnehmen?
Tele­fo­nisch: 0676 310 6214 oder per E‑Mail: birgit_weinhofer@hotmail.com 
In Kür­ze online: http://www.steuerberatung-weinhofer.at/

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Wett­be­werbs­fä­hig durch Künst­li­che Intel­li­genz | Finanz­ma­nage­ment und Liquiditätsplanung 1024 683 martin

Wett­be­werbs­fä­hig durch Künst­li­che Intel­li­genz | Finanz­ma­nage­ment und Liquiditätsplanung

ART OF LIFE baut Brü­cken zwi­schen unter­schied­li­chen Dis­zi­pli­nen wie Wirt­schaft und Kunst, unter­neh­me­ri­schen Her­aus­for­de­run­gen und tech­no­lo­gi­schen Lösun­gen, Bedro­hun­gen und Chan­cen. Ziel ist die Ent­wick­lung von lern­fä­hi­gen und inno­va­ti­ven Unter­neh­mens­kul­tu­ren für einen lang­fris­ti­gen Unter­neh­mens­er­folg. Vor kur­zem erschien ihr Play­book “Stay in the Game. Wett­be­werbs­fä­hig­keit durch Künst­li­che Intel­li­genz” (hier geht es direkt zum kos­ten­lo­sen Down­load). BOXit freut sich, mit unse­rer busi­ness­BOX ein kon­kre­tes Anwen­dungs­bei­spiel für den Bereich “Finanz­ma­nage­ment und Liqui­di­täts­pla­nung” bei­zu­tra­gen. Dan­ke, dass wir unse­re Case Stu­dy auch hier tei­len dürfen!

Aus­gangs­la­ge und Zukunftsperspektive

Die Coro­na­kri­se hat gezeigt: Digi­ta­li­sie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung wer­den in Zukunft zen­tra­le Erfolgs­fak­to­ren für Unter­neh­men sein. Neben Home­of­fice-Tools und Video­kon­fe­ren­zen wird es vor allem der Ein­satz künstlicher Intel­li­genz (KI) sein, durch den sich Pro­zes­se und Geschäftsmodelle grund­le­gend verändern. Vie­le auto­ma­ti­sier­te und repe­ti­ti­ve Tätigkeiten wer­den in Zukunft durch KI ersetzt. Damit kön­nen Inef­fi­zi­en­zen redu­ziert und Kos­ten gespart wer­den. Zugleich können Mit­ar­bei­ter viel stärker ihre persönlichen Fähigkeiten wie Kreativität, Beziehungsfähigkeit und Visi­ons­kraft ent­wi­ckeln. Vor allem mittelständische Unter­neh­men kön­nen so ihre Wett­be­werbs­fä­hig­keit sichern. Dabei sind die Ein­tritts­bar­rie­ren für das Aus­pro­bie­ren von Künst­li­cher Intel­li­genz oft sehr nied­rig. Das Play­book von Art of Life lis­tet eine Rei­he von kon­kre­ten Anwen­dungs­bei­spie­len, wie Unter­neh­men ganz kon­kret mit KI ihre Abläu­fe und Pro­zes­se opti­mie­ren kön­nen und Her­aus­for­de­run­gen meis­tern können.

In der BOXit-Case Stu­dy geht es um den Bereich Finanz­ma­nage­ment und Liquiditätsplanung.

Was ist die Herausforderung?

Die meis­ten klei­ne­ren Unter­neh­men haben nicht die inter­nen Res­sour­cen, um eine pro­fes­sio­nel­le Finanz- und Liquiditätsplanung zu orga­ni­sie­ren. Die not­wen­di­ge Klärung beschränkt sich meis­tens auf das jährliche Gespräch mit dem Steu­er­be­ra­ter, was aber in Zei­ten der Unsi­cher­heit viel zu kurz greift.

Was ist das Angebot?

BOXit stellt mit sei­nem Pro­dukt busi­ness­BOX Unter­neh­mern eine digi­ta­le Unter­neh­mens­zen­tra­le zur Verfügung. Es ist eine „all-in-one Busi­ness Soft­ware“, mit dem ein KMU leist­bar sei­nen Unter­neh­mens­all­tag digi­ta­li­sie­ren und pro­fes­sio­nell gestal­ten kann.

Als kon­kre­tes Bei­spiel hat COVID-19 ein­drucks­voll bewie­sen, dass für Unter­neh­mer eine tages­ge­naue Liquiditätsplanung essen­ti­ell und teil­wei­se exis­ten­ti­ell ist. Dane­ben ist eine durch­dach­te Pro­zess­steue­rung in allen Spar­ten für jeden Unter­neh­mer ein abso­lu­tes Muss, genau das bie­tet die­ses Angebot.

BOX­t­as­ti­scher Tipp: Im Digi­tal Team Öster­reich bie­ten wir eine 3‑monatige kos­ten­freie Nut­zung der businessBOX.

Wie und in wel­cher Form wird KI eingesetzt?

Hier geht es dar­um Rech­nun­gen mit­tels OCR Funk­ti­on aus­zu­le­sen, durch intel­li­gen­te Anbin­dung an das Buch­hal­tungs­pro­gramm des Unternehmers/Steuerberaters die kor­rek­te Kon­tie­rung zu ermit­teln und die­se voll­au­to­ma­tisch in das Buch­hal­tungs­pro­gramm zu importieren. 

Aktu­el­les High­light ist die Blind­ver­bu­chung: Hier wer­den Bele­ge, wel­che von der KI als kor­rekt erkannt wer­den, direkt ver­bucht, ohne mensch­li­cher Kon­trol­le. Dies bringt zusätzlich erheb­li­che Zeiteinsparungen.

Wo gibt es in Zukunft noch Mög­lich­kei­ten für KI?

KI – basier­te Auf­trags­vor­her­sa­ge für alle Bran­chen (z.B.: für Bäckereien gibt es eine wet­ter­ba­sier­te Auf­trags­vor­her­sa­ge), dar­aus kann man die Liquiditätsplanung teil­wei­se von der KI len­ken las­sen. Der wei­te­re Aus­bau der KI in der Buch­hal­tung ist ohne­hin omnipräsent.

Bereit für Ihre digi­ta­le Rei­se? Wir freu­en uns auf Sie!
DOit. BOXit. 

BOXit im Gespräch | Digi­ta­li­sie­rungs­ex­per­te Steu­er­be­ra­ter Dr. Stöckelmaier 1000 677 martin

BOXit im Gespräch | Digi­ta­li­sie­rungs­ex­per­te Steu­er­be­ra­ter Dr. Stöckelmaier

Hin­weis: scan­BOX wird Logisth.AI. Der neue Name wird ab Juli 2020 verwendet.

Digi­ta­li­sie­rungs­ex­per­te und Steu­er­be­ra­ter Dr. Micha­el Stö­ckel­mai­er, MBA, von KOLL & PART­NER Steu­er­be­ra­tung, war maß­geb­lich an der Ent­wick­lung von Logisth.AI betei­ligt. Die Soft­ware bil­det die tech­no­lo­gi­sche Basis für die scan­BOX von BOXit.

Herr Dr. Stö­ckel­mai­er, Sie set­zen ja seit cir­ca 1,5 Jah­ren auf die von Ihnen mit­ent­wi­ckel­te Busi­ness-Soft­ware-Lösung. Was sind denn die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen, die nötig sind, damit das Sys­tem läuft?
Da fällt mei­ne Ant­wort sehr kurz aus. Es gibt kei­ne kom­pli­zier­ten, tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen oder Ein­stiegs­hür­den – ein Inter­net­zu­gang und einen guten Doku­men­ten­scan­ner, Kos­ten­punkt cir­ca 400 Euro pro Gerät, mehr braucht es nicht.

Und wie lan­ge hat es vom Prozess/Ablauf gedau­ert, bis die Soft­ware in Ihrer Kanz­lei voll inte­griert war?
Wir hat­ten bereits drei Jah­re Vor­lauf­zeit, in der wir mit Digi­ta­li­sie­rung qua­si – salopp gesagt – her­um­ge­tan haben bzw. auch mit zwei ande­ren Pro­gram­men her­um­pro­biert haben. Natür­lich braucht es eine gewis­se Zeit, bis ein Sys­tem wirk­lich bei allen Mit­ar­bei­tern und Buch­hal­tern naht­los Anwen­dung fin­det – in unse­rem Fall cir­ca ein hal­bes Jahr.

Ganz ent­schei­dend für uns war die Inte­gra­ti­on in den Kanz­lei­ab­lauf, und die ist bei die­ser Soft­ware-Lösung optimal. 

Wo sehen Sie die Vor­tei­le im Ver­gleich zu ande­ren Auslesesystemen?
Ganz ent­schei­dend für uns war die Inte­gra­ti­on in den Kanz­lei­ab­lauf, und die ist bei die­ser Soft­ware-Lösung opti­mal. Es gibt kei­ne War­te­zei­ten für die Buch­hal­ter. Die Bele­ge wer­den auto­ma­ti­siert zu der jewei­li­gen Buchung gezo­gen. Und außer­dem wer­den Rech­nungs­merk­ma­le und Details, die man ansons­ten von der Rech­nung abtip­pen muss, auto­ma­tisch aus­ge­le­sen. Das erspart einer­seits das manu­el­le Abtip­pen und ande­rer­seits kann direkt im Sys­tem kon­trol­liert wer­den, ob alles stimmt. Damit kann auch die Vor­kon­tie­rung direkt erfol­gen – sogar bei Kas­sen­be­le­gen. Das heißt, ich kann den Beleg 1:1 in die Buch­hal­tung lau­fen las­sen, ohne dass ich hier einen manu­el­len Auf­wand habe, sprich acht oder zehn Fel­der, die nor­ma­ler­wei­se not­wen­dig sind, ein­tip­pen muss. Im Ver­gleich zu ande­ren Sys­te­men, die immer nur den Brut­to­be­trag aus­le­sen, wer­den auch der Net­to­be­trag, Steu­er­codes und der Steu­er­pro­zent­satz aus­ge­le­sen. Unterm Strich liegt der größ­te Vor­teil in der Aus­le­se­ra­te selbst.

Die Steu­er­be­ra­tung ist ja sehr zah­len­af­fin – lässt sich die Zeit­er­spar­nis in einem kon­kre­ten Pro­zent­satz festmachen?
Ich schät­ze die Zeit­er­spar­nis auf min­des­tens 25 %, wobei der Pro­zent­satz vom Sys­tem noch höher lie­gen könn­te (bis zu 50 %). Salopp for­mu­liert steht sich der Buch­hal­ter da selbst ein Stück im Weg. Ein Buch­hal­ter will alles kon­trol­lie­ren, alles muss 100 % rich­tig sein.  Aus dem Grund schaut er sich alles genau an und die Zeit­er­spar­nis, jetzt rein in % fest­ge­macht, ist auf dem Papier nicht ganz so hoch, wie sie sein könnte.

Wenn Sie das Pro­dukt ande­ren Steu­er­be­ra­tern emp­feh­len wür­den, was wären für Sie die wich­tigs­ten Gründe?
Ganz klar die digi­ta­le Buch­hal­tung, sprich bei jeder Buchung habe ich den dazu­ge­hö­ri­gen Beleg. Plus ich habe Effi­zi­enz­vor­tei­le – die Buch­hal­tung wird schnel­ler und „rich­ti­ger“ dadurch, dass ein Com­pu­ter aus­liest und vor­kon­tiert. Und der Buch­hal­ter kann sich damit voll und ganz auf das Wich­ti­ge kon­zen­trie­ren, und ist nicht damit beschäf­tigt, Zah­len abzutippen.

Dür­fen wir noch­mals zu einem Punkt sprin­gen, den Sie zu Beginn erwähnt haben – die Inte­gra­ti­on. Gibt es eigent­lich auch Wider­stän­de, zum Bei­spiel von Buch­hal­tern gegen­über dem neu­en System
Ganz ehr­lich – ja, vor allem am Anfang. Wenn man aber dem Mit­ar­bei­ter zeigt, was mit dem Sys­tem wirk­lich mög­lich ist, sprich dass er sich wirk­lich noch bes­ser um den Kli­en­ten küm­mern kann, Zeit gewinnt für noch wich­ti­ge­re Din­ge und auch Berei­che über­neh­men kann, wie den Zah­lungs­ver­kehr oder das Mahn­we­sen, dann wird sowohl einer­seits der Mit­ar­bei­ter als auch der Kli­ent Freu­de haben und das Gefühl gestärkt, das ist wirk­lich ein Steu­er­be­ra­ter, auf den man sich ver­las­sen kann. Und man baut so eine Kun­den­bin­dung auf, die deut­lich höher ist und auch neue Kli­en­ten anzieht. Ich glau­be auch nicht, dass man die Wahl hat zu sagen, ich schlie­ße mich die­ser Moder­ni­sie­rung nicht an, oder ich sprin­ge auf den Zug nicht auf, denn in der Digi­ta­li­sie­rung liegt der Erfolg der Zukunft.

In der Digi­ta­li­sie­rung liegt der Erfolg der Zukunft.

Kopf­Start: Wie die busi­ness­BOX neue Sicht­wei­sen von Leben und Arbei­ten opti­mal unterstützt 1024 576 martin

Kopf­Start: Wie die busi­ness­BOX neue Sicht­wei­sen von Leben und Arbei­ten opti­mal unterstützt

Mit Kopf­Start bie­tet Frau Mag. Kat­ja Hautz­in­ger Bewer­be­rIn­nen und Unter­neh­men neue Sicht­wei­sen in den Berei­chen Per­so­nal­su­che und ‑aus­wahl, Trai­ning und Coa­ching mit Stand­or­ten in Wien und Innsbruck. 

Im Gespräch mit BOXit berich­tet die geschäfts­füh­ren­de Gesell­schaf­te­rin und zer­ti­fi­zier­te HR-Mana­ge­rin, war­um sie auch ihre inter­nen Pro­zes­se und Abläu­fe in Zusam­men­ar­beit mit BOXit voll­kom­men neu durch­dacht und zukunfts­fit gemacht hat.

Mit Kopf­Start bie­ten Sie Ihren Kun­den “Per­so­nal mit Herz und Hirn”. Kön­nen Sie uns mehr über  Ihre Leis­tun­gen und die Chan­cen, die sich dar­aus erge­ben, erzählen?

“Kopf­Start hat im Wesent­li­chen zwei Stand­bei­ne bzw. Ziel­grup­pen. Einer­seits unter­stüt­zen wir Bewer­be­rIn­nen bzw. ganz all­ge­mein Men­schen im beruf­li­chen Kon­text – aber auch im grö­ße­ren Zusam­men­hang – dabei, ihre per­sön­li­chen Stär­ken und Kom­pe­ten­zen zu erken­nen und opti­mal ein­zu­set­zen. Ande­rer­seits bie­ten wir auch Unter­neh­men die Chan­ce auf neue Sicht- und Her­an­ge­hens­wei­sen und damit für leis­tungs­star­ke, zufrie­de­ne und glück­li­che MitarbeiterInnen.”

Kopf­Start arbei­tet seit ca. einem Jahr mit der busi­ness­BOX. Ich erin­ne­re mich gut an die Anfän­ge unse­rer Zusam­men­ar­beit, bei dem das The­ma “neu den­ken” eben­falls im Mit­tel­punkt stand.

“Genau. Ganz wesent­lich für mei­ne Ent­schei­dung für die busi­ness­BOX war die pro­fes­sio­nel­le, digi­ta­le Bera­tung durch das BOXit-Team. Ich war ja mit mei­nem alten Sys­tem nicht mehr zufrie­den, habe aber durch unse­re Gesprä­che erkannt, dass der Umstieg auf ein neu­es Com­pu­ter­pro­gramm nicht oder eben nur Teil der Lösung ist.” 

Ein zen­tra­ler Punkt für Kopf­Start und BOXit: Die Bereit­schaft, die alten Abläu­fe kri­tisch zu hin­ter­fra­gen und Pro­zes­se voll­kom­men neu zu denken.

Die digi­ta­le Unter­neh­mens­be­ra­tung spielt eine ganz wesent­li­che Rol­le bei der BOXit. Gemein­sam mit unse­ren Kun­den ana­ly­sie­ren wir das Alt­sys­tem und die alten Pro­zes­se, um zu defi­nie­ren, was trans­fe­riert wird und wel­che Berei­che voll­kom­men neu gedacht wer­den soll­ten. Bei Kopf­Start war das bei­spiels­wei­se das Bewer­ber­por­tal auf der Webseite.

“Eine gewal­ti­ge Arbeits­er­leich­te­rung! Das Online-Bewer­bungs­for­mu­lar ist direkt mit der busi­ness­BOX ver­bun­den. Sobald die Bewer­ber ihre Daten für einen aus­ge­schrie­be­nen Job ein­ge­ben und ihre Doku­men­te hoch­la­den, lan­den die­se sofort in unse­rer busi­ness­BOX. Damit müs­sen wir kei­ne Daten hän­disch den Pro­jek­ten zuordnen.”

Auch der Daten­schutz spielt ja im Per­so­nal­be­reich eine gro­ße Rolle.

“Rich­tig. Sicher­heit ist mir sehr wich­tig. Ohne IT-Unter­stüt­zung ist es schwer, hier den Über­blick zu bewah­ren. Mit dem inte­grier­ten DSGVO-Assis­ten­ten kön­nen sowohl ich als auch mei­ne Bewer­be­rIn­nen sicher sein, dass alles daten­schutz­kon­form verläuft.”

Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zu Per­so­nal mit Herz und Hirn:

Dr. Alexander Billasch, GF von sales-gateway.com
Sales Gate­way: Sales 4.0 meets busi­ness­BOX – gemein­sam zu mehr Umsatz 640 457 martin

Sales Gate­way: Sales 4.0 meets busi­ness­BOX – gemein­sam zu mehr Umsatz

sales-gateway.com defi­niert sich als Sales 4.0‑Agentur. Das Unter­neh­men ver­bin­det digi­ta­les Inbound Mar­ke­ting mit Off­line Cam­pai­gning und gene­riert so qua­li­fi­zier­te Leads.  Oder ein­fach gesagt: Sales Gate­way begeis­tert Men­schen durch ein digi­ta­les Ange­bots-Manage­ment in neu­er Dimension. 

Im Gespräch mit BOXit erklärt Geschäfts­füh­rer Dr. Alex­an­der Bil­l­asch, wie das in Kom­bi­na­ti­on mit der busi­ness­BOX zu mehr Umsatz führt.

Als Sales Gate­way bie­ten Sie Ihren Kun­den neue Ansät­ze im Ver­trieb und Außen­dienst. Was genau ver­birgt sich hin­ter Sales 4.0.?

“Bereits heu­te, aber noch viel mehr in der Zukunft, wer­den klas­si­sche ana­lo­ge Pro­zes­se ein­fach nicht mehr zum gewünsch­ten Erfolg füh­ren. Die Zukunft sehen wir klar in der Digi­ta­li­sie­rung. Mit Sales Gate­way bie­ten wir unse­ren Kun­den die Mög­lich­keit, den Ver­kaufs­pro­zess zu ver­kür­zen und die Abschluss­ra­te zu stei­gern. Außer­dem zei­gen wir trans­pa­rent den Pro­jekt- und Erfolgsstatus.“

Wor­an erken­nen Sie, dass der klas­si­sche Ver­kauf nicht mehr funk­tio­nie­ren wird?

“Die Infor­ma­ti­ons­flut nimmt ste­tig zu: In den letz­ten 70 Jah­ren haben sich sowohl das Wis­sen als auch die damit ver­bun­de­nen Infor­ma­tio­nen um den Fak­tor 60 ver­viel­facht. Jede Sekun­de ent­ste­hen neue Online-Anbie­ter. Per Maus­klick ver­schwin­den phy­si­sche Distan­zen, egal ob bei Pro­duk­ten oder Dienst­leis­tun­gen. Außer­dem wird das Geschäfts­le­ben immer schnel­ler und die freie Zeit beim poten­ti­el­len Kun­den knap­per. Aus­gie­bi­ge Gesprä­che mit ver­schie­de­nen Anbie­tern wer­den immer seltener.”

Und wie kann Ver­trieb dann heu­te und in Zukunft funktionieren?

“Mit Sales Gate­way fin­den wir genau die Kun­den, wel­che die vom Unter­neh­men ange­bo­te­nen Pro­duk­te und Ser­vices wirk­lich benö­ti­gen und wol­len. Nie­mand wird über­re­det, son­dern poten­ti­el­le Kun­den direkt abge­holt (von Push zur Pull-Stra­te­gie). Dadurch ver­mei­den wir den Streu­ver­lust in der Ver­triebs­pha­se. Wir adres­sie­ren nicht 1.000 Kun­den, wovon viel­leicht 10 etwas kau­fen, son­dern wir adres­sie­ren die rich­ti­gen 15 Kun­den, von denen 10 etwas kau­fen. Dazu ist die Ver­bin­dung von Online Mar­ke­ting und Off­line Metho­den not­wen­dig. Außer­dem benö­tigt man smar­te Tools für die Lead­ge­ne­rie­rung und das die Ange­bots­le­gung. Wir wol­len Kun­den begeis­tern und zum Auf­trag motivieren.”

„Bereits heu­te, aber noch viel mehr in der Zukunft, wer­den klas­si­sche ana­lo­ge Pro­zes­se ein­fach nicht mehr zum gewünsch­ten Erfolg füh­ren. Die Zukunft sehen wir klar in der Digitalisierung.” 

Sales Gate­way arbei­tet seit Anfang 2019 mit der busi­ness­BOX. Wo sehen Sie die Vor­tei­le für Ihr Unter­neh­men? Wel­che Funk­tio­nen sind für Sie zentral?

“Ein wesent­li­cher Vor­teil für uns ist die „Online-Ver­bin­dung“ mit unse­rem Steu­er­be­ra­ter. Mit der busi­ness­BOX wird die Buch­hal­tung fix und fer­tig für die Steu­er­be­ra­tung vor­be­rei­tet – ohne einen eige­nen Buch­hal­ter anstel­len zu müs­sen, haben wir damit unse­re Buch­hal­tung inHouse und einen tages­ak­tu­el­len Über­blick über unse­re Fir­ma. Als SALES 4.0 Exper­te schät­zen wir natür­lich auch die Mög­lich­kei­ten des Ver­triebs­con­trol­lings, wel­che BOXit gera­de noch wesent­lich ausbaut.”

Erfah­ren Sie mehr über Sales Gate­way online:
https://www.sales-gateway.com/

Harald Straub vom KMU Center
KMU Busi­ness Cen­ter: War­um für DSGVO-Exper­ten Harald Straub die busi­ness­BOX die idea­le Lösung ist 1024 524 martin

KMU Busi­ness Cen­ter: War­um für DSGVO-Exper­ten Harald Straub die busi­ness­BOX die idea­le Lösung ist

BOXit im Gespräch mit dem e‑Commerce Sach­ver­stän­di­gen der Wirt­schafts­kam­mer Öster­reich und Spe­zia­list für Digi­ta­li­sie­rung und Daten­schutz sowie Geschäfts­füh­rer des KMU Cen­ters in Wien 

Die KMU Busi­ness Cen­ter GmbH ist ein Ser­vice Cen­ter im ers­ten Bezirk in Wien und behei­ma­tet aktu­ell ca. 180 Unter­neh­men. Im Gespräch mit BOXit erklärt Geschäfts­füh­rer Harald Straub, wie­so er auf die busi­ness­BOX setzt.

Seit 2019 ope­riert das KMU Busi­ness Cen­ter mit der busi­ness­BOX von BOXit. Was war der aus­schlag­ge­ben­de Grund, sich gera­de für die­se Soft­ware zu entscheiden?

„Ich war auf der Suche nach einer Lösung, die nicht nur für das KMU Cen­ter selbst opti­mal passt, son­dern die ich auch unse­ren Kun­den wei­ter­emp­feh­len kann. Zen­tral war für mich die Funk­tio­na­li­tät, Kon­takt­per­so­nen meh­re­ren Unter­neh­men zuwei­sen zu kön­nen, ohne die­se mehr­fach anle­gen zu müs­sen. Das ist bei ca. 180 Kun­den ein ent­schei­den­der Vor­teil in der Betreuung.“

Ihr Ser­vice Cen­ter bie­tet sowohl Start-up-Unter­neh­men als auch KMUs einen infra­struk­tu­rel­len Rah­men. War­um emp­feh­len Sie BOXit auch Ihren Kunden?

„Die busi­ness­BOX ist eine idea­le Lösung für bestehen­de Unter­neh­men, weil sie eine all-in-one Busi­ness Soft­ware ist. Sie deckt eine Viel­zahl von Funk­tio­nen ab – von der Buch­hal­tung, Rech­nungs­le­gung, CRM bis hin zu Liqui­di­täts­pla­nung und Auf­trags­ver­wal­tung. Aber auch für jedes Start-up ist die busi­ness­BOX ein wert­vol­les Instru­ment. Grün­de­rin­nen und Grün­der bekom­men Zugriff auf eine umfang­rei­che Samm­lung von Check­lis­ten und Pla­nungs­un­ter­la­gen. Das sind prak­ti­sche Hil­fe­stel­lun­gen, die gera­de in der Start­pha­se so man­ches erleichtern.“

Herr Straub, Sie sind einer von zur­zeit knapp 16 KMU Digi­tal-Exper­ten in ganz Öster­reich, der alle rele­van­ten Aus­bil­dun­gen und Zer­ti­fi­ka­te in die­sem Bereich vor­wei­sen kann. Sie sind auch für die Wirt­schafts­kam­mer Öster­reich im Bereich Digi­ta­li­sie­rung und Daten­schutz und als e‑Commerce Sach­ver­stän­di­ger tätig. Wie gut ist BOXit im Bereich Datensicherheit?

„Als KMU Digi­tal Bera­ter und Daten­schutz­ex­per­te ist für mich das The­ma Daten­si­cher­heit aber vor allem auch die „opti­ma­le“ Daten­ver­ar­bei­tung und ‑nut­zung in der Zukunft zen­tral. In die­sem Bereich wer­den noch gro­ße Her­aus­for­de­run­gen auf Unter­neh­men zukom­men. Ich war vor mei­nem Erst­ge­spräch mit BOXit sehr gespannt, wel­che Lösungs­we­ge die Soft­ware hier bie­tet. Ich bin über­zeugt davon, auf das rich­ti­ge Pferd für mein KMU Cen­ter gesetzt zu haben. BOXit betreibt im Hin­ter­grund einen beträcht­li­chen Auf­wand, um die Daten sei­ner Kun­den abso­lut sicher zu spei­chern und auf­zu­be­wah­ren. Es wird auch ein pro­fes­sio­nel­les 24h*-Service, 365 Tage im Jahr geboten.“

Sie sind auch als inte­gra­ti­ver Unter­neh­mens­be­ra­ter in Wien und Nie­der­ös­ter­reich tätig. Dabei geht es neben der „tech­ni­schen“ Lösungs­kom­pe­tenz dar­um, auch das jewei­li­ge sozia­le Sys­tem – sprich den Men­schen bzw. gan­ze Teams – zu inte­grie­ren. Es gilt „Betrof­fe­ne“ zu mög­lichst moti­vier­ten „Betei­lig­ten“ zu machen. Wie schnei­det BOXit für Sie in die­sem Bereich ab, Stich­wort: Erst­in­stal­la­ti­on und Umzugs­ser­vice?

„Bei­de Ser­vices sehe ich als zen­tra­le Ange­bo­te von BOXit für bestehen­de Unter­neh­men. In Zukunft wer­den gera­de The­men wie orts­un­ab­hän­gi­ges bzw. auch län­der­über­grei­fen­des Arbei­ten immer bedeu­ten­der. Zugleich stei­gen die Anfor­de­run­gen an die Daten­si­cher­heit und den Schutz der Daten. Unter­neh­men, die von Beginn an auf eine „all-in“ Soft­ware set­zen, wer­den mei­ner Mei­nung klar im Vor­teil sein. Bewusst das The­ma „Angst vor dem Soft­ware-Umstieg bzw. Daten­mi­gra­ti­on“ anzu­spre­chen, wie es BOXit macht, und auch ent­spre­chen­de Lösun­gen anzu­bie­ten, sehe ich als Chan­ce für bestehen­de Unter­neh­men, noch recht­zei­tig auf die­sen Zug aufzuspringen. 

DSGVO-Exper­te Harald Straub, MBA ist Geschäfts­füh­rer des KMU Busi­ness Cen­ters mit­ten im Zen­trum von Wien (Stern­gas­se 3/2/6, 1010 Wien). Die Ser­vice-Zen­tra­le bie­tet Unter­neh­men von Büro-Dienst­leis­tun­gen über Semi­nar­räum­lich­kei­ten bis zu Koope­ra­ti­ons­mög­lich­kei­ten. Besu­chen Sie das KMU-Cen­ter online: https://kmu-center.at/

Hier fin­den Sie wei­te­re Gesprä­che aus der Serie „Im Gespräch mit BOXit-Usern“:
TRO­NIX: „Die busi­ness­BOX ist die per­fek­te Back­of­fice-Lösung für uns“
BOXit-User im Inter­view: Body­weight-Fit­ness­coach Micha­el-Peter Beer
LAS­KER: War­um der Markt­füh­rer im Inf­light-Mar­ke­ting auf BOXit setzt 

BOXit im Gespräch mit KPS: Digi­ta­li­sie­rung in der Steuerberatung 1024 683 martin

BOXit im Gespräch mit KPS: Digi­ta­li­sie­rung in der Steuerberatung

Die digi­ta­le Ära führt zu einer Umge­stal­tung von alt­be­währ­ten Struk­tu­ren, aber auch zur Schaf­fung neu­er Tätig­keits­fel­der: Digi­ta­le Ser­vices, Kom­mu­ni­ka­ti­on, Ver­wal­tung, Pro­zess- und Daten­ma­nage­ment sind nur eini­ge Berei­che, die davon betrof­fen sind. Das birgt vie­le neue Her­aus­for­de­run­gen, aber auch unge­ahn­te Erfolgs­chan­cen. Wie man die­se kon­kret nut­zen kann und wie man sei­ne Kanz­lei digi­ta­li­sie­rungs­fit macht, erklärt BOXit Geschäfts­füh­rer und Digi­ta­li­sie­rungs­ex­per­te Chris­toph Amon im Gespräch mit KPS.
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Digi­ta­li­sie­rungs-Check:

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Erfah­ren Sie, wie fit Ihr Unter­neh­men in der Digi­ta­li­sie­rung ist, und wo in Ihrem Unter­neh­men Poten­ti­al für Pro­zess­op­ti­mie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung besteht.

Mehr über die KPS Bera­ter­grup­pe: https://kps-partner.at