• 9. Dezember 2020

Digital glänzen im Home-Office | BOXtastische Tipps für virtuelle Meetings

Tools & Empfehlungen für virtuelle Meetings

Digital glänzen im Home-Office | BOXtastische Tipps für virtuelle Meetings

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Home-Office und virtuelle Meetings prägen dieses Jahr. Ein Trend, den wir gerne mit ins 2021 nehmen möchten. Auch wenn persönliche Treffen wieder möglich werden, sparen Online-Termine wertvolle Ressourcen. Im heutigen Blog teilen wir ein paar nützliche Tipps und Tricks, damit Sie online bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern glänzen und das nicht nur in der Vorweihnachtszeit. Wobei mit etwas Kreativität gelingen sogar virtuelle Weihnachtsfeiern. Ho, ho, ho im Home-Office.

Tipp 1: Das passende Tool finden

Das letzte Jahr hat eine Vielzahl von Videokonferenz-Tools bekannt gemacht. Hier kommt unsere Übersicht (*) für jeden Anlass – vom One-on-One Gespräch mit dem Kollegen oder Kunden über Online-Team-Meetings bis zu virtuellen „Stammtischen“ mit Freunden.

  • Hopin: War vor der Coronakrise wahrscheinlich den wenigsten ein Begriff. Eines der Top-Tools für „fast“ reale Online Events, Konferenzen und/oder Messen, Workshops oder Roundtables. Der Veranstalter kann virtuelle Räume bespielen, die Besucher zwischen diesen wechseln und interaktiv mit den Vortragenden diskutieren. >> Hier geht’s zu einem kurzen Überblick (Link zum Video)

BOXit war gleich im März 2020 beim ersten Hopin-Event vom brutkasten dabei – coole Erfahrung! #zusammenstärker (>> Nachlesen/schauen)

  • Microsoft Teams: Eines der „Profi“-Tools und für viele die Nummer 1 fürs Home-Office. Möglichkeit einer einfachen Verwaltung von Teamprojekten und Integration mit der Microsoft-Office-Welt. >> Hier geht’s zu einem kurzen Überblick (Link zum Video)
  • Skype: Für bilaterale Gespräche mit Freunden, aber auch Gruppenschaltungen – kostenlos, funktioniert auf jedem Gerät, beliebt für private Zwecke. Weniger bekannt sind die Funktionen für den Geschäftsbereich. >> Hier geht’s zu einem kurzen Überblick „Skype for Business“ (Link zum Video)
  • Zoom: DAS Tool für virtuelle Meetings, Events oder Webinare für Mitarbeiter und Kunden: hochauflösende Videokonferenzen für bis zu tausend Teilnehmer, Umfragen, Whiteboard-Unterstützung, zahlreiche (Zusatz)Optionen. Hier geht’s zu einem kurzen Überblick (Link zum Video)

…daneben gibt es noch viele weitere Tools am Markt: Bluejeans, Cisco Webex Meetings & Teams, Clickmeeting, GotoMeeting, Lifesize, Starleaf, Uberconference, Viver, Webinar Jam oder Uvam(*). Einige davon sind immer oder für eine bestimmte Zeit kostenlos, andere bieten – je nach Funktionsumfang – auch kostenpflichtige Dienste an.
(*kein Anspruch auf Vollständigkeit; Aufzählung nach dem Alphabet)

BOXtastischer Tipp: Software-Lösung mit einem kostenlosen Test-Account ausprobieren und dann voll durchstarten. PS: Gilt auch für unsere businessBOX >> Gleich aktivieren!

Tipp 2: Das passende Umfeld schaffen

Nicht anders als bei einem persönlichen Meeting gilt auch für das Home-Office und virtuelle Meetings ein aufgeräumter Arbeitsplatz, wichtige Unterlagen griffbereit und ein entsprechendes Outfit – zumindest für den Sichtbereich 😉

  • Dezent gebrandeter oder neutraler Hintergrund und gutes Licht: Weder die Sonne noch ein künstliche Lichtquelle sollten blenden
  • Geräuschkulisse kontrollieren – gerade im Home-Office: Türe schließen, Mitbewohner vorab um Ruhe bitten
  • Rechtzeitig einwählen – auch für Online-Meetings im Home-Office gilt das Gebot der Höflichkeit
  • Langsam und deutlich sprechen, ausreden lassen, auf Mimik und Gesichtsausdruck achten und wenig bewegen, damit das Bild nicht verzerrt wirkt
  • Volle Konzentration auf das Meeting, auch virtuell – Ablenkungen und Störquellen ausblenden, Handy ausschalten oder auf lautlos stellen
Tipp 3: Ho, ho, ho im Home-Office

Vor kurzem veröffentlichten die OÖN einen Bericht über „Weihnachtsfeier goes digital“ (hier geht es zum Artikel). Gerne teilen wir die kreativen Tipps rund um einen schönen, feierlichen Jahresabschluss im und aus dem Home-Office.

  • Im Vorfeld „reales“ Geschenk per Post versenden, die während der „Online“-Feier gemeinsam ausgepackt bzw. „virtuell“ überreicht werden. Von Keksen bis zum Glühwein, sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Deko-Elemente wie Servietten, Tassen mit Firmen-Logos etc. verleihen der Feier einen „offiziellen“ Anstrich und vermitteln ein Team-Gefühl, auch auf Distanz.
  • Alles hat einen Anfang und ein Ende – eine fixe Startzeit und Dauer haben sich auch analog bewährt. Gerade bei virtuellen Meetings sind maximal zwei Stunden empfehlenswert.
  • Nicht ohne Programm – auch ein Moderator ist empfehlenswert. Gestaltungsideen: eine kleine Ansprache der Führungsetage zu Beginn, ein Rückblick und/oder ein Ausblick, Erfolge, Weihnachtsmusik bis zu Collagen von Fotos/Screenshots der Teilnehmer als Dankeschön danach/zur Erinnerung…
Tipp 4: Zeit schenken

Und zu guter Letzt: Das Wertvollste neben Gesundheit ist nach wie vor Zeit. Zeit für Gespräche, Zeit für Austausch, Zeit für Meetings. Und doch fehlt im Alltag oft Zeit. Umso wichtiger ist es, sich aufs Wesentliche konzentrieren zu können.

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