• 27. Mai 2019

So gelingt ein optimales Zeitmanagement: 4 Tipps

So gelingt ein optimales Zeitmanagement: 4 Tipps

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Auch für Workoholics hat der Tag nur 24 Stunden. Sich Hals über Kopf in die Arbeit zu stürzen ohne sich Pausen zu gönnen, ist langfristig nicht die klügste Strategie. Diese Methoden helfen, auch bei einem stressigen Geschäftsalltag, das richtige Zeitmanagement zu finden.

Leistungskurven realistisch einschätzen

Nicht jeder Mensch hat den gleichen Leistungsoutput, daher sollten Sie die Planung entsprechend Ihrer persönlichen Eigenschaften in Sachen Arbeitstempo, Ausdauer und Konzentrationsfähigkeit realistisch kalkulieren. Dadurch gewinnen Sie mit jeder erfolgreich bewältigten Herausforderung rasch an Selbstvetrauen und können so allmählich Ihre Effizienz steigern. Dagegen sorgt eine allzu optimistische Einschätzung der eigenen Leistungskurve für Rückschläge, Frustration und einen Abfall der Leistungsfähigkeit.

Fokus auf’s Wesentliche

Bevor Sie an konkrete Aufgaben herangehen, sollten Sie zuerst eine To-Do Liste anfertigen und alles nach Prioritäten sortieren. Definieren Sie dabei für jede Aufgabe eine genaue Zeitvorgabe. Mögliche Hindernisse oder Abhängigkeiten von externen Faktoren, die eine Erledigung zu einer bestimmten Zeit verhindern oder verzögern können, sollten hier ebenso berücksichtigt werden. Wichtig ist auch, dass der gesamte Zeitplan gewisse Freiräume und einen Improvisationsspielraum miteinrechnet. So haben Sie Luft, um auf neue Aufgaben oder auf unvorhersehbare Herausforderungen zu reagieren.

Der richtige Umgang mit dem Terminkalender

Für die meisten Unternehmer ist dieser Punkt selbstverständlich, sollte an dieser Stelle aber dennoch nicht fehlen. Im Kalender sollten vor allem private und berufliche Termine strikt getrennt werden, um nicht den Überblick zu verlieren. Viele machen den Fehler, dabei das Augenmerk nur auf geschäftliche Termine zu legen. Doch das Notieren aller privaten Termine hilft, diese ebenso ernst zu nehmen und sich so fixe Regenerationsphasen einzuräumen. Das schützt vor Überforderung und reduziert das Burnout-Risiko.

Die größten Zeitfresser

Telefonanrufe, Sms, Whatsapp, Email, Facebook – die modernen Möglichkeiten der Kommunikation sind Fluch und Segen zugleich. Sie erleichtern den Informations- und Datenaustausch enorm, sind aber auch die größten Zeitfresser im Geschäftsalltag. Legen Sie daher Zeiten fest, in welchen Sie erreichbar sind und halten Sie sich auch Zeiträume frei, in welchen Sie sich komplett ohne Ablenkungen auf Ihre Aufgaben konzentrieren können. Nach Möglichkeiten versuchen Sie auch etwaige Email-Anfragen zu genau festgelegten Zeiten abzuarbeiten. Dazu sollten Sie zunächst Ihre Emails nach Dringlichkeit sortieren. Auf diese Art schwirren Ihnen nicht alle möglichen unerledigten Anfragen im Kopf herum. So können Sie diese bis zum festgelegten Zeitpunkt ausblenden und damit stressfreier und effizienter arbeiten.