Steuerberater

Digitalisierung in der Kanzlei | Vorbehalte und Erfolgsgeschichten 1024 683 martin

Digitalisierung in der Kanzlei | Vorbehalte und Erfolgsgeschichten

In der Branche umgehört, ist man sich einig: Um mittel- und langfristig erfolgreich zu bleiben, kommt kein Steuerberater am Thema „Digitalisierung“ vorbei. Dadurch verändern sich sowohl Berufsbild als auch die angebotenen Leistungen der Kanzleien. Wie bei jeder Veränderung gibt es Vorbehalte, am Ende überzeugen aber die Erfolgsgeschichten.

Muss das wirklich sein? 

Vor Kurzem schrieb BOXit-Partner Andreas Rektenwald, Managing Director unseres OCR-Belegerkennungstools Logisth.AI, einen Gastbeitrag für TaxTech (zum Artikel). Bei den Vorbehalten gegenüber Digitalisierung mussten wir schmunzeln – auch wir haben den einen oder anderen in unseren Gesprächen mit Kanzleien gehört.

Hier unsere Top 5:

  • „Das machen wir schon immer so.“
  • „Wir ersetzen keine Mitarbeiter durch Maschinen.“
  • „Da müssen wir ja alle Abläufe ändern…
  • …das wollen unsere Kunden nicht / das will unser Team nicht.“
  • „Never change a runnning system.“
Ja, es zahlt sich aus!

Am Ende des Tages geht es auch beim Steuerberater bzw. für den Kunden um Effizienz von Prozessen und im Umkehrschluss um verkaufte und bezahlte Leistungen. „Damit steigt der Druck auf die Branche, Mehrleistungen ohne höhere Preise anbieten zu können und mit diesen auch die Kundenbindung zu erhöhen“, bringt es Andreas Rektenwald auf den Punkt.

„Mit der Digitalisierung der Buchhaltung verschiebt sich der Fokus noch mehr auf die (tagesaktuelle) Beratung des Kunden. Eine Win-win Situation für beide Seiten“, (C. Amon, BOXit-Geschäftsführer)

Wunschliste ans Digitalisierungsprodukt

Folgende Faktoren sollten Kanzleien bei der Auswahl der Software berücksichtigen:

  • Integration mit der bisher verwendeten Buchhaltungssoftware
  • Keine doppelte Datenführung
  • Erkennungsgenauigkeit von vollständig richtig erkannten Belegen.
    Bei Logisth.AI liegt diese bei 94 Prozent.
  • Schnelles Verarbeiten, kein Unterbrechen von Prozessen
  • Intelligente Portale für Klienten, um Belege und Dokumente hochladen zu können bis zur Möglichkeit des Verbuchens
  • Tagesaktuelle Zahlen, quasi eine „live“-Buchhaltung

„Je einfacher ein Digitalisierungsprodukt in den bisherigen Arbeitsprozess integrierbar ist, desto erfolgreicher ist die Umsetzung“, (Andreas Rektenwald, Logisth.AI)

Erfolgsgeschichten von Kanzleien

Digitalisierungsexperte und Steuerberater Dr. Michael Stöckelmaier, MBA, von KOLL & PARTNER Steuerberatung, war maßgeblich an der Entwicklung von Logisth.AI beteiligt. Seit knapp zwei Jahren hat er die Software in seiner Kanzlei im Einsatz (weiterlesen: „BOXit im Gespräch / Digitalisierungsexperte).

Sein bisheriges Resümee, das er im Gastbeitrag von Andreas Rektenwald zieht, teilen wir gerne:

  • Es wurden keine Mitarbeiter entlassen, sondern das Team ist gewachsen. Geringere Fluktuation, höhere Motivation.
  • Klienten nutzen gerne die Portale, um Belege digital zu übermitteln und auf die Zahlen tagesaktuell zugreifen zu können.
  • Höherer Beratungsanteil in der Kanzlei und damit Anstieg des Umsatzes.
ASTORIA bietet Beratung mit Weitblick | Gemeinsam mit BOXit 1024 576 martin

ASTORIA bietet Beratung mit Weitblick | Gemeinsam mit BOXit

Die modernen Büroräumlichkeiten im Wiener-Tor-Center in Krems/Donau spiegeln die Philosophie der Astoria Steuerberatung GmbH & Co KG, ihren Klienten Wirtschaftsberatung mit Weitblick zu bieten. BOXit im Gespräch mit zwei der Geschäftsführer und Partner – Mag. Herbert Schinerl und Andreas Weiß – über aktuelle Herausforderungen und die Zukunft der Branche. 

ASTORIA steht für „Wirtschaftsberatung mit Weitblick“. Wie gelingt es in herausfordernden Zeiten wie diesen den Überblick zu bewahren? Welche Themen „brennen“ derzeit bei Ihren Klienten?

Durch unsere Organisation in Teamstruktur stellen wir sicher, dass wir unsere Klienten optimal betreuen können. Jeder Kunde hat für jeden Bereich – Buchhaltung, Lohnverrechnung, sonstige Steuerberatung – einen fixen Ansprechpartner. Durch zusätzliche Branchenspezialisierungen ist gewährleistet, dass wir die Sprache des Kunden sowie seine Probleme verstehen und aktiv auf ihn zugehen können.

Historisch betrachten wir das Rechnungswesen als zentrales Tool und Entscheidungshilfe für Unternehmer.

Nichtsdestotrotz stellt die aktuelle Situation für alle eine große Herausforderung dar – weder für uns noch unsere Kunden ist abschätzbar, wie die weitere wirtschaftliche Entwicklung verlaufen wird. Daher geht es derzeit darum, die durch die Covid-Pandemie verursachte Krise bestmöglich zu bewältigen. Erschwerend kommen die anlassbezogene kurzfristige Gesetzgebung und die mit den Hilfsmaßnahmen verbundene Bürokratie hinzu. Ein aktuelles Rechnungswesen ist daher wichtiger denn je – womit wir wieder bei BOXit wären. Gemeinsam wollen wir die zeitliche Lücke zum aktuellen Buchungsstand reduzieren.

„Digitalisierung“ ist geradezu ein Modewort geworden. Welche Rolle spielt sie bei der ASTORIA?

Wir sind schon vorsichtig bei der Verwendung des Wortes „Digitalisierung“ – manche können es nicht mehr hören, viele verstehen es schlichtweg falsch.

Aus unserer Sicht ist Digitalisierung das Managen von Datenströmen – nicht nur in der Steuerberatungskanzlei, sondern startend bei der Wurzel, also in unserem Fall beim Kunden.

So betrachtet, ist „Digitalisierung“ die Zukunft, die aus Sicht der Astoria unvermeidbar ist. In nicht allzu ferner Zeit werden bisherige Papierdokumente – etwa Rechnungen – ausschließlich als Datensatz bestehen. Dann wird sich die Frage stellen, wer die Datenhoheit darüber besitzt bzw. wer das Know-how hat, damit effizient umgehen zu können.

Im obigen Verständnis ist Digitalisierung daher ein zentrales strategisches Ziel der Astoria für die nächsten Jahre.

Wie wichtig ist die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Kanzlei/Steuerberatung?

Eine gute Zusammenarbeit ist sehr wichtig. Die Kundenbeziehung steht an erster Stelle – Vertrauen ist dabei ganz zentral, dieses zu gewinnen und zu halten.

Neben der persönlichen Sympathie ist natürlich die Qualität unserer Leistungen ein wesentlicher Baustein für die Kundenzufriedenheit. Unsere Kunden dürfen darauf vertrauen, dass wir sie unterstützen, die gesetzlichen Verpflichtungen einzuhalten und ihre wirtschaftliche Situation zu verstehen.

Dafür ist erforderlich, dass wir die dafür benötigten Informationen zeitgerecht und vollständig erhalten. Diesen Prozess gilt es gerade jetzt, im Rahmen der „Digitalisierung“, weiter zu optimieren.

Auf der ASTORIA-Website liest man „Wir organisieren mit Ihnen Ihr Rechnungswesen so, dass Sie aus den Zahlen Ihrer Buchhaltung monatlich den Erfolg Ihres Unternehmens ablesen können.“ Wie gelingt das?

Jeder Klient hat seine Eigenheiten. Für manche ist das Belegsammeln eine wahre Freude, viele haben aber Albträume, wenn sie an Buchhaltung denken. Wir versuchen weitgehend auf alle Eigenheiten einzugehen und bieten verschiedenste Varianten der Zusammenarbeit an.

Die Bandbreite geht von Kunden, die zu uns ins Haus kommen bzw. über einen Internetzugang ihre Buchhaltung auf unserer Infrastruktur selbst eingeben bis hin zu jenen Fällen, wo wir einen ungeordneten Haufen von Belegen erhalten, die wir selbst entsprechend vorsortieren und verbuchen.

Das stärkste Argument gegenüber dem Kunden für eine vollständige und rechtzeitige Buchhaltung: Nicht nur der Erfolg, sondern auch etwaige Fehlentwicklungen werden ersichtlich. Und desto eher diese erkennbar sind, umso schneller kann darauf reagiert werden.

In allen Fällen versuchen wir natürlich den Prozess für beide Seiten so angenehm wie möglich zu gestalten – die „Digitalisierung“ wird die Abläufe hier in den nächsten Jahren noch weiter verändern.

Wie gestaltet sich der Austausch zwischen Ihren Klienten und der ASTORIA in der Praxis? Welche Erfolgsfaktoren und Voraussetzungen braucht es?

Der Austausch mit den Kunden findet über alle möglichen Kommunikationskanäle statt – e-mail, Telefon, Videokonferenz oder persönliche Gespräche – wobei sich trotz der technischen Möglichkeiten gezeigt hat: Viele Kunden bevorzugen das persönliche Gespräch. Das zeigt uns auch die starke Kundenverbundenheit. Wesentlich ist natürlich, dass eine entsprechende Besprechungsgrundlage vorhanden ist. Hier sind wir wieder bei der Qualität der Unterlagen bzw. des Rechnungswesens.

Zusätzlich geht es auch um die Darstellung und die Möglichkeiten der Präsentation. Unsere Kanzlei hat einen zentralen Kundenbereich mit ausreichenden Besprechungsräumen und modernster Technik. Unterschriften werden bei uns übrigens grundsätzlich digital über Signaturpads geleistet. Unmittelbar nach der Besprechung erhält der Kunde die besprochenen Unterlagen elektronisch übermittelt.

Ihr Blick in die Zukunft: Wie sieht der Alltag der Steuer- und Unternehmensberatung in fünf bis zehn Jahren aus? 

Sämtliche Datenprozesse zwischen Kunden, Behörden, sonstigen Institutionen und Steuerberatern werden standardisiert ablaufen. Dazu braucht es einerseits qualifizierte Mitarbeiter, die auf Basis dieser Datenströme entsprechende Auswertungen und Zahlungsvorgänge ableiten können – andererseits muss ein gewisses technisches Grundverständnis bestehen. Hier sind wir als Unternehmen in der entsprechenden Ausbildung der Mitarbeiter gefordert. 

Die Buchhaltung wird nicht mehr eineinhalb Monate später fertig gestellt werden, sondern tagfertig vorliegen.

Viele weitere Vorgänge werden standardisiert sein und eventuell von Online-Plattformen angeboten werden.

Gegenüber der klassischen Steuerberatung wird die Unternehmensberatung im Sinne einer begleitenden Betreuung des Kunden wesentlich an Bedeutung gewinnen.

Auf diese Entwicklungen wollen wir uns rechtzeitig vorbereiten.

Und nicht zu guter Letzt: Wie wurden Sie auf BOXit aufmerksam? Was schätzen Sie in der Anwendung?

Unter dem Leitbild „Wirtschaftsberatung mit Weitblick“ wollen wir unseren Kunden bestmögliche Lösungen basierend auf dem letzten Stand der Technik bieten. Wir verfolgen daher laufend alle Neuentwicklungen, betreiben einen regen Erfahrungsaustausch mit Berufskollegen und testen interessante Anwendungen. So kamen wir einerseits durch die Empfehlung eines Berufskollegen, andererseits durch ein persönliches Gespräch im Rahmen einer Digitalisierungsveranstaltung zu BOXit.

Wichtig für uns – in der Entscheidungsfindung für und jetzt in der Anwendung bzw. Zusammenarbeit mit BOXit – waren bzw. sind die einfache Handhabung und der strukturierte Datentransfer sowie die gute Schnittstelle zum vorhandenen Standardbuchungsprogramm. Ebenfalls zentral: Die Kundendaten verlassen nicht die Kanzlei und das Dashboard gibt den Klienten einen ersten guten Überblick. Auch die vertiefende Qualität der Auswertungen hat uns überzeugt.

Digitalisierungsoffensive der ACC Steuerberatung | Gemeinsam mit BOXit 1024 576 martin

Digitalisierungsoffensive der ACC Steuerberatung | Gemeinsam mit BOXit

Gleich beim Betreten der ACC Steuerberatung GmbH & Co KG in Vöcklabruck spürt man: Hier wird eine innovative Arbeitswelt gelebt und Digitalisierung groß geschrieben. Im Gespräch mit BOXit teilt Steuer- und Unternehmensberater Mag. Mario Adam, Partner der ACC, seine Visionen für die Branche und gibt Einblicke in die digitale Zusammenarbeit mit den Mandanten.

Das Motto der ACC Steuerberatungskanzlei lautet „Mit Konsequenz zum Erfolg“. Wie wichtig ist für Sie dieser Anspruch beim Thema Digitalisierung der Buchhaltung?

Sehr wichtig! Auch bei der Digitalisierung des Rechnungswesens gelangt man nur mit Konsequenz zum Erfolg. Das Rechnungswesen zu digitalisieren und somit auch zu automatisieren, bedeutet für alle Beteiligten das Verlassen der Komfortzone. Nur wenn man eingefahrene Strukturen und Organisationen aufbricht, kann das Projekt Digitalisierung gelingen. Wenn man sich der Herausforderung stellt, wird man mit Zeit- und Komfortgewinn belohnt werden.

Wann und wie wurden Sie erstmals auf BOXit aufmerksam? Was waren für Sie zentrale Beweggründe für eine Zusammenarbeit? Wo sehen Sie Vorteile?

Der erste Kontakt hat sich durch meinen Kanzleipartner Mag. Alexander Einschwanger auf einer Tagung ergeben. Nach mehreren gescheiterten Anläufen mit Systemen der Mitbewerber sind wir trotzdem neugierig geblieben und haben einen Termin  mit BOXit vereinbart. Schon die erste Demo hat uns überzeugt. Wir haben dann sehr schnell gemerkt, dass sich die Ansichten und Visionen von ACC und BOXit decken und starteten eine hoffentlich lange und sehr erfolgreiche Zusammenarbeit.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Ein straff organisiertes Rechnungswesen ist die Grundlage für jegliche unternehmerische Entscheidung. Wenn der Klient dann noch einen virtuellen Zugriff auf sein Unternehmen hat und sogar sämtliche Belege jederzeit und von überall aus einsehen kann, ist das schlicht modern, zeitsparend und professionell. Wenn man als Steuerberater seinen Mandanten diesen Nutzen bieten kann, ist die Klientenbindung natürlich enorm.

Ein virtueller Zugriff, zeit- und ortsunabhängig, auf Unternehmensdaten und -zahlen, spart enorm viel Zeit.

Wie gestaltet sich der Austausch und die Schnittstelle zwischen Ihren Klienten und ACC in der Praxis?

Wir haben gemerkt, dass bei unseren Mandanten durch das Dashboard die Lust nach mehr geweckt wurde. Der Aha-Effekt war ausnahmslos riesig, als wir unseren Mandanten die Möglichkeit des virtuellen Zugriffs auf deren Unternehmen präsentierten. Dass wir jedoch von einem Tag auf den anderen bei manchen Mandanten eine Digitalisierungsoffensive ausgelöst haben, hat aber selbst unsere kühnsten Erwartungen übertroffen.

Unser Tipp: Klicken Sie hier, um ein Beratungsgespräch mit BOXit zu vereinbaren – es lohnt sich!

Was schätzen Ihre Kunden an dem Logisth.AI-Portal bzw. Dashboard? Welche Funktionen sind für Unternehmen besonders wichtig? Gibt es dafür Voraussetzungen, die ein Unternehmen haben sollte?

Unsere Mandanten schätzen die Einfachheit am neuen Dashboard. Sie benötigen weder eine Lizenz der Rechnungswesen-Software, noch ist eine umfangreiche Einschulung von Nöten. Als besonders nehmen unsere Mandanten die Möglichkeit war, dass sie nicht nur wie gewohnt Auswertungen erhalten, sondern diese im Grunde interaktiv sind und den Zugriff bis auf den Beleg ermöglichen. Ein riesiger Vorteil dabei ist, dass die Mandanten keineswegs Buchhaltungskenntnisse dafür benötigen. Im Unternehmen müssen daher grundsätzlich keine Voraussetzungen geschaffen werden. Wenn die Mandanten umfangreicher damit arbeiten möchten und auch die Belege digital zur Verfügung stellen wollen, bedarf es allerdings der Bereitschaft, die Abläufe im Unternehmen einer Prüfung zu unterziehen.

Wenn Sie BOXit anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie wichtigsten Gründe? 

Wir sind der Meinung, dass Steuerberatungskanzleien, die mittelfristig erfolgreich sein möchten, nicht am Thema Digitalisierung vorbeikommen. Es wird sich das Berufsbild und die angebotenen Leistungen massiv verändern. Jene Zeiten, in der Belege manuell in ein System eingegeben wurden, sind definitiv vorbei. Diese freiwerdenden Ressourcen schaffen Möglichkeiten für neue Geschäftsfelder.

Berufsbild und Leistungen der Steuerberater werden sich massiv verändern.

Wenn Sie einen Blick in die Zukunft wagen, wie sieht der Alltag der Buchhaltung und Steuerberatung in 5-10 Jahren aus? 

Wie gesagt, wird es keine manuelle Belegverarbeitung mehr geben. Betriebswirtschaftliche Beratung wird deutlich an Wichtigkeit gewinnen. Aber auch derzeit noch eher unübliche Leistungen, wie Fakturierung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr und derartige Dinge werden in den täglichen Kanzleialltag Einzug halten.

Welche Auswirkungen zeigt die Corona-Krise auf die Branche? Welche aktuellen Herausforderungen und Problemstellungen gibt es? 

Die Corona-Krise wirkt als Digitalisierungsbeschleuniger und erhöht den Druck auf jene, die das Thema Digitalisierung bisher unterschätzt oder nicht wichtig genommen haben. Durch unseren hohen Grad an Digitalisierung war der Umstieg ins Home-Office völlig problemlos, auch bei jenen Teilen der Belegschaft, die nicht schon ohnehin teilweise im Home-Office arbeiten. Das Gleiche gilt für virtuelle Klientenbesprechungen.

Die Branche wird daher flexibler werden müssen und bisher ungewohnte Arten der Zusammenarbeit mit dem Mandanten werden Einzug in den Kanzleialltag halten. Wäre die Krise erst in ein bis zwei Jahren aufgetreten, hätte BOXit auch im Rechnungswesen dazu geführt, dass ein völlig reibungsloser Ablauf gesichert gewesen wäre, weil praktisch sämtliche Belege im Portal zur Verfügung gestanden wären. Die Mandanten hätten daher gar nicht wahrgenommen, ob die Kanzlei besetzt ist, oder die SachbearbeiterInnen von zu Hause aus arbeiten.

Abgesehen von den direkten Auswirkungen der Krise liegt die aktuelle Herausforderung darin, dass die Unternehmen bereit sein müssen, die Komfortzone zu verlassen und die Organisation zu überdenken. Besteht diese Bereitschaft, steht der Digitalisierung nichts im Wege!

ÖGSW-Fachtagung 2020 | Krisenmanagement in Fuschl 1024 683 martin

ÖGSW-Fachtagung 2020 | Krisenmanagement in Fuschl

Auch heuer ist BOXit bei der ÖGSW Fuschler Fachtagung für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer im Hotel Jagdhof in Hof bei Salzburg dabei. Passend zu den herausfordernden Zeiten lautet das Thema: Krisenmanagement. Praxisfragen – Praxislösungen. 

Krisenmanagement: Praxisfragen und Praxislösungen

Bei der zweitägigen Fachtagung stehen Themen am Programm wie Umstrukturierungen in Covid-19 Zeiten, Fragen zum Fixkostenzuschuss und den Anträgen, umsatzsteuerliche und rechtliche Fragen in Krisenzeiten.

Neben informativen Vorträgen und anregenden Diskussionen gibt es auch wieder Gelegenheit zum Erfahrungsaustausch mit Kollegen und anderen Ausstellern vor Ort.

Wir freuen uns auf ein herzliches Wiedersehen am BOXit Stand – trotz Abstand wie gewohnt mit einer Portion trockenem Humor und einem sensationellen Ausblick auf den Fuschler See!

Kernthema: Liquidität

Einmal mehr sind Steuerberater, Buchhalter und Bilanzbuchhalter in Krisenzeiten gefragter denn je. Kein Zweifel besteht bei den Experten, dass auch die nächsten Wochen und Monate für die Unternehmen noch mehr als herausfordernd werden. Derzeit oberste Priorität: Die kurzfristige Sicherstellung der Liquidität, also die Aufrechterhaltung der Zahlungs- und damit wirtschaftlichen Überlebensfähigkeit eines Unternehmens. Andernfalls könnten auch die Unterstützungsmaßnahmen der Regierung zu spät kommen.

BOXit bietet Unternehmen mit seiner businessBOX praktische Lösungen rund um die Themen Finanzmanagement und Liquiditätsplanung. Mehr dazu: https://boxit.at/businessbox/

Weitere Beiträge zu dem Thema:

Details zur ÖGSW Fachtagung

Alle Infos & Details zur ÖGSW Fuschler Fachtagung finden Sie online bei der Österreichischen Gesellschaft der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

PS: Die ÖGSW hält sich natürlich an die gesetzlichen Vorgaben im Zuge von Covid-19 – sowohl beim Seminar mit großen Abständen als auch beim Abendprogramm – nur im Freien.

„Die digitale Kanzlei“ von Steuerberaterin Birgit Weinhofer | Quergedacht mit BOXit 1024 576 martin

„Die digitale Kanzlei“ von Steuerberaterin Birgit Weinhofer | Quergedacht mit BOXit

Anmerkung: Versehentlich wurde im Juli-Newsletter nochmals auf das spannende Interview mit Birgit Weinhofer verlinkt (absolut lesenswert!) – dafür entschuldigen wir uns. Klicken Sie hier, um direkt zum Beitrag „Chancen nutzen | Resilienz“ zu gelangen!

Steuerberaterin Birgit Weinhofer ist über Umwege in ihrem Beruf gelandet. Und auch sonst unterscheidet sich ihre neu eröffnete Kanzlei in Graz – Steuerberatung Weinhofer – vom traditionellen Mitbewerb. BOXit im Gespräch mit einer Frau, die als Skipperin in Kroatien ihre ersten Klienten gewonnen und sich konsequent für den digitalen und mobilen Weg entscheidet.

Guten Morgen Frau Weinhofer. Warum entschließt sich eine studierte Juristin, eine eigene Steuerberatungskanzlei aufzubauen?

Nach meinem Gerichtsjahr absolvierte ich einige Praktika und nach einer Karenzvertretung im Finanzamt landete ich bei einem Steuerberater. In einer sehr intensiven Zeit – parallel absolvierte ich die Steuerberaterprüfung – erkannte ich zwei wesentliche Punkte. Erstens: Die Zukunft der Branche liegt in der papierlosen Buchung. Und zweitens: Der persönliche Kontakt und die Beratung sind und bleiben Herzstück der Steuerberatung.

Digital und persönlich  – das klingt nach einem Widerspruch. Wie passt beides zusammen?

Wunderbar! Und ich denke, dass in 10 bis 15 Jahren alle Steuerberater das auch leben. Derzeit arbeitet der Berufsstand noch überwiegend traditionell. Was auch daran liegt, dass die Mehrheit über 45 Jahre alt und das analoge Geschäftsmodell gewohnt sind. Die klassische Kanzlei arbeitet mit tollen Buchhaltungsprogrammen, aber die Klienten bringen nach wie vor ihre Ordner mit den Belegen und diese werden manuell abgetippt. Es wird gedruckt, hin und her getragen und geschickt. All das ist zeit- und kostenintensiv. Und geht auch zu Lasten der Umwelt.

Eine digitale Buchhaltung ist die Basis und das wichtigste Instrument für die persönliche Steuerberatung.

Wie darf man sich die digitale Kanzlei von Birgit Weinhofer vorstellen?

Ohne gedruckte Belege und ohne dicke Ordner. Im Herbst 2019 lernte ich BOXit bei einer Steuerberater-Veranstaltung kennen und nach dem Vortrag von Christoph Amon beim Digitalisierungs-Symposium der KSW stand für mich fest, dass meine Kanzlei mit der Gesamtlösung von BOXit arbeiten wird. Und nicht nur meine Kanzlei sämtliche Prozesse und Abläufe digitalisiert, sondern ich auch aktiv meinen KlientInnen die businessBOX ans Herz lege.

Wie sind die Reaktionen auf Ihren neuen Weg, gibt es auch Stolpersteine? Und wie gewinnen Sie Ihre Klienten?

Mein Motto ist „Durchs Reden kommen die Leute zusammen“. Meine ersten Klienten habe ich als Skipperin auf einer Kroatien-Reise gewonnen. Fern der Medien haben die jungen Leute begonnen, mir Fragen zu stellen, wie sie sich selbständig machen können. Wie man einen Gewerbeschein bekommt. Und jetzt in Coronazeiten dreht sich vieles um Förderungen. Und ich habe auch Klienten, die ich früher betreut habe und die nach meinem Wechsel aktiv nach mir gesucht haben, weil ich ihnen zuhöre. Oft geht es auch um allgemeinere Fragen oder rechtliche Belange oder einfach darum, mit dem Steuerberater seine Sorgen teilen zu können oder auch Dampf abzulassen. Im Grunde ist unser Beruf ein sehr „menschlicher“. Daher ist für mich auch Mundpropaganda zentrales Marketing-Element. Auch hier ergänzt durch den digitalen Auftritt im Web – ich freue mich darauf, bald auch auf Facebook und Instagram vertreten zu sein.

Das Herzstück für mich ist die Beratung meiner Klienten – in Steuerfragen aber auch generell in Lebenslagen. Das beginnt mit dem Zuhören.

Wenn Sie BOXit anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie die wichtigsten Gründe? Haben Sie Tipps?

Die Effizienzvorteile und Freiheiten, die die Gesamtlösung von BOXit bieten. Sowohl auf Kanzlei- als auch Unternehmensseite braucht es nur mehr einen Internetzugang. Und auf Knopfdruck habe ich alle nötigen Infos und Belege, um meine Klienten beraten zu können – quasi zeit- und ortsunabhängig. Damit das mobile und digitale Arbeiten gelebte Realität wird, braucht es natürlich ein Umdenken. Hier haben Digital Natives / Creatives sicher einen Vorteil, weil sie mit den neuen Technologien aufwachsen. Für andere bedeutet es, bestehende Abläufe quer zu denken und mutig neue Wege einzuschlagen. Auch hier kann ich BOXit empfehlen, denn neben den Software Lösungen bieten sie auch ein tolles Einstiegs- und Umstiegsservice.

Umdenken beginnt im Kopf. Und digitales Arbeiten ermöglicht Freiheiten.

Sie wollen direkt mit Birgit Weinhofer Kontakt aufnehmen?
Telefonisch: 0676 310 6214 oder per E-Mail: birgit_weinhofer@hotmail.com 
In Kürze online: http://www.steuerberatung-weinhofer.at/

Digitalisierungs-Symposium der KSW | Rückblick und Ausblick 1024 777 martin

Digitalisierungs-Symposium der KSW | Rückblick und Ausblick

Hinweis: scanBOX wird Logisth.AI. Der neue Name wird ab Juli 2020 verwendet.

Letzte Woche fand im Studio 44 in Wien der Auftakt zu den Digitalisierungs-Symposien der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (KSW) statt (hier geht es zur Presseaussendung). Mehr als 200 Berufsangehörige besuchten die Veranstaltung, um mehr über das spannende Thema „Artifical Intelligence in Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung“ zu erfahren. Frei nach dem Motto „Make Austrian AI great again“ folgten die Teilnehmer der Keynote von Clemens Wasner, CEO von EnliteAI. Im Anschluss diskutierte Christoph Amon, Geschäftsführer von BOXit, mit anderen führenden Software-Anbietern aktuelle Fragen rund um das Thema Digitalisierung und AI. 

In Vorbereitung auf die heutige Fortsetzung in Salzburg (18.02) greifen wir einige Kernaussagen und Gedanken nochmals auf.

BOXit als „Täter der Zukunft“

Vor einiger Zeit haben wir uns selbst als „Täter der Zukunft“ deklariert. Genau dieser Glaube an die digitale Zukunft hat uns BOXit im Februar 2017 gründen lassen. Mit unseren individuellen Business Software Lösungen, die wir speziell für kleine und mittlere Unternehmen sowie Start-ups entwickeln, wollen wir ganz bewußt die neue Arbeitswelt ein Stück weit mit gestalten. Und mehr Zeit und Raum schaffen für jene Aspekte, die auch in Zukunft beim Menschen bleiben werden. Derselbe Gedanke liegt auch unserer scanBOX zugrunde. Diese bringt Effizienzvorteile – die Buchhaltung wird schneller und „richtiger“ dadurch, dass ein Computer ausliest und vorkontiert. Und der Buchhalter kann sich damit voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren, und ist nicht damit beschäftigt, Zahlen abzutippen.

Das Beste aus „Analog und Digital“ 

Es stellt sich für uns also nicht die Frage „Analog versus Digital“. Wir haben den Anspruch – auch an uns selbst – durch unsere digitalen Business-Lösungen zu einer neue Service- und Beratungs-Qualität beizutragen. An einem BOXit-Beispiel erklärt: „Die steuerberaterBOX ermöglicht den Zugriff auf die businessBOX von Klienten. Damit hat der Steuerberater per Knopfdruck einen sofortigen Überblick über dessen Daten und Zahlen. Und kann – ohne langes Hin- und Herschicken von Daten – punktuell dem Unternehmer, quasi auf Zuruf, mit Rat und Tat zur Seite stehen“. Routinetätigkeiten fallen weg und die „menschliche“ Beratung kann noch mehr in den Mittelpunkt rücken.

Digitalen Wandel begleiten

Einigkeit herrschte bei unserer Podiumsdiskussion auch beim Thema, dass Digitalisierung nicht nur die IT betrifft. Sie ist nur dann erfolgreich, wenn das organisatorische Set-up passt, die Mitarbeiter einbezogen und wie BOXit- Geschäftsführer Christoph Amon betont „der Chef zu 110 Prozent hinter der Digitalisierung steht (Stichwort „Digital Mindset“).  Hier bieten wir mit der (optionalen) Integrationspauschale bei der scanBOX einen BOXtastischen Service, um den digitalen Wandel im Unternehmen auch entsprechend zu begleiten.

Next Generation: Digital Natives

Das Berufsbild des Steuerberaters und Buchhalters wird sich auch auch in Zukunft weiter verändern – noch stärker in Richtung „Kopf vor Hand“. Hier wurde bei der Veranstaltung auch offen angesprochen, dass es dafür maßgeschneiderte neuer Ausbildungen bedarf – und nicht zuletzt eine Modernisierung und Dynamisierung des Berufsbildes, um auch künftig attraktiv für die „digital native“ Generation zu bleiben.

Summa summarum – es bleibt spannend! Und jetzt starten wir Richtung Salzburg (18.02.)!
SAVE THE DATE: Graz (24.02.)

Hier geht es zur Bildergalerie vom Auftakt in Wien

BOXit im Gespräch | Digitalisierungsexperte Steuerberater Dr. Stöckelmaier 1000 677 martin

BOXit im Gespräch | Digitalisierungsexperte Steuerberater Dr. Stöckelmaier

Hinweis: scanBOX wird Logisth.AI. Der neue Name wird ab Juli 2020 verwendet.

Digitalisierungsexperte und Steuerberater Dr. Michael Stöckelmaier, MBA, von KOLL & PARTNER Steuerberatung, war maßgeblich an der Entwicklung von Logisth.AI beteiligt. Die Software bildet die technologische Basis für die scanBOX von BOXit.

Herr Dr. Stöckelmaier, Sie setzen ja seit circa 1,5 Jahren auf die von Ihnen mitentwickelte Business-Software-Lösung. Was sind denn die technischen Voraussetzungen, die nötig sind, damit das System läuft?
Da fällt meine Antwort sehr kurz aus. Es gibt keine komplizierten, technischen Voraussetzungen oder Einstiegshürden – ein Internetzugang und einen guten Dokumentenscanner, Kostenpunkt circa 400 Euro pro Gerät, mehr braucht es nicht.

Und wie lange hat es vom Prozess/Ablauf gedauert, bis die Software in Ihrer Kanzlei voll integriert war?
Wir hatten bereits drei Jahre Vorlaufzeit, in der wir mit Digitalisierung quasi – salopp gesagt – herumgetan haben bzw. auch mit zwei anderen Programmen herumprobiert haben. Natürlich braucht es eine gewisse Zeit, bis ein System wirklich bei allen Mitarbeitern und Buchhaltern nahtlos Anwendung findet – in unserem Fall circa ein halbes Jahr.

Ganz entscheidend für uns war die Integration in den Kanzleiablauf, und die ist bei dieser Software-Lösung optimal.

Wo sehen Sie die Vorteile im Vergleich zu anderen Auslesesystemen?
Ganz entscheidend für uns war die Integration in den Kanzleiablauf, und die ist bei dieser Software-Lösung optimal. Es gibt keine Wartezeiten für die Buchhalter. Die Belege werden automatisiert zu der jeweiligen Buchung gezogen. Und außerdem werden Rechnungsmerkmale und Details, die man ansonsten von der Rechnung abtippen muss, automatisch ausgelesen. Das erspart einerseits das manuelle Abtippen und andererseits kann direkt im System kontrolliert werden, ob alles stimmt. Damit kann auch die Vorkontierung direkt erfolgen – sogar bei Kassenbelegen. Das heißt, ich kann den Beleg 1:1 in die Buchhaltung laufen lassen, ohne dass ich hier einen manuellen Aufwand habe, sprich acht oder zehn Felder, die normalerweise notwendig sind, eintippen muss. Im Vergleich zu anderen Systemen, die immer nur den Bruttobetrag auslesen, werden auch der Nettobetrag, Steuercodes und der Steuerprozentsatz ausgelesen. Unterm Strich liegt der größte Vorteil in der Ausleserate selbst.

Die Steuerberatung ist ja sehr zahlenaffin – lässt sich die Zeitersparnis in einem konkreten Prozentsatz festmachen?
Ich schätze die Zeitersparnis auf mindestens 25 %, wobei der Prozentsatz vom System noch höher liegen könnte (bis zu 50 %). Salopp formuliert steht sich der Buchhalter da selbst ein Stück im Weg. Ein Buchhalter will alles kontrollieren, alles muss 100 % richtig sein.  Aus dem Grund schaut er sich alles genau an und die Zeitersparnis, jetzt rein in % festgemacht, ist auf dem Papier nicht ganz so hoch, wie sie sein könnte.

Wenn Sie das Produkt anderen Steuerberatern empfehlen würden, was wären für Sie die wichtigsten Gründe?
Ganz klar die digitale Buchhaltung, sprich bei jeder Buchung habe ich den dazugehörigen Beleg. Plus ich habe Effizienzvorteile – die Buchhaltung wird schneller und „richtiger“ dadurch, dass ein Computer ausliest und vorkontiert. Und der Buchhalter kann sich damit voll und ganz auf das Wichtige konzentrieren, und ist nicht damit beschäftigt, Zahlen abzutippen.

Dürfen wir nochmals zu einem Punkt springen, den Sie zu Beginn erwähnt haben – die Integration. Gibt es eigentlich auch Widerstände, zum Beispiel von Buchhaltern gegenüber dem neuen System
Ganz ehrlich – ja, vor allem am Anfang. Wenn man aber dem Mitarbeiter zeigt, was mit dem System wirklich möglich ist, sprich dass er sich wirklich noch besser um den Klienten kümmern kann, Zeit gewinnt für noch wichtigere Dinge und auch Bereiche übernehmen kann, wie den Zahlungsverkehr oder das Mahnwesen, dann wird sowohl einerseits der Mitarbeiter als auch der Klient Freude haben und das Gefühl gestärkt, das ist wirklich ein Steuerberater, auf den man sich verlassen kann. Und man baut so eine Kundenbindung auf, die deutlich höher ist und auch neue Klienten anzieht. Ich glaube auch nicht, dass man die Wahl hat zu sagen, ich schließe mich dieser Modernisierung nicht an, oder ich springe auf den Zug nicht auf, denn in der Digitalisierung liegt der Erfolg der Zukunft.

In der Digitalisierung liegt der Erfolg der Zukunft.

Roboter statt Steuerberater? | Opinion Piece 1024 576 martin

Roboter statt Steuerberater? | Opinion Piece

Hinweis: scanBOX wird Logisth.AI. Der neue Name wird ab Juli 2020 verwendet.

Es vergeht kein Tag, an dem nicht irgendwo etwas über „Digitalisierung“ zu lesen ist, und zugegeben auch wir haben in letzter Zeit noch mehr als sonst darüber geschrieben. Den Artikel „Ersetzt der Roboter bald den Steuerberater?“ (OÖN, 30.11.2019) bzw. einige Gedanken daraus möchten wir trotzdem nochmals hier aufgreifen.

Im Jahr 2013 erschien eine kleine, aber viel beachtete Studie – die sogenannte „Oxford-Studie“ – und startete eine Diskussion über die Zukunftsperspektiven für Steuerberater. Kurz gefasst besagte die Studie, dass 47 % aller Berufe in Amerika künftig durch Automatisierung wegfallen könnten, darunter auch der Beruf des „tax preparers“. Dieser wurde mit „Steuerberater“ übersetzt, wobei das Berufsbild eher dem „Buchhalter“ in Österreich gleicht.

Was genau macht eigentlich ein Steuerberater?

Spannend zu lesen war in dem Artikel, dass das Berufsbild Steuerberater in der breiten Öffentlichkeit nach wie vor kaum in seiner Bandbreite bekannt ist. Hier ein paar Kernaussagen, die wir aus unseren Gesprächen und aus der Zusammenarbeit teilen können:

  • „Wir sind Sparring-Partner unserer Kunden, und das geht oft weit über reine Steuerfragen hinaus. Oft ist es auch ein reger Austausch über Finanzierungsmöglichkeiten, Umgründungen, die Firmenübergabe oder ähnliche Dinge. Entscheidend ist die Qualität der Beratung.“ (Michael Nösslböck, Geschäftsführer der eccontis Treuhand GmbH)
  • „Ein Steuerberater ist ein Berater in Sachen Recht und Betriebswirtschaftslehre.“ (Verena Trenkwalder, Partnerin bei der KPMG und Präsidentin der Landesstelle Oberösterreich der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer).

Auch die Vielzahl von neuen Gesetzen und Verordnungen, die jedes Jahr erlassen werden, sind für den Normalbürger in der Regel ohne einen Steuerberater kaum nachzuvollziehen bzw. umzusetzen.

Digitalisierung – Freund, nicht Feind

In diesem Sinn ist auch die Digitalisierung eine Chance – ganz nach dem Motto „was automatisiert werden kann, darf auch automatisiert werden“, um  letztlich mehr Zeit für die Beratung zu schaffen (mehr dazu auch in unserem Beitrag  „Mitgestalten: Warum BOXit gerne „Täter der Zukunft“ ist).

scanBOX für weniger Stress

Hier setzte auch unsere scanBOX an, die das bei weitem schnellste Belegerkennungs-Tool am Markt und eine einfache Lösung zur Digitalisierung aller Eingang-, Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelege ist. Für Buchhalter und Steuerberater bedeutet sie eine Zeitersparnis von bis zu 50% im Vergleich zur herkömmlichen Verbuchung.

Jetzt mit Geld-zurück-Garantie und Anti-Stress-Aktion bis 31.12. 2019.

Digitales Mindset

Damit die digitale Transformation erfolgreich verläuft, braucht es aber ein „Digital Mindset“. Neue Technologien, die Prozesse erleichtern, sind die eine Seite der Medaille. Die andere Seite ist der richtige Umgang mit diesen Tools, die Geschäftsmodelle verändern und damit auch die Kultur im Unternehmen. Hier bieten wir mit der  Integrationspauschale einen BOXtastischen Service, um den digitalen Wandel im Unternehmen zu begleiten. Mehr dazu unter https://boxit.at/scanbox/

Basis für die digitale Reise sind Werkzeuge für Mitarbeiter und Kunden, die man gerne nutzt. (BOXtastische Gedanken zur digitalen Reise.)

Herbstgespräch mit dem Steuerberater | BOXtastische Tipps 1024 683 martin

Herbstgespräch mit dem Steuerberater | BOXtastische Tipps

Hinweis: scanBOX wird Logisth.AI. Der neue Name wird ab Juli 2020 verwendet.

Wenn das Jahresende näher rückt, bieten viele Steuerberater ihren Kunden ein ausführliches Herbstgespräch an. 

Themen für das Herbstgespräch

Dabei geht es üblicherweise um folgende Punkte:

  • Hochrechnung des aktuellen Ergebnisses
  • Einkommensteuer- und Körperschaftsteuervorauszahlungen ans Finanzamt
  • Vorauszahlung an die Sozialversicherung
  • Investitionen vor Jahresende
  • Gewinnfreibetrag
  • und weitere Themen…

Auf Basis der bis dahin erstellten Zahlen wird das zu erwartende steuerliche Ergebnis des aktuellen Geschäftsjahres zu einer Jahresprognose hoch gerechnet. Der Unternehmer bekommt damit die Möglichkeit, noch rechtzeitig reagieren zu können, allfällige Zahlungen zu optimieren und die Weichen für ein ideales Jahresergebnis zu stellen.

Vorschau auf 2020

Beim heurigen Herbstgespräch empfehlen führende Steuerberater, folgende Punkte zu berücksichtigen:

  • Voraussichtliche Senkung der KÖST im Jahr 2020.
  • Verdoppelung der Grenze für geringfügige Wirtschaftsgüter auf 800 Euro.
  • Neue Pauschalierung für Kleinunternehmer: Bis 35.000 Euro Jahresumsatz können Betriebsausgaben pauschal mit 45 % bzw. bei Dienstleistungsbetrieben mit 20 % des Nettoumsatzes angesetzt werden.
  • Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerbefreiung in der Umsatzsteuer steigt auf 35.000 Euro. Ohne Umsatzsteuer fakturieren zu können, kann gerade im B2C-Bereich viel Geld sparen.
BOXtastischer Service

Die Digitalisierung mit BOXit spart wertvolle Zeit und schafft noch mehr Potenzial für die (Steuer)Beratung. (Christoph Amon, BOXit-Geschäftsführer)

Die Business Software Lösungen von BOXit automatisieren alle Prozesse zwischen Kanzlei und Unternehmen.

Für Unternehmen hat BOXit je nach Größe und Anforderung drei verschiedene businessBOXEN zur Auswahl: Easy, Smart und Pro. Diese ermöglichen es den Unternehmern eine Vielzahl von Management -/ und Verwaltungsfunktionen zu nutzen. Als all-in-one Business Software reicht das Spektrum von Buchhaltung, Rechnungslegung, CRM bis hin zu Liquiditätsplanung und Auftragsverwaltung.

Alle businessBOXEN haben eine Schnittstelle zum Steuerberater. Ein intelligentes Interface gewährleistet die problemlose Weiterverarbeitung der Klientendaten in die eigene Buchhaltungs- und Bilanzierungssoftware. Die steuerberaterBOX ermöglicht den Zugriff auf die businessBOX von Klienten und damit einen sofortigen Überblick über Daten und Zahlen. Es entsteht ein optimaler Workflow zwischen Unternehmer und Steuerberater – dynamisch und genau auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst (welche Arbeiten von der Kanzlei und welche von dem Klienten selbst übernommen werden, kann individuell festlegt werden).

Mit der scanBOX bietet BOXit außerdem eine einfache und sichere Lösung zur Digitalisierung sämtlicher Eingangs- und Ausgangsrechnungen und Belege. Mit bis 100 ausgelesenen und erkannten Belegen, welche in 10 Minuten verbucht sind, ist sie die effizienteste Belegerkennung am Markt.

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BOXit beim großen Akademie-Herbst-Seminar

Hinweis: scanBOX wird Logisth.AI. Der neue Name wird ab Juli 2020 verwendet.

Heute steht bei uns der nächste Wien-Tag im Rahmen des großen Akademie-Herbst-Seminars powered by Seminar Oberlaa am Programm – in Kürze geht es los! Vergangene Woche durften wir bereits in St. Pölten und bei der GEWINN-Messe in Wien dabei sein. Nächste Woche geht es nach Graz (29.10.2019) und den Abschluss bildet Linz am 07.11.2019.

Unser Zwischenfazit:

# Interessante Gespräche mit den KursteilnehmerInnen & Wiedersehensfreude mit bekannten Gesichtern.

# Anregender Informationsaustausch mit Steuerberatern, die bereits mit BOXit arbeiten oder eine scanBOX Test Lizenz haben. Belegerkennung ist definitiv ein Thema!

# Viele Steuerberater, die sich intensiv mit dem Thema „Digitalisierung“ auseinandersetzen -> Spannende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit BOXit!

Das große Akademie-Herbst-Seminar ist das größte Steuerseminar Österreichs und wird jährlich von circa 4.700 Teilnehmern besucht.

Vielen Dank für die gute Organisation an die Akademie der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sowie Seminar Oberlaa und die Möglichkeit für das BOXit Gewinnspiel.